Zo organiseer je een diamanten huwelijksfeest

Begin met de gastenlijst en werk daarna in vaste stappen naar de feestdag toe. Bij een diamanten huwelijksfeest bepalen het aantal genodigden, de mobiliteit van de jubilarissen en het programma voor toespraken en fotomomenten veel van de rest. Regel catering, vervoer, taart en huurmaterialen ruim vooraf en wacht met de definitieve tafelschikking tot de aanmeldingen binnen zijn. In de laatste week draait alles om controleren, koelen, klaarzetten en het verzamelen van de juiste muziekbestanden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Gastenlijst controleren
2 personen
2
Uitnodigingen ontwerpen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Definitieve gastenlijst maken
2 personen
7
Tafelschikking maken
2 personen
8
Menu samenstellen
2 personen
9
Cateringafspraken bevestigen
10
Muziekprogramma samenstellen
2 personen
11
Fotomomenten plannen
2 personen
12
Taart bestellen
13
Bloemen bestellen
14
Huurmaterialen reserveren
15
Vervoer voor jubilarissen regelen
2 personen
16
Toespraken verzamelen
17
Muziekbestanden controleren
18
Naamkaartjes maken
2 personen
19
Programmakaarten afdrukken
20
Decoratie inkopen
2 personen
21
Boodschappen doen
3 personen
22
Dranken koelen
2 personen
23
Hapjes voorbereiden
4 personen
24
Groenten en fruit snijden
3 personen
25
Servies controleren
2 personen
26
Taart ophalen
2 personen
27
Bloemen ophalen
2 personen
28
Locatie ventileren
2 personen
29
Toiletten schoonmaken
2 personen
30
Tafels opstellen
4 personen
31
Stoelen plaatsen
4 personen
32
Tafellinnen aanbrengen
3 personen
33
Servies neerzetten
3 personen
34
Naamkaartjes plaatsen
2 personen
35
Versiering ophangen
4 personen
36
Bloemstukken neerzetten
2 personen
37
Herinneringstafel inrichten
2 personen
38
Fotowand opbouwen
3 personen
39
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
40
Microfoons testen
2 personen
41
Buffet opbouwen
4 personen
42
Dranken klaarzetten
3 personen
43
Koffiepunt inrichten
2 personen
44
Taarttafel inrichten
2 personen
45
Catering finaliseren
4 personen

Event

46
Welkomsttafel bemannen
2 personen
47
Gasten ontvangen
3 personen
48
Welkomstdrank serveren
3 personen
49
Hapjes serveren
3 personen
50
Fotomoment begeleiden
2 personen
51
Toespraken aankondigen
52
Toespraken begeleiden
2 personen
53
Dranken bijvullen
2 personen
54
Buffet openen
2 personen
55
Buffet aanvullen
3 personen
56
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
57
Borden en bestek ophalen
3 personen
58
Koffie en thee serveren
2 personen
59
Taart aansnijden
3 personen
60
Taart serveren
3 personen
61
Muziek verzorgen
62
Gasten naar vertrek begeleiden
2 personen

Nazorg

63
Eten en drank opruimen
4 personen
64
Afval verzamelen
3 personen
65
Servies afwassen
4 personen
66
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
67
Decoratie verwijderen
3 personen
68
Locatie schoonmaken
4 personen
69
Toiletten opnieuw schoonmaken
2 personen
70
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
71
Huurmaterialen controleren
2 personen
72
Huurmaterialen retourneren
2 personen
73
Restanten verdelen
2 personen
74
Fotoapparatuur veilig opbergen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Ronde tafelsaantal 8
Buffettafelsaantal 3
Stoelenaantal 80
Statafelsaantal 4
Tafel voor jubilarissen
Tafel voor cadeaus
Kledingrek
Garderoberekaantal 2
Afvalbakkenaantal 6
Tafelkledenaantal 8
Servettenringenaantal 80

Servies

Dinerbordenaantal 90
Dessertbordenaantal 90
Koffiekopjesaantal 80
Waterglazenaantal 90
Wijnglazenaantal 90
Champagneglazenaantal 85
Koffielepelsaantal 80
Dinermessenaantal 90
Dinervorkenaantal 90
Opscheplepelsaantal 12
Taartvorkjesaantal 90
Serveerbladenaantal 8

