Eine Tiermesse Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Tiermesse müssen Besucher, Aussteller und Tiere gleichzeitig gut geplant werden. Beginne mit Termin, Öffnungszeiten und geeigneter Location, bevor du Anmeldungen öffnest. Danach folgen Genehmigungen, Tierschutzanforderungen, Teilnahmebedingungen und die Einteilung der Stände. Kurz vor dem Termin zählen klare Besucherinformationen, kontrollierte Tierpässe, sichere Gehege und ein eingeteiltes Helferteam. Der Ablauf unten zeigt, in welcher Reihenfolge die Planung am zuverlässigsten funktioniert.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Öffnungszeiten festlegen
2
Location reservieren
3
Genehmigungen prüfen
4
Tierschutzanforderungen prüfen
2 Personen
5
Teilnahmebedingungen erstellen
2 Personen
6
Standbetreiber einladen
2 Personen
7
Besuchereinladungen verschicken
2 Personen
8
Online-Anmeldungen öffnen
9
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
10
Standbetreiber bestätigen
11
Tierarten erfassen
2 Personen
12
Ernährungswünsche erfassen
13
Catering reservieren
14
Tischnummern zuweisen
2 Personen
15
Lageplan erstellen
2 Personen
16
Besucherinformationen veröffentlichen
17
Tierpässe kontrollieren
2 Personen
18
Brief an Aussteller senden
19
Freiwillige einteilen
2 Personen
20
Kontaktliste ausdrucken
21
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
22
Beschilderung drucken
23
Bargeld vorbereiten
24
Einkaufen gehen
2 Personen
25
Tiergehege kontrollieren
2 Personen
26
Getränke kalt stellen
2 Personen
27
Materialien bereitstellen
3 Personen

Event

28
Location öffnen
2 Personen
29
Empfangsbereich einrichten
3 Personen
30
Tische aufstellen
4 Personen
31
Stühle aufstellen
3 Personen
32
Standplätze markieren
2 Personen
33
Tierunterkünfte aufbauen
4 Personen
34
Getränkepunkte einrichten
2 Personen
35
Ruhezone einrichten
2 Personen
36
Informationstafeln aufhängen
2 Personen
37
Beschilderung anbringen
2 Personen
38
Dekoration aufhängen
2 Personen
39
Präsentationstechnik testen
2 Personen
40
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
41
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
42
Aussteller empfangen
3 Personen
43
Tiere und Materialien registrieren
3 Personen
44
Tiere sicher akklimatisieren lassen
3 Personen
45
Zugänge besetzen
3 Personen
46
Besucher empfangen
4 Personen
47
Programmhefte verteilen
2 Personen
48
Tierschutzrunden durchführen
3 Personen
49
Trinkwasser kontrollieren
2 Personen
50
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
51
Präsentationen betreuen
2 Personen
52
Besucherfragen beantworten
3 Personen
53
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
54
Snacks servieren
2 Personen
55
Getränke nachfüllen
2 Personen
56
Mülleimer leeren
2 Personen
57
Toiletten kontrollieren
58
Ruhe und Durchfluss bewahren
2 Personen
59
Letzte Besucher informieren
2 Personen
60
Tiere ruhig weglassen
3 Personen
61
Standbetreiber auschecken
3 Personen
62
Kasse abschließen
2 Personen

Nachbereitung

63
Catering abbauen
3 Personen
64
Tiergehege abbauen
4 Personen
65
Dekoration entfernen
2 Personen
66
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
67
Abfall sammeln
3 Personen
68
Geschirr abwaschen
2 Personen
69
Böden reinigen
3 Personen
70
Sanitäranlagen reinigen
2 Personen
71
Locationschlüssel zurückgeben
72
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
73
Übrig gebliebenes Essen lagern
2 Personen
74
Fundgegenstände registrieren
75
Standbetreiber über die Nachsorge informieren
76
Finanzabrechnung durchführen
2 Personen
77
Tierregistrierung archivieren
78
Besucheranfragen beantworten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 24
StühleAnz. 80
BarhockerAnz. 8
Registrierungstheke
KleiderständerAnz. 4
AbfallbehälterAnz. 12
ZaunelementeAnz. 20
TransportwagenAnz. 3

