So organisierst du ein Dorffest ohne Zeitdruck
Bei einem Dorffest laufen Programm, Bewirtung, Helfer und Aufbau gleichzeitig zusammen. Starte deshalb nicht mit dem Einkauf, sondern mit Datum, Gelände, Genehmigungen und dem Ablauf. Danach folgen Reservierungen, Lieferanten, Einladungen und die Helferplanung. In den letzten Tagen prüfst du Anmeldungen, Ernährungswünsche, Wetter und Vorräte. Am Veranstaltungstag entscheidet eine klare Einteilung, ob Zelte, Tische, Getränke und das Buffet rechtzeitig bereitstehen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 2
Veranstaltungsort und Gelände kontrollieren
2 Personen
- 3
Genehmigungen und Meldungen regeln
- 4
Reservierungen vornehmen
- 5
Lieferanten bestätigen
- 6
Einladungen erstellen
2 Personen
- 7
Einladungen verschicken
2 Personen
- 8
Anmeldungen bearbeiten
- 9
Ernährungswünsche erfassen
- 10
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 11
Programm veröffentlichen
- 12
Wettervorhersage prüfen
- 13
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 14
Einkaufen gehen
3 Personen
- 15
Getränke abholen
2 Personen
- 16
Materialien zusammenstellen
3 Personen
- 17
Kühlboxen füllen
2 Personen
- 18
Snacks vorbereiten
4 Personen
- 19
Gemüse waschen und schneiden
2 Personen
- 20
Brötchen vorbereiten
3 Personen
- 21
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
- 22
Standvorräte verteilen
2 Personen
- 23
Gelände auf Müll prüfen
3 Personen
- 24
Partyzelte aufbauen
6 Personen
- 25
Tische aufstellen
4 Personen
- 26
Stühle aufstellen
4 Personen
- 27
Buffettische einrichten
3 Personen
- 28
Getränke kalt stellen
3 Personen
- 29
Bar einrichten
3 Personen
- 30
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
- 31
Dekoration aufhängen
4 Personen
- 32
Tanzfläche ohne Bühne schaffen
3 Personen
- 33
Tontechnik anschließen
2 Personen
- 34
Musik und Mikrofon testen
2 Personen
- 35
Beleuchtung testen
2 Personen
- 36
Toiletten kontrollieren
2 Personen
- 37
Müllstationen aufstellen
2 Personen
- 38
Infotafel aufstellen
- 39
Erste-Hilfe-Koffer bereitstellen
- 40
Letzte Geländerunde durchführen
3 Personen
Event
- 41
Besucher empfangen
4 Personen
- 42
Programm vorstellen
- 43
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
- 44
Snacks servieren
4 Personen
- 45
Kinderaktivitäten betreuen
4 Personen
- 46
Spielmaterial verwalten
2 Personen
- 47
Musik organisieren
- 48
Getränke ausgeben
3 Personen
- 49
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 50
Buffet auffüllen
3 Personen
- 51
Barbereich sauber halten
2 Personen
- 52
Benutztes Geschirr sammeln
2 Personen
- 53
Mülleimer leeren
2 Personen
- 54
Toiletten zwischendurch kontrollieren
- 55
Beleuchtung einschalten
- 56
Letzte Runde ankündigen
- 57
Besucher verabschieden
3 Personen
- 58
Musik ausschalten
Nachbereitung
- 59
Essensreste sicher verpacken
3 Personen
- 60
Kühlware abkühlen lassen
2 Personen
- 61
Geschirr abwaschen
4 Personen
- 62
Gelände müllfrei machen
5 Personen
- 63
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
- 64
Partyzelte abbauen
6 Personen
- 65
Dekoration entfernen
3 Personen
- 66
Tonanlage abbauen
2 Personen
- 67
Beleuchtung abbauen
2 Personen
- 68
Übrig gebliebenen Vorrat sortieren
2 Personen
- 69
Abfall getrennt entsorgen
3 Personen
- 70
Gelände reinigen
4 Personen
- 71
Materialien zurückbringen
3 Personen
- 72
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- FestzeltAnz. 3
- KlapptischAnz. 10
- StuhlAnz. 100
- BarhockerAnz. 6
- Buffet-TischAnz. 4
- TischdeckeAnz. 12
- TischklemmeAnz. 24
- Kleiderständer
Geschirr
- Wiederverwendbares GlasAnz. 150
- WeinglasAnz. 40
