Organiser un marché du refuge animalier, étape par étape

Un marché du refuge animalier se prépare d’abord comme une rencontre entre plusieurs structures, puis comme un accueil du public et des animaux. Commencez par fixer la date et le lieu, confirmer les refuges participants et vérifier les autorisations. Ensuite, répartissez les stands, ouvrez les inscriptions et recrutez les bénévoles. Les dernières semaines servent surtout à valider les fournisseurs, organiser la restauration, préparer le plan du site et transmettre des consignes précises pour les animaux.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Contacter les refuges participants
2 personnes
3
Répartir les stands
2 personnes
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Publier l’événement en ligne
6
Ouvrir le formulaire d’inscription
7
Recruter des bénévoles
2 personnes
8
Valider les fournisseurs
9
Vérifier les autorisations
10
Faire les réservations
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Traiter les inscriptions
2 personnes
13
Envoyer les informations aux visiteurs
14
Créer le plan
15
Élaborer des consignes pour les animaux
2 personnes
16
Élaborer la répartition des stands
2 personnes
17
Répartir les bénévoles
2 personnes
18
Imprimer le programme
19
Accrocher le matériel promotionnel
2 personnes
20
Faire les courses
2 personnes
21
Vérifier les stocks
2 personnes
22
Préparer la restauration longue conservation
2 personnes
23
Vérifier les enclos des animaux
2 personnes
24
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
25
Inspecter le site
2 personnes
26
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
27
Monter les tentes de réception
4 personnes
28
Installer les tables et les chaises
4 personnes
29
Aménager les stands par accueil
6 personnes
30
Installer des enclos pour animaux
4 personnes
31
Installer les panneaux et la signalisation
2 personnes
32
Installer le point de dons
2 personnes
33
Tester la caisse et le terminal de paiement
2 personnes
34
Préparer le café et le thé
2 personnes
35
Préparer les en-cas
3 personnes
36
Préparer l’eau pour les animaux
2 personnes
37
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

38
Ouvrir l’entrée et l’enregistrement
2 personnes
39
Accueillir les visiteurs
3 personnes
40
Assurer le stand d’accueil
8 personnes
41
Encadrer le contact avec les animaux
3 personnes
42
Donner des informations sur l’adoption
4 personnes
43
Encadrer une activité pour enfants
2 personnes
44
Accompagner la démonstration
2 personnes
45
Enregistrer les dons
2 personnes
46
Servir le café et le thé
2 personnes
47
Servir des amuse-bouches
2 personnes
48
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
49
Vider les poubelles
2 personnes
50
Changer l’eau des animaux
2 personnes
51
Maintenir les hébergements propres
2 personnes
52
Surveiller l’espace calme des animaux
2 personnes
53
Répondre aux questions des visiteurs
3 personnes
54
Annoncer la dernière vente
55
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes
56
Mettre les animaux en sécurité
4 personnes

Suivi

57
Clôturer la caisse
2 personnes
58
Ranger les dons en sécurité
2 personnes
59
Emballer les restes
2 personnes
60
Démonter les stands et le matériel
6 personnes
61
Nettoyer les enclos des animaux
3 personnes
62
Rassembler les déchets
3 personnes
63
Nettoyer le site
4 personnes
64
Faire la vaisselle
2 personnes
65
Rapporter le matériel
4 personnes
66
Rendre les articles empruntés
2 personnes
67
Répartir les restes de nourriture
2 personnes
68
Enregistrer les objets trouvés
69
Stocker le matériel d’accueil
2 personnes
70
Répondre aux messages des visiteurs
71
Mettre à jour le récapitulatif des dons
72
Transmettre les contacts d’adoption
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Stands de marchéqté 10
Tablesqté 12
Chaises pliantesqté 40
Tables hautesqté 4
Cage pour animauxqté 8
Parc à chiensqté 2
Salle de reposqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Ciseauxqté 8

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Terminaux de paiementqté 2
Enceintes portablesqté 2
Microphone

Matériel pour animaux

Bacs à eauqté 16
Gamellesqté 12
Laisses pour chiensqté 8
Bacs à litièreqté 6
Paniers pour chatsqté 6
Serviettes pour animauxqté 20
Jouetsqté 20
Caisses de transportqté 6
Distributeurs de sacs à déjections caninesqté 4

Décoration

Bannièresqté 6
Panneaux indicateursqté 12
Draps de standqté 10
Nappesqté 12
Affiches d’animauxqté 20
Ballonsqté 80
Pompe à ballonsqté 2
Décoration de tableqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Lampes LEDqté 8
Pilesqté 24

Bureau

Presse-papiersqté 10
Stylos à billeqté 30
Étiquettes nominativesqté 150
Caisse d'espècesqté 2
Carnets de ticketsqté 4
Listes de prixqté 20
Formulaires d'adoptionqté 100
Formulaires de donqté 100
Braceletsqté 150

Nettoyage

Poubellesqté 10
Seauxqté 6
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Balais à mainqté 4
Spray désinfectantqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Supports de gel hydroalcooliqueqté 6
Distributeurs de papierqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Thermosqté 6
Pains de glaceqté 20
Pinces de serviceqté 6
Verres doseursqté 2

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le lieu avant de lancer la communication : les refuges participants, les fournisseurs et les bénévoles doivent recevoir les mêmes informations dès le départ.
Prévoyez le plan des stands au moins 2 semaines avant le marché. Séparez les espaces d’accueil, de restauration et de repos des animaux pour éviter les croisements inutiles.
Fermez les inscriptions visiteurs quelques jours avant l’événement afin de recueillir les besoins alimentaires et d’envoyer les informations pratiques à temps.
Formez les bénévoles avant le jour J et attribuez à chacun une zone précise. Prévoyez aussi une personne responsable des enclos, des gamelles, de l’eau et des déplacements d’animaux.
Faites une inspection du site avant l’ouverture : testez les rallonges, multiprises, machines à café et terminaux de paiement, puis vérifiez les cages, parcs, caisses de transport et zones de repos.

Questions fréquentes

Quand commencer l’organisation d’un marché du refuge animalier ?: Commencez au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les premières semaines servent à confirmer le lieu, les refuges, les autorisations et les fournisseurs, avant d’ouvrir les inscriptions.
Combien de temps avant faut-il recruter les bénévoles ?: Lancez le recrutement 6 semaines avant le marché et finalisez la répartition environ 10 jours avant. Ce délai permet de couvrir l’accueil, les stands, la restauration et la surveillance des animaux.
Quand envoyer les informations aux visiteurs inscrits ?: Envoyez un premier message dès que l’inscription est confirmée, puis un rappel 3 à 5 jours avant l’événement. Ajoutez l’accès, les horaires, le plan et les consignes concernant les animaux.
Que faut-il vérifier le matin du marché animalier ?: Prévoyez une inspection 1 à 2 heures avant l’ouverture. Contrôlez les stands, les enclos, l’eau, les gamelles, les zones de repos, l’alimentation électrique et les moyens de paiement.

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