Zo organiseer je een dorpsmaaltijd zonder last-minute problemen

Begin met de datum, locatie en kookruimte; pas daarna open je de aanmeldingen. Verzamel direct dieetwensen en allergieën, zodat je porties, menu en allergenenoverzicht op tijd kunt vastleggen. Regel vervolgens leveranciers, tafels, stoelen, koeling en servies. In de laatste week werk je vooral vooruit: houdbare boodschappen klaarzetten, verse producten controleren en gerechten voorbereiden. Op de dag zelf draait alles om een logische keuken- en buffetindeling.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldingen openen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Leveranciers benaderen
2 personen
7
Kookruimte reserveren
8
Tafels en stoelen reserveren
9
Koelkasten controleren
2 personen
10
Definitieve gastenlijst maken
11
Maaltijdporties berekenen
2 personen
12
Allergenenoverzicht maken
13
Menukaarten maken
14
Boodschappenlijst controleren
2 personen
15
Boodschappen doen
3 personen
16
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
17
Verse producten controleren
2 personen
18
Groenten wassen en snijden
4 personen
19
Soep en sauzen voorbereiden
3 personen
20
Vlees marineren
2 personen
21
Vegetarische gerechten voorbereiden
3 personen
22
Desserts portioneren
3 personen
23
Dranken koelen
2 personen
24
Servies controleren
2 personen
25
Naamkaartjes maken
26
Weersverwachting controleren
27
Kookploeg instrueren
2 personen
28
Locatie openen
2 personen
29
Leveringen aannemen
2 personen
30
Kookapparatuur opstellen
3 personen
31
Werkbladen schoonmaken
2 personen
32
Tenten opbouwen
4 personen
33
Tafels opstellen
4 personen
34
Stoelen neerzetten
3 personen
35
Tafels dekken
4 personen
36
Decoratie ophangen
3 personen
37
Verlichting ophangen
3 personen
38
Buffet opbouwen
4 personen
39
Koude gerechten klaarzetten
3 personen
40
Warme gerechten bereiden
5 personen
41
Vegetarische porties apart zetten
2 personen
42
Allergenenkaartjes plaatsen
2 personen
43
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
44
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
45
Muziek en microfoon testen
2 personen
46
Toiletten controleren
2 personen

Event

47
Gasten ontvangen
3 personen
48
Aanwezigheid registreren
2 personen
49
Welkomstdrank serveren
3 personen
50
Koffie en thee serveren
2 personen
51
Buffet openen
2 personen
52
Maaltijd uitserveren
6 personen
53
Buffet aanvullen
3 personen
54
Dieetmaaltijden uitgeven
2 personen
55
Dranken bijvullen
2 personen
56
Servies afruimen
4 personen
57
Afwas bijhouden
4 personen
58
Dessert serveren
3 personen
59
Koffie na maaltijd serveren
2 personen
60
Afvalbakken legen
2 personen
61
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

62
Eten en dranken opruimen
4 personen
63
Buffet afbreken
3 personen
64
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
65
Servies afwassen
4 personen
66
Keuken schoonmaken
3 personen
67
Locatie schoonmaken
4 personen
68
Afval afvoeren
2 personen
69
Decoratie verwijderen
2 personen
70
Verlichting afbouwen
3 personen
71
Tenten afbreken
4 personen
72
Geleende spullen retourneren
2 personen
73
Koelmaterialen legen
2 personen
74
Overgebleven voedsel verwerken
2 personen
75
Locatiesleutels terugbrengen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Buffettafelsaantal 4
Stoelenaantal 90
Statafelsaantal 4
Kapstokkenaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 100
Diepe bordenaantal 100
Dessertbordenaantal 100
Koffiekopjesaantal 90
Drinkglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 80
Koffielepelsaantal 100
Vorkenaantal 110
Messenaantal 110
Lepelsaantal 110
Opscheplepelsaantal 20
Serveerschalenaantal 20
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 8
Koksmessenaantal 8
Maatbekersaantal 4
Mengkommenaantal 8
Pannenaantal 8
Braadpannenaantal 4
Ovenschalenaantal 8
Vergietenaantal 4
Keukentangenaantal 6
Pollepelsaantal 8
Schuimspanenaantal 4
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 8
Inductieplatenaantal 4
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Bluetoothspeaker
Draadloze microfoon

Decoratie

Tafelkledenaantal 14
Servettenhoudersaantal 12
Bloemstukkenaantal 12
Vlaggenlijnenaantal 8
Menubordaantal 2
Naamkaartjesaantal 100

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Ledlantaarnsaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Afwasteiltjesaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Open de aanmeldingen pas nadat datum en locatie definitief zijn. Sluit ze uiterlijk een week voor de maaltijd, zodat je de gastenlijst, porties en dieetwensen nog kunt verwerken.
Maak per gerecht een portieberekening op basis van de definitieve gastenlijst. Houd vegetarische porties apart bij en zet het allergenenoverzicht naast de menukaarten, niet alleen in de keuken.
Controleer de kookruimte minstens een week vooraf: zijn er genoeg koelkasten, pannen, ovens, snijplanken en werkbladen? Plan de voorbereiding zo dat soep, sauzen en marinades eerder kunnen worden gemaakt dan verse onderdelen.
Tel servies en glazen per eetmoment, plus een kleine reserve. Voor een maaltijd heb je naast dinerborden ook diepe borden, dessertborden, koffiekopjes, drinkglazen en voldoende opscheplepels nodig.
Zet dranken tijdig koud en maak het buffet vóór de gasten komen compleet met serveerschalen, serveerbladen en opscheplepels. Controleer vlak voor opening ook naamkaartjes, dieetmarkeringen, tafels, stoelen en de kapstokken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een dorpsmaaltijd?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken van tevoren met datum, locatie, kookruimte en leveranciers. Open daarna de aanmeldingen en sluit die ongeveer 7 dagen voor de maaltijd, zodat je porties en dieetwensen definitief kunt maken.
Wanneer moet je de boodschappen voor een dorpsmaaltijd doen?: Houdbare producten kun je 5 tot 7 dagen vooraf verzamelen. Koop verse producten meestal 1 tot 2 dagen van tevoren en controleer ze opnieuw op de dag zelf.
Hoeveel eten moet je rekenen voor een dorpsmaaltijd?: Bereken de maaltijd op basis van de definitieve gastenlijst en splits reguliere, vegetarische en andere aangepaste porties. Maak die berekening uiterlijk een week vooraf; zo kun je ontbrekende ingrediënten nog bestellen.
Wanneer verzamel je allergieën en dieetwensen voor een dorpsmaaltijd?: Vraag allergieën en dieetwensen meteen bij de aanmelding uit. Controleer de lijst opnieuw wanneer de aanmeldingen sluiten, dus ongeveer 7 dagen voor het evenement, en verwerk alles in een duidelijk allergenenoverzicht.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.