Tierpflege

TierunterkünfteAnz. 30
TransportboxenAnz. 12
TränkenAnz. 40
FutternäpfeAnz. 30
WasserkannenAnz. 6
HeunetzeAnz. 12
TierschaufelnAnz. 4
HandtücherAnz. 30
AbsorptionsmattenAnz. 40
BodenabdeckungAnz. 8
RuheboxenAnz. 4
PutzeimerAnz. 6
TierbürstenAnz. 6
NitrilhandschuheAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 120
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
ServiertablettsAnz. 8
SuppenkellenAnz. 4

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
ThermokannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ZangenAnz. 6
SchälchenAnz. 12
ThermosflaschenAnz. 4

Ausstattung

LaptopsAnz. 2
KartenterminalsAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 10
PräsentationsbildschirmeAnz. 2
Mobile LautsprecherAnz. 2
MikrofoneAnz. 2
LadestationenAnz. 3

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 12
LichterkettenAnz. 6

Dekoration

StandbeschilderungAnz. 30
InfotafelnAnz. 12
NamensschilderAnz. 80
BadgehalterAnz. 80
TischdeckenAnz. 24
PosterAnz. 20
WegweiserAnz. 16
KabelbinderAnz. 100
KlebebandAnz. 12

Reinigung

WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
StaubsaugerAnz. 2
ReinigungswagenAnz. 2
HandseifenspenderAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Termin und Öffnungszeiten fest, bevor du Aussteller einlädst. Plane zusätzlich mindestens 60 Minuten für Aufbau und eine feste Abholzeit für Material und Tiere ein.
Prüfe Genehmigungen und Tierschutzanforderungen frühzeitig, idealerweise 8 bis 12 Wochen vor der Messe. Lege dabei auch fest, welche Tierarten zugelassen sind und welche Nachweise kontrolliert werden.
Öffne die Online-Anmeldung erst, wenn Teilnahmebedingungen, Erfassungsfelder und eine Kontaktliste vorbereitet sind. Frage neben Tierart und Kontaktdaten auch Ernährungswünsche ab, damit Futter und Versorgung nicht am Messetag fehlen.
Erstelle den Lageplan nach Abschluss der Standbestätigungen und vergib anschließend Tischnummern. Drucke den Plan, Besucherinformationen und Beschilderung spätestens 3 Tage vor dem Aufbau, damit Änderungen noch möglich sind.
Kontrolliere am Vortag Gehege, Zaunelemente und Tierunterkünfte und stelle Wasser, Näpfe, Transportboxen, Absorptionsmatten und Reinigungssachen bereit. Teile Freiwillige in feste Schichten ein und drucke die Kontaktliste sowie Namensschilder aus.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man eine Tiermesse organisieren?: Beginne etwa 12 Wochen vorher mit Termin, Location, Genehmigungen und Tierschutzanforderungen. Die Anmeldung der Aussteller sollte spätestens 6 bis 8 Wochen vor dem Termin starten.
Welche Genehmigungen braucht man für eine Tiermesse?: Das hängt von Veranstaltungsort, Tierarten und Besucherzahl ab. Kläre mindestens 8 Wochen vorher mit der zuständigen Stelle, ob eine Veranstaltungs-, Nutzungs- oder tierschutzrechtliche Genehmigung erforderlich ist.
Wie viele Helfer braucht man für eine Tiermesse?: Plane mindestens eine Person für Registrierung, eine für den Einlass und je nach Größe zusätzlich eine Aufsicht pro Ausstellungsbereich ein. Teile die Helfer in Schichten von 3 bis 4 Stunden ein, damit die Versorgung und Kontrolle durchgehend besetzt bleiben.
Wann sollte man Tierpässe und Gehege kontrollieren?: Kontrolliere die Tierpässe beim Einlass der Aussteller und die Gehege spätestens am Vortag. Eine zweite kurze Kontrolle 30 bis 60 Minuten vor Öffnung findet lose Zaunelemente, fehlendes Wasser oder verschmutzte Unterlagen rechtzeitig.

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