Dodenherdenking organiseren: zo pak je het aan

Begin met de officiële kaders en werk daarna terug vanaf het moment van de herdenking. Controleer de vergunning of melding, leg sprekers en muzikanten vast en maak het programma pas definitief als teksten, muziek en stiltemomenten kloppen. Regel vervolgens kransen, bloemen, techniek en bewegwijzering. Op de dag zelf draait veel om testen: geluid, looproute, verlichting en de ontvangst met koffie en thee moeten vóór de gasten arriveren klaarstaan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2 personen
2
Herdenking online publiceren
3
Vergunning en melding controleren
4
Sprekers en muzikanten vastleggen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Catering reserveren
8
Programma definitief maken
2 personen
9
Herdenkingskransen bestellen
10
Teksten en gedichten verzamelen
2 personen
11
Techniek testen
2 personen
12
Route en looprichting markeren
2 personen
13
Programma's afdrukken
2 personen
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Dranken koelen
2 personen
16
Bloemstukken ophalen
17
Locatie controleren
2 personen
18
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
19
Ontvangstruimte inrichten
3 personen
20
Geluidsinstallatie opbouwen
2 personen
21
Microfoons en muziek testen
2 personen
22
Vlaggen ophangen
2 personen
23
Kransen en bloemen plaatsen
2 personen
24
Kaarsen en licht plaatsen
2 personen
25
Koffie en thee voorbereiden
3 personen
26
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen

Event

27
Bezoekers ontvangen
4 personen
28
Programma's uitdelen
2 personen
29
Sprekers begeleiden
2 personen
30
Muziek en microfoons bedienen
2 personen
31
Stille tocht begeleiden
4 personen
32
Twee minuten stilte begeleiden
2 personen
33
Kranslegging begeleiden
3 personen
34
Koffie en thee serveren
4 personen
35
Dranken bijvullen
2 personen
36
Bezoekers informeren over vertrek
2 personen

Nazorg

37
Geluidsinstallatie afbouwen
2 personen
38
Meubilair terugplaatsen
4 personen
39
Afval verzamelen
3 personen
40
Servies afwassen
3 personen
41
Locatie schoonmaken
3 personen
42
Materialen opslaan
2 personen
43
Geleende spullen retourneren
2 personen
44
Overgebleven catering opruimen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 80
Tafelkledenaantal 8
Informatiebalie
Afvalbakkenaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 80
Theelepelsaantal 80
Schalenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 3

Apparatuur

Mobiele geluidsset
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Lantaarnsaantal 8

Decoratie

Nederlandse vlaggenaantal 2
Vlaggenstandaardsaantal 2
Herdenkingsdoek
Programmastandaardsaantal 2
Routepijlenaantal 12
Spreektafel

Schoonmaak

Afwasteilenaantal 2
Emmersaantal 2
Bezemsetsaantal 2
Dweilenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer de vergunning en eventuele melding minimaal 6 tot 8 weken vooraf. Neem daarbij ook de route, geluidsinstallatie, vlaggen en het verwachte aantal bezoekers mee.
Leg sprekers en muzikanten uiterlijk 4 weken vooraf vast en verzamel teksten en gedichten in één definitieve versie. Zo voorkom je dat programma’s met verouderde namen of tijden worden afgedrukt.
Bestel herdenkingskransen en bloemstukken minstens 2 weken vooraf. Plan het ophalen op de dag zelf met een concreet tijdstip; bloemen en kransen worden anders gemakkelijk vergeten tussen de andere logistieke taken.
Test mobiele geluidsset, draadloze microfoons, microfoonstatieven, verlengkabels en stekkerdozen 1 tot 2 dagen vooraf op dezelfde plek. Houd tijdens de repetitie rekening met de afstand tot de spreektafel en eventuele wind buiten.
Richt de locatie minimaal 2 uur vooraf in en loop de route daarna volledig na. Controleer routepijlen, verlichting, vlaggen, stoelen, informatiebalie en afvalbakken voordat bezoekers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een Dodenherdenking organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met vergunningen, locatie en programma. Sprekers, muzikanten, kransen en catering regel je daarna uiterlijk 2 tot 4 weken voor 4 mei.
Wanneer moet je de vergunning voor een Dodenherdenking aanvragen?: Controleer de gemeentelijke termijn zodra de locatie en route bekend zijn, bij voorkeur minimaal 6 tot 8 weken vooraf. Voor een bijeenkomst in de openbare ruimte kan ook een melding nodig zijn.
Hoeveel tijd heb je nodig om een herdenkingslocatie op te bouwen?: Plan minimaal 2 uur voor tafels, stoelen, spreektafel, vlaggen, kransen, verlichting en geluidsinstallatie. Reserveer daarna nog 30 minuten voor een volledige geluidstest en controle van de looproute.
Wanneer moet je de techniek van een Dodenherdenking testen?: Doe een eerste test 1 tot 2 dagen vooraf en herhaal die op de dag zelf zodra de installatie staat. Test iedere microfoon, muziekbron, kabel en stekkerdoos afzonderlijk; plan hiervoor minstens 30 minuten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.