Zo organiseer je een dorpsfeest zonder last-minute stress

Begin met de datum, het programma en de locatie; pas daarna leg je leveranciers, vergunningen en vrijwilligers vast. Werk vervolgens terug vanaf de feestdag: verstuur uitnodigingen, verwerk aanmeldingen en verzamel dieetwensen. Plan de opbouw van partytenten, tafels, techniek en kraamvoorraad ruim vóór de eerste bezoekers komen. Controleer het weer, de boodschappen en de koeling op de laatste dagen. Zo voorkom je dat materialen, dranken of een aanspreekpunt op het laatste moment ontbreken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie en terrein controleren
2 personen
3
Vergunningen en meldingen regelen
4
Reserveringen maken
5
Leveranciers bevestigen
6
Uitnodigingen opstellen
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
9
Dieetwensen verzamelen
10
Vrijwilligers indelen
2 personen
11
Programma publiceren
12
Weersverwachting controleren
13
Boodschappenlijst controleren
2 personen
14
Boodschappen doen
3 personen
15
Dranken ophalen
2 personen
16
Materialen verzamelen
3 personen
17
Koelboxen vullen
2 personen
18
Hapjes voorbereiden
4 personen
19
Groenten wassen en snijden
2 personen
20
Broodjes klaarmaken
3 personen
21
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
22
Kraamvoorraad verdelen
2 personen
23
Terrein op afval controleren
3 personen
24
Partytenten opbouwen
6 personen
25
Tafels opstellen
4 personen
26
Stoelen neerzetten
4 personen
27
Buffettafels inrichten
3 personen
28
Dranken koud zetten
3 personen
29
Bar inrichten
3 personen
30
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
31
Versiering ophangen
4 personen
32
Podiumvrije dansruimte maken
3 personen
33
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
34
Muziek en microfoon testen
2 personen
35
Verlichting testen
2 personen
36
Toiletten controleren
2 personen
37
Afvalpunten plaatsen
2 personen
38
Informatiebord plaatsen
39
EHBO-koffer klaarzetten
40
Laatste terreinronde uitvoeren
3 personen

Event

41
Bezoekers ontvangen
4 personen
42
Programma toelichten
43
Koffie en thee serveren
3 personen
44
Hapjes serveren
4 personen
45
Kinderactiviteiten begeleiden
4 personen
46
Spelmateriaal beheren
2 personen
47
Muziek verzorgen
48
Dranken uitgeven
3 personen
49
Dranken bijvullen
2 personen
50
Buffet aanvullen
3 personen
51
Barwerkplek schoonhouden
2 personen
52
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
53
Afvalbakken legen
2 personen
54
Toiletten tussentijds controleren
55
Verlichting inschakelen
56
Laatste ronde aankondigen
57
Bezoekers uitzwaaien
3 personen
58
Muziek uitschakelen

Nazorg

59
Etensresten veilig verpakken
3 personen
60
Koelwaren terugkoelen
2 personen
61
Servies afwassen
4 personen
62
Terrein afvalvrij maken
5 personen
63
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
64
Partytenten afbreken
6 personen
65
Versiering verwijderen
3 personen
66
Geluidsapparatuur demonteren
2 personen
67
Verlichting demonteren
2 personen
68
Overgebleven voorraad sorteren
2 personen
69
Afval gescheiden afvoeren
3 personen
70
Terrein schoonmaken
4 personen
71
Materialen terugbrengen
3 personen
72
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 3
Klaptafelaantal 10
Stoelaantal 100
Barkrukaantal 6
Buffettafelaantal 4
Tafelkleedaantal 12
Tafelklemaantal 24
Kledingrek

Servies

Herbruikbaar glasaantal 150
Wijnglasaantal 40
Koffiekopaantal 60
Schotelaantal 60
Bordaantal 120
Komaantal 40
Mesaantal 120
Vorkaantal 120
Lepelaantal 80
Opscheplepelaantal 12
Serveerschaalaantal 12
Dienbladaantal 6