- KaffeetasseAnz. 60
- SchaleAnz. 60
- TellerAnz. 120
- SchüsselAnz. 40
- MesserAnz. 120
- GabelAnz. 120
- LöffelAnz. 80
- SchöpfkelleAnz. 12
- ServierplatteAnz. 12
- TablettAnz. 6
Ausstattung
- KühlboxAnz. 6
- KaffeemaschineAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- Tragbarer LautsprecherAnz. 2
- Kabelloses Mikrofon
- Mikrofonständer
- SteckdosenleisteAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- Wiederaufladbarer AkkuAnz. 4
- KühlelementAnz. 24
Küche
- SchneidebrettAnz. 6
- KochmesserAnz. 4
- BrotmesserAnz. 2
- MischschüsselAnz. 6
- MessbecherAnz. 2
- ZangeAnz. 6
- KüchenschereAnz. 2
- ServierzangeAnz. 8
- Alufolienhalter
- ThermoskanneAnz. 6
- EislöffelAnz. 2
Dekoration
- WimpelketteAnz. 12
- BallonsAnz. 150
- BallonpumpeAnz. 2
- TischdekorationAnz. 12
- ProgrammtafelAnz. 2
- PfeilschildAnz. 8
- KreidetafelAnz. 4
- KreidestiftAnz. 8
Beleuchtung
- LichterketteAnz. 8
- LED-LampeAnz. 12
- BatterielaterneAnz. 6
Sportmaterial
- Weicher BallAnz. 12
- Ringwurf-SetAnz. 2
- KreideAnz. 12
- SpringseilAnz. 6
- MarkierungskegelAnz. 24
- SeifenblasenAnz. 12
Reinigung
- MülleimerAnz. 12
- AbfallgreiferAnz. 4
- BesenAnz. 4
- Kehrblech und HandfegerAnz. 4
- WischmoppAnz. 4
- EimerAnz. 4
- ReinigungsschwammAnz. 12
- HandseifenspenderAnz. 4
- Desinfektions-HändegelAnz. 6
- Erste-Hilfe-Koffer
- ArbeitshandschuhAnz. 12
- KlappkisteAnz. 12
- BesenstielAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Datum und Programm zuerst fest und prüfe das Gelände frühzeitig. Reserviere Festzelt, Klapptische und Stühle nicht erst kurz vor dem Termin, sondern sobald der Ablauf steht.
- Kläre Genehmigungen und Meldungen mehrere Wochen vor dem Fest. Prüfe außerdem Stromanschlüsse: Verlängerungskabel, Steckdosenleisten und Akkus werden oft erst beim Aufbau vermisst.
- Verschicke Einladungen mit Anmeldefrist und erfasse Ernährungswünsche getrennt. Teile Freiwillige anschließend in feste Schichten ein, damit Aufbau, Ausschank, Buffet und Aufräumen besetzt sind.
- Plane Getränke für das erste Veranstaltungsstunde mit etwa zwei bis drei Getränken pro Person und lagere sie in gefüllten Kühlboxen. Kühlelemente solltest du am Vorabend einfrieren und Getränke nicht erst während des Aufbaus abholen.
- Bereite Snacks, geschnittenes Gemüse, Brötchen sowie Kaffee und Tee vor dem Eintreffen der Gäste vor. Stelle Teller, Gläser, Besteck und Servierplatten an den jeweiligen Stand, statt alles zentral zu lagern.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man ein Dorffest organisieren?
- Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm, Gelände und Genehmigungen. Einladungen und Reservierungen sollten spätestens 6 Wochen vor dem Fest verschickt beziehungsweise bestätigt sein.
- Wie viele Helfer braucht man für ein Dorffest?
- Plane pro gleichzeitig laufender Aufgabe mindestens 2 Personen ein und zusätzlich 2 bis 4 Helfer für Aufbau und Nachschub. Für ein Fest mit 50 bis 80 Gästen sind häufig 10 bis 15 Freiwillige sinnvoll, wenn sie in Schichten arbeiten.
- Wie viel Getränke braucht man für ein Dorffest?
- Rechne für die erste Stunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und plane danach rund 1 Getränk pro Person und Stunde ein. Wasser und alkoholfreie Getränke sollten dabei mindestens die Hälfte des Vorrats ausmachen.
- Wann soll man das Dorffest-Gelände aufbauen?
- Beginne den Aufbau mindestens 3 bis 4 Stunden vor dem Eintreffen der Gäste. Stelle zuerst Zelte, Tische und Strom auf, danach Buffet, Kühlung, Getränke, Technik und die einzelnen Vorräte.
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