Zo organiseer je een dierenbeurs zonder last-minute chaos

Begin met de randvoorwaarden voor dieren, niet met de aankleding. Leg eerst datum, openingstijden en locatie vast en controleer daarna vergunningen en dierenwelzijnseisen. Zodra de deelnemersvoorwaarden klaar zijn, kun je standhouders uitnodigen en online aanmeldingen openen. In de laatste weken draait alles om registratie, dierverblijven, de indeling van tafels en duidelijke informatie voor bezoekers. Zo voorkom je dat soorten, dieetwensen of verzorging pas op de beursdag aandacht krijgen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en openingstijden vastleggen
2
Locatie reserveren
3
Vergunningen controleren
4
Dierenwelzijnseisen controleren
2 personen
5
Deelnemersvoorwaarden opstellen
2 personen
6
Standhouders uitnodigen
2 personen
7
Bezoekersuitnodigingen versturen
2 personen
8
Online aanmeldingen openen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Standhouders bevestigen
11
Dierensoorten registreren
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Catering reserveren
14
Tafelnummers toewijzen
2 personen
15
Plattegrond maken
2 personen
16
Bezoekersinformatie publiceren
17
Dierenpaspoorten controleren
2 personen
18
Standhoudersbrief versturen
19
Vrijwilligers indelen
2 personen
20
Contactlijst afdrukken
21
Naambadges voorbereiden
2 personen
22
Bewegwijzering printen
23
Contantgeld voorbereiden
24
Boodschappen doen
2 personen
25
Dierenverblijven controleren
2 personen
26
Dranken koud zetten
2 personen
27
Materialen klaarzetten
3 personen

Event

28
Locatie openen
2 personen
29
Ontvangstruimte inrichten
3 personen
30
Tafels opstellen
4 personen
31
Stoelen plaatsen
3 personen
32
Standplaatsen markeren
2 personen
33
Dierenverblijven opbouwen
4 personen
34
Drinkpunten plaatsen
2 personen
35
Rustzone inrichten
2 personen
36
Informatieborden ophangen
2 personen
37
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
38
Decoratie ophangen
2 personen
39
Techniek voor presentaties testen
2 personen
40
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
41
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
42
Standhouders ontvangen
3 personen
43
Dieren en materialen registreren
3 personen
44
Dieren veilig laten acclimatiseren
3 personen
45
Toegangspunten bemannen
3 personen
46
Bezoekers ontvangen
4 personen
47
Programma-informatie uitdelen
2 personen
48
Dierenwelzijn rondes uitvoeren
3 personen
49
Drinkwater controleren
2 personen
50
Standhouders ondersteunen
2 personen
51
Presentaties begeleiden
2 personen
52
Vragen van bezoekers beantwoorden
3 personen
53
Koffie en thee serveren
2 personen
54
Hapjes serveren
2 personen
55
Dranken bijvullen
2 personen
56
Afvalbakken legen
2 personen
57
Toiletten controleren
58
Rust en doorstroming bewaken
2 personen
59
Laatste bezoekers informeren
2 personen
60
Dieren rustig laten vertrekken
3 personen
61
Standhouders uitchecken
3 personen
62
Kassa afsluiten
2 personen

Nazorg

63
Catering afbouwen
3 personen
64
Dierenverblijven afbreken
4 personen
65
Decoratie verwijderen
2 personen
66
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
67
Afval verzamelen
3 personen
68
Servies afwassen
2 personen
69
Vloeren schoonmaken
3 personen
70
Sanitair schoonmaken
2 personen
71
Locatiesleutels retourneren
72
Huurmaterialen retourneren
2 personen
73
Overgebleven voedsel opslaan
2 personen
74
Gevonden voorwerpen registreren
75
Standhouders informeren over nazorg
76
Financiële afrekening uitvoeren
2 personen
77
Dierenregistratie archiveren
78
Bezoekersberichten beantwoorden