Apparatuur

Koelboxaantal 6
Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokeraantal 2
Draagbare speakeraantal 2
Draadloze microfoon
Microfoonstandaard
Stekkerdoosaantal 6
Verlengkabelaantal 6
Oplaadbare accuaantal 4
Koelelementaantal 24

Keuken

Snijplankaantal 6
Koksmesaantal 4
Broodmesaantal 2
Mengkomaantal 6
Maatbekeraantal 2
Tangaantal 6
Keukenschaaraantal 2
Serveertangaantal 8
Aluminiumfoliehouder
Thermoskanaantal 6
IJslepelaantal 2

Decoratie

Vlaggenlijnaantal 12
Ballonnenaantal 150
Ballonpompaantal 2
Tafeldecoratieaantal 12
Programma bordaantal 2
Pijlbordaantal 8
Krijtbordaantal 4
Krijtstiftaantal 8

Verlichting

Lichtslingeraantal 8
Ledlampaantal 12
Batterijlantaarnaantal 6

Sportmateriaal

Zachte balaantal 12
Ringwerpsetaantal 2
Stoepkrijtaantal 12
Springtouwaantal 6
Pionaantal 24
Bellenblaasaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakaantal 12
Afvalgrijperaantal 4
Bezemaantal 4
Blik en vegeraantal 4
Dweilaantal 4
Emmeraantal 4
Schoonmaaksponsaantal 12
Handzeepdispenseraantal 4
Desinfecterende handgelaantal 6
EHBO-koffer
Werkhandschoenaantal 12
Opvouwbare krataantal 12
Bezemsteelaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma en de terreinindeling uiterlijk enkele weken vooraf vast. Reserveer ruimte voor partytenten, buffettafels, stoelen, afval en kabels; controleer ook waar verlengkabels veilig kunnen liggen.
Regel vergunningen en meldingen voordat je leveranciers bevestigt. Houd een overzicht bij van wat nog akkoord moet komen en wijs één vrijwilliger aan die op de dag zelf contactpersoon is.
Verstuur uitnodigingen zodra datum en programma vaststaan en sluit de aanmeldingen enkele dagen vóór het feest. Gebruik de aanmeldingen om dieetwensen, aantallen en de indeling van vrijwilligers te controleren.
Doe boodschappen en haal dranken één dag vooraf op als dat kan. Vul koelboxen met koelelementen, verdeel de kraamvoorraad per stand en zet koffiezetapparaat, waterkoker en servies bij elkaar.
Plan de opbouw minimaal 2 uur vóór de start. Test de draagbare speaker en draadloze microfoon, controleer stekkerdozen en oplaadbare accu’s en loop het terrein vlak voor opening nog één keer af op afval en losse kabels.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een dorpsfeest organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma en locatie. Regel vergunningen, reserveringen en leveranciers daarna zo snel mogelijk, zodat je nog 4 tot 6 weken hebt voor uitnodigingen en vrijwilligers.
Wanneer moet je uitnodigingen voor een dorpsfeest versturen?: Verstuur uitnodigingen ongeveer 4 tot 6 weken vóór het feest, zodra datum en programma definitief zijn. Vraag om aanmelding en sluit die uiterlijk 3 tot 5 dagen vooraf voor de boodschappen en dieetwensen.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een dorpsfeest?: Plan minimaal 1 coördinator per onderdeel, zoals opbouw, catering, programma en opruimen. Voor een klein dorpsfeest werkt een basisrooster van 8 tot 12 vrijwilligers meestal beter dan één algemene oproep zonder vaste diensten.
Hoeveel eerder moet je een dorpsfeest opbouwen?: Begin minimaal 2 uur vóór de opening met de opbouw; reken langer als partytenten, tafels en geluidsapparatuur nog moeten worden geplaatst. Test microfoon en speaker vóór de eerste bezoekers arriveren en houd 15 minuten vrij voor een laatste terreincontrole.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.