Organiser une fête de village, étape par étape

Une fête de village se prépare d’abord sur le papier, puis sur le terrain. Commencez par fixer la date et le programme, vérifier le lieu et lancer les démarches administratives avant de réserver les fournisseurs. Les inscriptions permettent ensuite d’anticiper les besoins alimentaires, les quantités de boissons et le nombre de bénévoles. La veille, concentrez-vous sur les courses, le matériel, les tentes et la préparation des aliments ; le jour J, gardez une personne dédiée aux imprévus.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Vérifier le lieu et le terrain
2 personnes
3
Gérer les autorisations et les déclarations
4
Faire les réservations
5
Confirmer les fournisseurs
6
Rédiger les invitations
2 personnes
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Traiter les inscriptions
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Répartir les bénévoles
2 personnes
11
Publier le programme
12
Vérifier les prévisions météo
13
Vérifier la liste des courses
2 personnes
14
Faire les courses
3 personnes
15
Récupérer les boissons
2 personnes
16
Rassembler le matériel
3 personnes
17
Remplir les glacières
2 personnes
18
Préparer les en-cas
4 personnes
19
Laver et couper les légumes
2 personnes
20
Préparer les sandwiches
3 personnes
21
Préparer le café et le thé
2 personnes
22
Répartir les fournitures du stand
2 personnes
23
Vérifier la présence de déchets sur le site
3 personnes
24
Monter les tentes de réception
6 personnes
25
Installer les tables
4 personnes
26
Installer les chaises
4 personnes
27
Installer les tables de buffet
3 personnes
28
Mettre les boissons au frais
3 personnes
29
Aménager le bar
3 personnes
30
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
31
Suspendre la décoration
4 personnes
32
Créer un espace de danse sans scène
3 personnes
33
Raccorder le matériel audio
2 personnes
34
Tester la musique et le micro
2 personnes
35
Tester l’éclairage
2 personnes
36
Vérifier les toilettes
2 personnes
37
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
38
Installer le panneau d'information
39
Préparer la trousse de premiers secours
40
Effectuer le dernier tour du site
3 personnes

Événement

41
Accueillir les visiteurs
4 personnes
42
Présenter le programme
43
Servir le café et le thé
3 personnes
44
Servir des amuse-bouches
4 personnes
45
Encadrer les activités pour enfants
4 personnes
46
Gérer le matériel de jeu
2 personnes
47
Fournir la musique
48
Distribuer les boissons
3 personnes
49
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
50
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
51
Maintenir l’espace bar propre
2 personnes
52
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
53
Vider les poubelles
2 personnes
54
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
55
Allumer l’éclairage
56
Annoncer le dernier tour
57
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes
58
Couper la musique

Suivi

59
Emballer les restes alimentaires en toute sécurité
3 personnes
60
Refroidir à nouveau les denrées froides
2 personnes
61
Faire la vaisselle
4 personnes
62
Débarrasser le site des déchets
5 personnes
63
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
64
Démonter les tentes de fête
6 personnes
65
Retirer la décoration
3 personnes
66
Démonter le matériel audio
2 personnes
67
Démonter l’éclairage
2 personnes
68
Trier le stock restant
2 personnes
69
Évacuer les déchets en tri sélectif
3 personnes
70
Nettoyer le site
4 personnes
71
Rapporter le matériel
3 personnes
72
Rendre les articles empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tente de réceptionqté 3
Table plianteqté 10
Chaiseqté 100
Tabouret de barqté 6
Table de buffetqté 4
Nappeqté 12
Pince de tableqté 24
Portant à vêtements

Vaisselle

Verre réutilisableqté 150
Verre à vinqté 40
Tasse à caféqté 60
Platqté 60
Assietteqté 120
Cupqté 40
Couteauqté 120
Fourchetteqté 120
Cuillèreqté 80
Cuillère de serviceqté 12
Plat de serviceqté 12
Plateauqté 6

Équipement

Glacièreqté 6
Machine à caféqté 2
Bouilloireqté 2
Enceinte portableqté 2
Micro sans fil
Pied de microphone
Multipriseqté 6
Rallonge électriqueqté 6
Batterie rechargeableqté 4
Accumulateur de froidqté 24

Cuisine

Planche à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Couteau à painqté 2
Saladierqté 6
Tasse à mesurerqté 2
Pinceqté 6
Ciseaux de cuisineqté 2
Pince de serviceqté 8
Porte-papier aluminium
Thermosqté 6
Cuillère à glaceqté 2

Décoration

Guirlande de fanionsqté 12
Ballonsqté 150
Pompe à ballonsqté 2
Décoration de tableqté 12
Panneau du programmeqté 2
Panneau de fléchageqté 8
Tableau à craieqté 4
Marqueur craieqté 8

Éclairage

Guirlande lumineuseqté 8
Lampe LEDqté 12
Lanterne à pilesqté 6

Matériel de sport

Balle soupleqté 12
Set de lancer d’anneauxqté 2
Craie de trottoirqté 12
Corde à sauterqté 6
Côneqté 24
Machine à bullesqté 12

Nettoyage

Poubelleqté 12
Pince à déchetsqté 4
Balaiqté 4
Pelle et balayetteqté 4
Serpillièreqté 4
Seauqté 4
Éponge de nettoyageqté 12
Distributeur de savon pour les mainsqté 4
Gel hydroalcooliqueqté 6
Trousse de premiers secours
Gant de travailqté 12
Caisse pliableqté 12
Balaiqté 2

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le programme avant d’envoyer les invitations. Prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour obtenir les autorisations, confirmer les réservations et organiser les bénévoles.
Ne vous contentez pas de compter les invités : demandez les besoins alimentaires lors des inscriptions et fixez une date limite 7 jours avant la fête. Vous pourrez ainsi ajuster les sandwiches, les légumes et les plats servis.
Répartissez les bénévoles par créneaux de 2 à 3 heures, avec une personne responsable de chaque stand. Sans planning écrit, les mêmes personnes restent souvent au buffet pendant toute la journée.
Vérifiez le terrain et la météo 48 heures avant l’événement. Les tentes de réception, les tables, les rallonges et les glacières doivent être installées selon un plan précis, avec les câbles protégés des passages.
Préparez le froid et les boissons la veille : remplissez les glacières avec les accumulateurs de froid et récupérez les boissons avant l’ouverture. Gardez une réserve séparée pour le café, le thé et les imprévus.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une fête de village ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de fixer le programme, obtenir les autorisations, réserver le matériel et envoyer les invitations.
Quand faut-il envoyer les invitations pour une fête de village ?: Envoyez-les 4 à 6 semaines avant la date prévue, avec une limite d’inscription fixée environ 7 jours avant la fête. Vous aurez ainsi le nombre de participants et leurs besoins alimentaires à temps.
Que préparer la veille d’une fête de village ?: Faites les courses, récupérez les boissons, rassemblez le matériel, remplissez les glacières et préparez les aliments qui le permettent. Installez aussi les tentes et les tables si le lieu est accessible, ou prévoyez cette installation au moins 2 heures avant l’accueil.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une fête de village ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole référent par stand et 2 personnes pour l’installation et le rangement. Pour une fête avec buffet, boissons et programme animé, organisez des rotations de 2 à 3 heures afin d’éviter les postes laissés sans surveillance.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.