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 24
Stoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 8
Registratiebalie
Kledingrekkenaantal 4
Afvalbakkenaantal 12
Hekpanelenaantal 20
Transportkarrenaantal 3

Dierenverzorging

Dierenverblijvenaantal 30
Transportboxenaantal 12
Drinkbakkenaantal 40
Voerbakkenaantal 30
Waterkannenaantal 6
Hooinettenaantal 12
Dierenscheppenaantal 4
Handdoekenaantal 30
Absorptiemattenaantal 40
Bodembedekkingaantal 8
Rusthokkenaantal 4
Schoonmaakemmersaantal 6
Dierenborstelsaantal 6
Nitrilhandschoenenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerbladenaantal 8
Soeplepelsaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Warmhoudkannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Tangenaantal 6
Schaaltjesaantal 12
Thermosflessenaantal 4

Apparatuur

Laptopsaantal 2
Betaalterminalsaantal 2
Verlenghaspelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 10
Presentatieschermenaantal 2
Mobiele speakersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Oplaadstationsaantal 3

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Lichtslingersaantal 6

Decoratie

Standbordjesaantal 30
Informatiebordenaantal 12
Naambadgesaantal 80
Badgehoudersaantal 80
Tafelkledenaantal 24
Postersaantal 20
Pijlbordenaantal 16
Kabelbindersaantal 100
Tapeaantal 12

Schoonmaak

Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stofzuigeraantal 2
Schoonmaakkarrenaantal 2
Handzeepdispensersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan vergunningen en dierenwelzijnseisen minimaal 8 weken vóór de beurs. Leg per diersoort vast welke voorwaarden gelden en neem die op in de deelnemersvoorwaarden.
Open de online aanmelding zodra de voorwaarden klaar zijn en sluit deze uiterlijk 10 dagen voor de beurs. Verzamel meteen dierensoorten, dieetwensen en contactgegevens van standhouders.
Maak de plattegrond pas nadat de aanmeldingen zijn verwerkt. Reserveer ruimte voor de registratiebalie, looppaden, hekpanelen en transportkarren; zet tafelnummers daarna op de plattegrond en in de standhoudersbrief.
Controleer dierenverblijven, transportboxen, drinkbakken en voerbakken uiterlijk 3 dagen vooraf. Leg ook bodembedekking, absorptiematten, handdoeken en schoonmaakemmers klaar op een vaste verzorgingsplek.
Deel vrijwilligers in op registratie, publieksbegeleiding en dierenverzorging en geef iedereen 30 minuten vóór opening een korte briefing. Druk de contactlijst af, maak naambadges en hang bewegwijzering op voordat de eerste bezoekers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een dierenbeurs organiseren?: Begin minimaal 12 weken van tevoren met datum, locatie, vergunningen en dierenwelzijnseisen. Reserveer de laatste 2 weken voor bevestigingen, de plattegrond, bezoekersinformatie en controles van verblijven en verzorgingsmateriaal.
Hoeveel ruimte heb je nodig voor een dierenbeurs?: Reken per stand niet alleen de tafelruimte, maar ook een vrije doorgang en plek voor bezoekers rondom het dierenverblijf. Maak de plattegrond nadat je het aantal standhouders en diersoorten kent; zo voorkom je te smalle looppaden of verblijven naast een ongeschikte stand.
Wanneer moeten standhouders hun dieren aanmelden?: Laat standhouders hun diersoorten en eventuele dieetwensen uiterlijk 10 dagen vóór de beurs doorgeven. Bevestig daarna de deelname, het tafelnummers en de praktische voorwaarden in één standhoudersbrief.
Wat moet je op de dag zelf controleren bij een dierenbeurs?: Controleer vóór opening alle dierenpaspoorten, verblijven, drink- en voerbakken en de werking van de registratiebalie. Plan hiervoor minstens 60 minuten vóór de deuren opengaan, zodat afwijkingen nog kunnen worden opgelost.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.