Zo organiseer je een DJ-feest zonder last-minute stress
Begin met de locatie, datum en verwachte groepsgrootte; die bepalen bijna alles wat daarna komt. Bevestig vervolgens de DJ, spreek de muziekstijl af en controleer vóór de opbouw de stroompunten en geluidsapparatuur. Werk met een definitieve gastenlijst, verzamel dieetwensen en regel drank en hapjes op tijd. Op de dag zelf bouw je eerst de ruimte, bar en garderobe op, daarna test je geluid, microfoon en verlichting voordat de eerste gasten binnenkomen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Uitnodigingen versturen
- 2
Aanmeldingen verwerken
- 3
Dieetwensen verzamelen
- 4
Gastenlijst afronden
- 5
Locatie reserveren
- 6
DJ bevestigen
- 7
Muziekstijl afstemmen
- 8
Muziekbestanden verzamelen
- 9
Apparatuur controleren
2 personen
- 10
Stroompunten controleren
- 11
Boodschappen doen
2 personen
- 12
Dranken koelen
2 personen
- 13
Hapjes voorbereiden
3 personen
- 14
Tafels opstellen
3 personen
- 15
Stoelen plaatsen
2 personen
- 16
Dansvloer vrijmaken
2 personen
- 17
Garderobe inrichten
- 18
Bar opbouwen
2 personen
- 19
Servies klaarzetten
2 personen
- 20
Versiering ophangen
2 personen
- 21
Verlichting ophangen
2 personen
- 22
Geluidsinstallatie opbouwen
2 personen
- 23
DJ-apparatuur aansluiten
2 personen
- 24
Muziek en microfoon testen
2 personen
- 25
Toiletten bevoorraden
- 26
Afvalpunten plaatsen
Event
- 27
Gasten ontvangen
2 personen
- 28
Jassen aannemen
- 29
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
- 30
DJ-set starten
- 31
Dranken serveren
2 personen
- 32
Dranken bijvullen
2 personen
- 33
Hapjes serveren
2 personen
- 34
Glazen en servies ophalen
2 personen
- 35
Morsingen schoonmaken
- 36
Toiletten controleren
- 37
Afvalbakken legen
- 38
Laatste nummer aankondigen
Nazorg
- 39
Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
- 40
Apparatuur inpakken
2 personen
- 41
Versiering verwijderen
2 personen
- 42
Overgebleven eten bewaren
- 43
Servies afwassen
3 personen
- 44
Afval afvoeren
2 personen
- 45
Vloer en tafels schoonmaken
2 personen
- 46
Toiletten schoonmaken
- 47
Meubilair terugplaatsen
3 personen
- 48
Geleende spullen retourneren
2 personen
- 49
Gevonden voorwerpen verzamelen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Klaptafelsaantal 6
- Statafelsaantal 6
- Stoelenaantal 30
- Garderoberek
- Kledinghangersaantal 60
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 80
- Wijnglazenaantal 40
- Bordenaantal 60
- Besteksetsaantal 60
- Serveerschalenaantal 8
- Serveertangenaantal 6
- Waterkannenaantal 4
Apparatuur
- Actieve speakersaantal 2
- Subwoofer
- DJ-controller
- Mengpaneel
- DJ-koptelefoon
- Microfoon
- Laptopstandaard
- USB-stickaantal 2
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Kabelgotenaantal 6
Verlichting
- LED-partylampenaantal 4
- Lichtstatievenaantal 2
Decoratie
- Feestbanneraantal 2
- Ballonnenaantal 100
- Tafelkledenaantal 6
Catering
- Koelboxenaantal 3
- IJsblokjesbakkenaantal 3
- Drankdispensersaantal 2
- Boodschappen
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 4
- Stoffer en blikaantal 2
- Dweilenaantal 2
- Emmersaantal 2
Tips
- Plan de geluidscheck minimaal 2 uur vóór de start. Test actieve speakers, subwoofer, DJ-controller, mengpaneel en microfoon samen; zo ontdek je een ontbrekende kabel of stekkerdoos nog voordat de muziek moet beginnen.
- Maak de dansvloer vrij voordat je tafels en stoelen definitief plaatst. Houd de bar aan de zijkant en leg verlengkabels en kabelgoten zo dat niemand over een kabel naar de dansvloer loopt.
- Vraag dieetwensen tegelijk met de aanmelding uit en sluit de gastenlijst uiterlijk 3 dagen vooraf. Dan kun je hapjes, borden, bestek en serveerschalen afstemmen op het werkelijke aantal gasten.
- Koel dranken uiterlijk 4 uur voor aanvang en zet waterkannen naast de bar. Gebruik koelboxen en ijsblokjesbakken voor extra voorraad, zodat je tijdens het feest niet steeds naar de koelkast hoeft.
- Richt de garderobe vóór de deuren opengaan in met een garderoberek en voldoende kledinghangers. Leg ook een USB-stick met een reservekopie van de muziek klaar; een laptop- of verbindingsprobleem mag de start niet vertragen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een DJ-feest organiseren?
- Leg de locatie en DJ bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen daarna en rond de gastenlijst uiterlijk 3 dagen voor het feest af.
- Hoeveel drank heb je nodig voor een DJ-feest?
- Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna gemiddeld 1 tot 2 per uur. Zet daarnaast continu water klaar en koel de eerste voorraad minstens 4 uur vooraf.
- Wanneer moet je de geluidsinstallatie testen op een DJ-feest?
- Bouw de geluidsinstallatie minimaal 2 uur voor aanvang op en test daarna muziek én microfoon op normaal feestvolume. Controleer ook alle stroompunten en leg reservekabels klaar voordat de gasten komen.
- Hoeveel hapjes heb je nodig per persoon op een DJ-feest?
- Bij een feest van 3 tot 4 uur kun je ongeveer 6 tot 8 kleine hapjes per persoon rekenen als er geen volledige maaltijd is. Maak de definitieve hoeveelheid pas nadat de aanmeldingen en dieetwensen zijn verwerkt.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!