Organiser une course de trot, étape par étape

Une course de trot se prépare d’abord sur le papier, puis sur le terrain. Commencez par réserver le lieu, obtenir l’autorisation de compétition et vérifier l’assurance avant d’ouvrir les inscriptions. Ensuite, fixez le règlement, dessinez le parcours et rassemblez les informations sur les chevaux et les cavaliers. Les derniers jours servent surtout à sécuriser la piste, répartir les bénévoles et confirmer les horaires, le matériel et l’accueil des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu du concours
2
Demander une autorisation de compétition
3
Vérifier l’assurance
4
Faire appel à un vétérinaire
5
Définir le règlement du concours
2 personnes
6
Établir le plan de parcours
2 personnes
7
Inviter les participants
2 personnes
8
Envoyer le formulaire d’inscription
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Vérifier les données des chevaux et des cavaliers
2 personnes
11
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Commander le catering
14
Commander les prix et les rubans
15
Réserver le matériel
16
Répartir les bénévoles
2 personnes
17
Envoyer la lettre aux participants
18
Vérifier les prévisions météo
19
Faire les courses
2 personnes
20
Imprimer les listes de départ
21
Préparer les feuilles de match
22
Inspecter le site
3 personnes
23
Niveler la piste
3 personnes
24
Installer des barrières de sécurité
4 personnes
25
Marquer la ligne de départ et d’arrivée
2 personnes
26
Répartir le paddock
3 personnes
27
Vérifier les écuries et les boxes
2 personnes
28
Délimiter les zones du public
3 personnes
29
Installer les tables et les chaises
4 personnes
30
Monter la tente et le point de vente
4 personnes
31
Installer l’horloge de départ et le matériel sonore
2 personnes
32
Aménager la salle vétérinaire
2 personnes
33
Préparer le service traiteur
3 personnes
34
Mettre les boissons au frais
2 personnes
35
Installer la table d'inscription
2 personnes

Événement

36
Inscrire les participants
3 personnes
37
Contrôler les chevaux par le vétérinaire
2 personnes
38
Distribuer les dossards
2 personnes
39
Accueillir le public
3 personnes
40
Donner le briefing de la compétition
3 personnes
41
Accompagner les chevaux au paddock
4 personnes
42
Lancer les courses
5 personnes
43
Enregistrer les temps et les résultats
3 personnes
44
Entretenir la piste entre-temps
3 personnes
45
Servir les boissons
3 personnes
46
Servir les collations et les repas
4 personnes
47
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
48
Vider les poubelles
2 personnes
49
Publier les classements intermédiaires
50
Préparer la remise des prix
2 personnes
51
Remettre les prix et les rubans
3 personnes
52
Faire partir les chevaux en toute sécurité
4 personnes
53
Accompagner le public à la sortie
3 personnes

Suivi

54
Ranger le service traiteur
3 personnes
55
Faire la vaisselle
3 personnes
56
Nettoyer le site
5 personnes
57
Retirer les barrières et les marquages
4 personnes
58
Rassembler le matériel
3 personnes
59
Évacuer les déchets
2 personnes
60
Retourner le matériel loué
2 personnes
61
Envoyer les résultats aux participants
62
Remettre le lieu propre
3 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 120
Tentes de réceptionqté 3
Tabourets de barqté 6

Matériel de sport

Cônesqté 40
Barrières de sécuritéqté 80
Numéros de départqté 30
Porte-dossardsqté 30
Peinture de marquageqté 6
Mètres rubansqté 3
Chronomètresqté 4
Cloche de départ
Panneaux de scoreqté 2
Bottes de foinqté 20
Bacs à eau pour chevauxqté 12
Seauxqté 20
Pellesqté 6
Brouettesqté 3

Équipement

Talkies-walkiesqté 8
Enceintes portablesqté 2
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Rallonges à enrouleurqté 3

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Tasses à caféqté 100

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Thermosqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 12
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Pincesqté 6
Pains de glaceqté 20
Lavabos pour les mainsqté 2

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Drapeaux de matchqté 6
Étiquettes de prixqté 12
Nappesqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 10
Balayette et pelleqté 4
Balaiqté 4
Sets de serpillièreqté 3
Seaux de nettoyageqté 4
Brosses de toilettesqté 4
Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 3

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le lieu et les démarches administratives au moins 8 à 12 semaines avant la course. L’autorisation, l’assurance et la disponibilité d’un vétérinaire doivent être confirmées avant l’envoi des formulaires d’inscription.
Fermez les inscriptions 10 à 14 jours avant l’épreuve. Il vous restera assez de temps pour contrôler les données des chevaux et des cavaliers, attribuer les numéros de départ et imprimer les listes.
Faites une reconnaissance du site 7 jours avant, puis une inspection finale la veille. Vérifiez le nivellement de la piste, le marquage du départ et de l’arrivée, les barrières et l’accès des véhicules de secours.
Prévoyez au moins 1 bénévole pour 10 à 15 participants, avec un responsable clairement identifié pour la piste, les départs, l’accueil et la restauration. Distribuez les rôles par écrit avant la lettre aux participants.
Confirmez la météo, le catering, les prix et le matériel 48 heures avant. Gardez une marge pour les rallonges, les chronomètres, les talkies-walkies, l’eau des chevaux et les solutions d’éclairage si la journée se prolonge.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course de trot ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, obtenir l’autorisation, vérifier l’assurance, définir le règlement et traiter les inscriptions sans travailler dans l’urgence.
Quand faut-il clôturer les inscriptions à une course de trot ?: Fixez la clôture 10 à 14 jours avant l’épreuve. Vous pourrez ainsi vérifier les informations des chevaux et des cavaliers, préparer les numéros et envoyer les consignes finales.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une course de trot ?: Comptez environ 1 bénévole pour 10 à 15 participants, en plus d’un coordinateur général. Ajoutez des personnes dédiées à l’accueil, au départ, au chronométrage, à la sécurité et au ravitaillement.
Quand préparer la piste et les barrières de sécurité ?: Faites le nivellement et l’installation principale la veille, puis contrôlez la piste le matin de la course. Le départ, l’arrivée, les cônes et les barrières doivent être vérifiés avant l’arrivée des premiers cavaliers.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.