Zo organiseer je een dierenopvangmarkt

Begin met de datum, locatie en deelnemende opvangcentra; pas daarna kun je kramen, vrijwilligers en publiciteit goed plannen. Leg vast hoeveel opvangcentra meedoen, welke dieren aanwezig zijn en hoeveel bezoekers je verwacht. Regel vergunningen, dierenrichtlijnen en leveranciers ruim vóór de marktdag. In de laatste week draait het vooral om aanmeldingen verwerken, de plattegrond afronden, materialen controleren en iedereen dezelfde bezoekersinformatie geven.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Deelnemende opvangcentra benaderen
2 personen
3
Marktkramen verdelen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Evenement online publiceren
6
Aanmeldformulier openen
7
Vrijwilligers werven
2 personen
8
Leveranciers vastleggen
9
Vergunningen controleren
10
Reserveringen maken
11
Dieetwensen verzamelen
12
Aanmeldingen verwerken
2 personen
13
Bezoekersinformatie versturen
14
Plattegrond maken
15
Dierenrichtlijnen opstellen
2 personen
16
Kraamindeling uitwerken
2 personen
17
Vrijwilligers indelen
2 personen
18
Programma afdrukken
19
Promotiemateriaal ophangen
2 personen
20
Boodschappen doen
2 personen
21
Voorraad controleren
2 personen
22
Houdbare catering klaarzetten
2 personen
23
Dierenverblijven controleren
2 personen
24
Materialen naar locatie brengen
4 personen
25
Terrein inspecteren
2 personen
26
Stroompunten controleren
2 personen
27
Partytenten opbouwen
4 personen
28
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
29
Kramen per opvang inrichten
6 personen
30
Dierenverblijven plaatsen
4 personen
31
Borden en bewegwijzering plaatsen
2 personen
32
Donatiepunt inrichten
2 personen
33
Kassa en pinapparaat testen
2 personen
34
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
35
Hapjes voorbereiden
3 personen
36
Dierenwater klaarzetten
2 personen
37
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

38
Entree en registratie openen
2 personen
39
Bezoekers ontvangen
3 personen
40
Opvangstands bemannen
8 personen
41
Dierencontact begeleiden
3 personen
42
Informatie over adoptie geven
4 personen
43
Kinderactiviteit begeleiden
2 personen
44
Demonstratie begeleiden
2 personen
45
Donaties registreren
2 personen
46
Koffie en thee serveren
2 personen
47
Hapjes serveren
2 personen
48
Dranken bijvullen
2 personen
49
Afvalbakken legen
2 personen
50
Dierenwater verversen
2 personen
51
Verblijven schoonhouden
2 personen
52
Rustige dierenruimte bewaken
2 personen
53
Bezoekersvragen beantwoorden
3 personen
54
Laatste verkoop aankondigen
55
Bezoekers uitzwaaien
3 personen
56
Dieren veilig afsluiten
4 personen

Nazorg

57
Kassa afsluiten
2 personen
58
Donatiegelden veilig opbergen
2 personen
59
Restanten verpakken
2 personen
60
Kramen en materialen afbreken
6 personen
61
Dierenverblijven reinigen
3 personen
62
Afval verzamelen
3 personen
63
Terrein schoonmaken
4 personen
64
Servies afwassen
2 personen
65
Materialen terugbrengen
4 personen
66
Geleende spullen retourneren
2 personen
67
Overgebleven voedsel verdelen
2 personen
68
Verloren voorwerpen registreren
69
Opvangmateriaal opslaan
2 personen
70
Bezoekersberichten beantwoorden
71
Donatieoverzicht bijwerken
72
Adoptiecontacten doorgeven
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Marktkramenaantal 10
Tafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 40
Statafelsaantal 4
Dierenbenchaantal 8
Hondenrenaantal 2
Rusthokaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Scharenaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Pinapparatenaantal 2
Draagbare speakersaantal 2
Microfoon

Dierenbenodigdheden

Waterbakkenaantal 16
Voerbakkenaantal 12
Hondenriemenaantal 8
Kattenbakkenaantal 6
Kattenmandenaantal 6
Dierenhanddoekenaantal 20
Speeltjesaantal 20
Transportboxenaantal 6
Hondenpoepzakdispensersaantal 4

Decoratie

Baniersaantal 6
Pijlbordenaantal 12
Kraamdoekenaantal 10
Tafelkledenaantal 12
Dierenpostersaantal 20
Ballonnenaantal 80
Ballonpompaantal 2
Tafeldecoratieaantal 12

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 6
Ledlampenaantal 8
Batterijenaantal 24

Kantoor

Klembordenaantal 10
Balpennenaantal 30
Naamstickersaantal 150
Contantgeldkistaantal 2
Bonboekjesaantal 4
Prijslijstenaantal 20
Adoptieformulierenaantal 100
Donatieformulierenaantal 100
Polsbandjesaantal 150

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Emmersaantal 6
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Handvegersaantal 4
Desinfectiesprayaantal 6
Handzeepdispensersaantal 4
Handgelhoudersaantal 6
Papierdispensersaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Koelelementenaantal 20
Serveertangenaantal 6
Maatbekersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan eerst de terreinindeling. Reserveer aparte zones voor marktkramen, catering en dierenverblijven, met een rustig rusthok en voldoende loopruimte tussen bezoekers en dieren.
Vraag opvangcentra bij hun aanmelding meteen om aantallen, diersoorten en benodigdheden. Zo weet je vooraf hoeveel benches, hondenrennen, waterbakken en transportboxen nodig zijn.
Wacht niet met vrijwilligers werven tot de laatste week. Deel minimaal drie rollen in: ontvangst, begeleiding bij de kramen en toezicht bij de dieren; plan per rol een duidelijke starttijd.
Controleer stroom en betaalmogelijkheden vóór je leveranciers vastlegt. Test koffiezetapparaten, waterkokers, pinapparaten, verlengkabels en stekkerdozen op locatie en neem een alternatief mee voor een uitgevallen aansluiting.
Stuur bezoekersinformatie uiterlijk 3 dagen vooraf. Zet daarin de route, entree, plattegrond, dierenrichtlijnen en eventuele dieetopties; houdbare catering en materialen kun je de dag ervoor klaarzetten en controleren.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren organiseer je een dierenopvangmarkt?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en deelnemende opvangcentra. Controleer vergunningen meteen, omdat je voor sommige locaties of activiteiten langer dan 4 weken nodig hebt.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een dierenopvangmarkt?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger per 25 tot 30 verwachte bezoekers, plus een coördinator. Bij 100 bezoekers plan je dus ongeveer 4 vrijwilligers voor ontvangst, begeleiding, dieren en praktische ondersteuning.
Wanneer maak je de plattegrond van een dierenopvangmarkt?: Maak een eerste indeling zodra de kramen en deelnemende opvangcentra bekend zijn, meestal 3 tot 4 weken vooraf. Rond de definitieve plattegrond uiterlijk 7 dagen voor het evenement af, zodat vrijwilligers en bezoekersinformatie kunnen worden bijgewerkt.
Welke dierenbenodigdheden moet je vooraf controleren?: Controleer minimaal 2 dagen vooraf dierenverblijven, water- en voerbakken, riemen, kattenbakken, manden, handdoeken en transportboxen. Leg per opvangcentrum vast wie eigen materialen meeneemt en wat de organisatie aanvult.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.