Zo organiseer je een dichtworkshop

Begin met de drie onderdelen die je programma bepalen: de docent, de locatie en het aantal deelnemers. Leg daarna de inschrijving vast, inclusief dieetwensen, en werk de timing uit voor ontvangst, uitleg en schrijfoefeningen. Reserveer catering op basis van het definitieve aantal en controleer ruim vooraf alle workshopmaterialen en techniek. Op de dag zelf richt je per deelnemer een werkplek in, test je de beamer en speaker en zet je koffie, thee en water klaar voordat de eerste deelnemers binnenkomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2
Aanmeldingen verwerken
3
Dieetwensen verzamelen
4
Locatie reserveren
5
Catering reserveren
6
Docent bevestigen
7
Programma opstellen
8
Deelnemers bevestigen
9
Werkbladen voorbereiden
10
Naamkaartjes maken
11
Boodschappen doen
2 personen
12
Materialen controleren
13
Ruimte en sleutel bevestigen

Event

14
Locatie openen
15
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
16
Werkplekken inrichten
2 personen
17
Techniek aansluiten
18
Flip-over klaarzetten
19
Dranken koelen
20
Koffie en thee klaarzetten
21
Hapjes en lunch klaarzetten
2 personen
22
Ontvangsttafel inrichten
23
Deelnemers ontvangen
2 personen
24
Programma toelichten
25
Schrijfoefening begeleiden
26
Koffiepauze serveren
2 personen
27
Dranken bijvullen
28
Feedbackronde begeleiden
29
Pauzebuffet aanvullen
2 personen
30
Dinerbuffet opbouwen
2 personen
31
Diner serveren
3 personen
32
Servies verzamelen
2 personen
33
Avondoefening begeleiden
34
Open mic begeleiden
2 personen
35
Laatste dranken bijvullen
36
Afsluiting aankondigen
37
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

38
Materialen verzamelen
2 personen
39
Servies afwassen
2 personen
40
Afval verzamelen
2 personen
41
Ruimte schoonmaken
3 personen
42
Techniek afkoppelen
43
Meubilair terugplaatsen
3 personen
44
Locatie afsluiten
45
Geleende spullen retourneren
46
Deelnemersberichten versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 36
Buffettafelsaantal 2
Kapstokkenaantal 2

Servies

Bordenaantal 40
Kommenaantal 40
Mokkenaantal 40
Glazenaantal 50
Besteksetsaantal 40
Serveerbladenaantal 4

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
Draagbare speaker
Microfoon
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 4

Keuken

Koffiezetapparaat
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 3
Koelboxenaantal 2
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Opscheplepelsaantal 4

Workshopmateriaal

Notitieboekjesaantal 36
Balpennenaantal 45
Potlodenaantal 36
Gummenaantal 36
Markeerstiftenaantal 12
Tijdschriftenaantal 20
Woordenboekenaantal 6
Naamkaartjesaantal 40
Werkbladenaantal 40
Kleefbriefjesaantal 6
Papieren tapeaantal 4
Flip-overblokkenaantal 2
Flip-overstiftenaantal 12

Decoratie

Tafelkledenaantal 6
Slingersaantal 4
Theelichthoudersaantal 12

Verlichting

Sfeerlampenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Schoonmaakemmersaantal 2
Dweilenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Bevestig de docent en locatie voordat je uitnodigingen verstuurt. Controleer meteen wie de ruimte opent, waar de sleutel ligt en hoeveel tafels en stoelen beschikbaar zijn.
Sluit de inschrijving enkele dagen voor de workshop af. Dan kun je deelnemers bevestigen, dieetwensen doorgeven aan de catering en werkbladen, naamkaartjes en materialen op aantallen voorbereiden.
Plan de ruimte rond de schrijfoefening: zet tafels zo neer dat iedereen een eigen werkplek heeft en de docent goed zichtbaar blijft. Houd een aparte ontvangsttafel vrij voor naamkaartjes en informatie.
Test laptop, beamer, projectiescherm, speaker, microfoon en verlengsnoeren vóór de ontvangst. Leg ook een reserveoplossing klaar, zodat de workshop niet stilvalt als techniek niet direct werkt.
Zet koffie en thee eerder klaar dan de hapjes en lunch. Koel dranken op tijd, controleer borden, kommen, mokken, glazen en besteksets en geef de docent de definitieve volgorde van het programma.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd van tevoren moet ik een dichtworkshop organiseren?: Regel de docent, locatie en catering bij voorkeur enkele weken vooraf. Verstuur de uitnodigingen zodra die drie onderdelen vaststaan en sluit de inschrijving enkele dagen voor de workshop af.
Hoeveel deelnemers passen aan één tafel bij een dichtworkshop?: Reken op één volwaardige werkplek per deelnemer, met ruimte voor een notitieboekje, pennen en werkbladen. Controleer daarom vooraf het aantal tafels en stoelen en maak de indeling op basis van het definitieve deelnemersaantal.
Wanneer regel ik catering voor een dichtworkshop?: Reserveer de catering zodra je een realistische inschatting van het aantal deelnemers hebt. Geef het definitieve aantal en de dieetwensen enkele dagen vooraf door, zodat lunch, hapjes en servies kloppen.
Wat moet ik op de dag zelf testen voor een dichtworkshop?: Test vóór de ontvangst de laptop, beamer, het projectiescherm, de speaker en eventuele microfoon. Controleer ook alle werkplekken, werkbladen en schrijfmateriaal, zodat je minstens 30 minuten voor aanvang klaarstaat.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.