Zo organiseer je een dorpsbarbecue zonder gedoe

Begin niet met boodschappen doen, maar met het definitieve aantal gasten. Verzamel bij de aanmeldingen meteen dieetwensen en controleer daarna of de locatie genoeg stroom, koeling, tafels en beschutting biedt. Reserveer BBQ’s en koelruimte op tijd en werk op de dag zelf van opbouw naar voorbereiding, buffet en drankpunten. Met aparte plekken voor rauw en bereid eten, gemarkeerde allergenen en voldoende afvalbakken voorkom je de meeste problemen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2
Aanmeldingen verwerken
3
Dieetwensen verzamelen
4
Definitief aantal gasten tellen
5
BBQ's reserveren
6
Koelruimte reserveren
7
Boodschappenlijst controleren
2 personen
8
Boodschappen doen
3 personen
9
Dranken koelen
2 personen
10
Vlees en salades koelen
2 personen
11
Servies controleren
2 personen
12
Materialen verzamelen
2 personen
13
Locatie en stroom controleren
2 personen
14
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
15
Partytenten opbouwen
4 personen
16
BBQ's veilig plaatsen
3 personen
17
Verlichting ophangen
2 personen
18
Versiering ophangen
3 personen
19
Buffettafels inrichten
3 personen
20
Drankpunten inrichten
2 personen
21
Vlees en groenten voorbereiden
4 personen
22
Salades en brood klaarzetten
3 personen
23
Allergenen markeren
2 personen
24
Afvalpunten plaatsen
2 personen
25
Koffie en thee klaarzetten
2 personen

Event

26
Gasten ontvangen
3 personen
27
Aperitief en hapjes serveren
3 personen
28
BBQ aansteken
2 personen
29
Vlees en groenten grillen
4 personen
30
Buffet bijvullen
3 personen
31
Dranken bijvullen
2 personen
32
Servies en afval verzamelen
2 personen
33
Dessert en koffie serveren
2 personen
34
Laatste ronde aankondigen

Nazorg

35
BBQ's veilig laten afkoelen
2 personen
36
Eten en dranken opruimen
3 personen
37
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
38
Servies afwassen
3 personen
39
Locatie schoonmaken
4 personen
40
Tenten en tafels afbreken
4 personen
41
Materialen terugbrengen
2 personen
42
Koelboxen leegmaken
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 3
Dranktafelsaantal 2
Tafelkleedklemmenaantal 24

Servies

Herbruikbare bordenaantal 70
Herbruikbare kommenaantal 50
Herbruikbare bekersaantal 100
Koffiekopjesaantal 50
Besteksetsaantal 70
Serveerbestekaantal 12

Apparatuur

Barbecuegrillsaantal 3
Koelboxenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Vleesthermometersaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 6
Keukenmessenaantal 6
Mengkommenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Aluminium schalenaantal 12

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Tafeldecoratieaantal 8
Naamkaartjesaantal 60

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4
LED-lantaarnsaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Afwasbakkenaantal 3
Schoonmaakemmersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Sluit de aanmeldingen uiterlijk 7 dagen voor de barbecue en tel daarna het definitieve aantal gasten. Gebruik dat aantal voor vlees, salades, brood, servies en zitplaatsen; losse toezeggingen zorgen anders snel voor tekorten.
Regel BBQ’s, koelruimte en eventuele partytenten minimaal 2 weken vooraf. Controleer ook of verlengsnoeren en stekkerdozen passen bij de beschikbare stroom en leg kabels zo dat niemand erover struikelt.
Plan de koeling als een apart onderdeel: koel dranken vooraf en houd vlees, salades en groenten tot gebruik gekoeld. Zet rauw vlees niet naast klaar voedsel en gebruik aparte snijplanken en serveerschalen.
Richt het buffet pas in nadat de BBQ’s veilig staan. Zet vlees en groenten, salades en brood overzichtelijk klaar, markeer allergenen op de schalen en plaats drankpunten buiten de rij voor het eten.
Reserveer opbouwtijd voor tafels, stoelen, tenten, verlichting en afvalpunten. Begin bij voorkeur enkele uren voor de eerste gasten; koffie, thee en servies worden vaak pas op het laatste moment vergeten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een dorpsbarbecue organiseren?: Begin 4 tot 6 weken vooraf met uitnodigingen en aanmeldingen. Reserveer BBQ’s, koelruimte en partytenten uiterlijk 2 weken voor de datum en sluit het gastenaantal ongeveer 7 dagen vooraf.
Hoeveel BBQ’s heb je nodig voor een dorpsbarbecue?: Dat hangt af van het aantal gasten en de capaciteit per grill. Plan bij een grotere groep liever meerdere BBQ’s dan één grill; zo voorkom je dat rauw vlees lang blijft liggen en gasten langer dan 20 minuten wachten.
Wanneer moet je vlees en salades koelen?: Zet vlees, groenten en salades direct na het boodschappen doen gekoeld weg en houd ze tot de voorbereiding gekoeld. Haal alleen hoeveelheden uit de koelruimte die je binnen ongeveer 30 minuten verwerkt of serveert.
Waar gaat een dorpsbarbecue meestal mis?: De grootste knelpunten zijn een te late telling van gasten, onvoldoende koelruimte en te weinig stroompunten. Controleer die drie zaken minimaal 1 week vooraf en zet op de dag zelf rauw en bereid eten gescheiden klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.