Decoratie

Stoffen servettenaantal 90
Tafellopersaantal 8
Gouden ballonnenaantal 80
Witte ballonnenaantal 80
Ballonlintaantal 4
Ballongewichtenaantal 8
Slingersaantal 10
Ledkaarsenaantal 24
Theelichthoudersaantal 24
Fotolijstjesaantal 12
Fotowandachtergrond
Fotowandpropsaantal 20
Welkomstbord
Herinneringsboek
Pennenset
Naamkaartjesaantal 80
Programmakaartenaantal 80
Bloemvazenaantal 8

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 4

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Mengpaneel
Laptop
Oplaadkabelsaantal 4
Koelboxenaantal 4
IJscontainersaantal 2

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Serveertangenaantal 8
Maatbekersaantal 3
Mengkommenaantal 4
Taartschep
Taartmes
Serveerschalenaantal 12
Broodmandenaantal 6
Koelelementenaantal 12

Schoonmaak

Afwasteiltjesaantal 3
Afwasborstelsaantal 4
Schoonmaakemmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezem en blikaantal 2
Handvegersaantal 2
Microvezeldoekenaantal 12
Krukjesaantal 2

Catering

Taartplateau
Drankdispensersaantal 3
Koffiesuikerbakjesaantal 4
Melkkannetjesaantal 4
Flessenopenersaantal 4
Wijnopenersaantal 4
Karaffenaantal 12
Etiketten voor dieetmaaltijdenaantal 20
Cadeauzakkenaantal 10
Vershoudbakkenaantal 12
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolieaantal 2
Boodschappen

Tips

Stuur de uitnodigingen zodra datum en locatie vaststaan en geef gasten een duidelijke uiterste aanmelddatum. Verzamel dieetwensen tegelijk, zodat het menu en de cateringafspraken niet op het laatste moment aangepast hoeven te worden.
Plan het vervoer van de jubilarissen afzonderlijk van het gastenvervoer. Spreek een ophaaltijd, terugbrengtijd en contactpersoon af; zo hoeven zij niet te wachten terwijl de zaal wordt ingericht.
Leg toespraken en fotomomenten uiterlijk één week vooraf vast in het muziek- en programma-overzicht. Controleer daarna alle muziekbestanden op de computer of geluidsinstallatie waarop ze tijdens het feest worden afgespeeld.
Maak de tafelschikking pas nadat de definitieve gastenlijst klaar is. Reserveer daarnaast een aparte tafel voor cadeaus en houd bij de tafel van de jubilarissen voldoende ruimte vrij voor rolstoelen, loopruimte en fotomomenten.
Doe verse boodschappen en bereid hapjes, groenten en fruit zo laat mogelijk voor. Koel dranken tijdig, controleer servies en zet per tafel de benodigde borden, glazen, bestek en servetten klaar voordat de gasten arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een diamanten huwelijksfeest organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf met de gastenlijst, locatie, catering en uitnodigingen. Reserveer vervoer, huurmaterialen, taart en bloemen zodra de datum vaststaat. Plan de definitieve tafelschikking in de laatste 2 weken, nadat de aanmeldingen zijn verwerkt.
Wanneer stuur je uitnodigingen voor een diamanten huwelijksfeest?: Stuur de uitnodigingen ongeveer 10 tot 12 weken voor het feest. Geef gasten minimaal 3 weken om te reageren en vermeld een vaste uiterste aanmelddatum. Zo houd je nog tijd over voor dieetwensen, de definitieve gastenlijst en de tafelschikking.
Hoe plan je toespraken en fotomomenten tijdens een diamanten huwelijksfeest?: Verzamel toespraken uiterlijk 1 week vooraf en zet ze in een programma met tijdsblokken van ongeveer 5 tot 10 minuten. Plan fotomomenten vóór of tussen de gangen, zodat ze niet samenvallen met het eten. Wijs één persoon aan die sprekers en de fotograaf op tijd aankondigt.
Hoeveel tijd heb je nodig om de zaal klaar te zetten?: Reken voor tafels, stoelen, tafelkleden, servies, decoratie en drank minimaal 3 uur voorbereidingstijd. Controleer vóór het klaarzetten ook de tafel voor cadeaus, de garderobe, afvalbakken en de plek van de jubilarissen. Plan na afloop nog minstens 1 uur voor opruimen en het verzamelen van gehuurde materialen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.