Zo organiseer je een goed voorbereide dialoogavond

Een dialoogavond staat of valt met een duidelijke opbouw: deelnemers weten waar ze moeten zijn, sprekers kennen hun rol en gesprekken krijgen genoeg tijd. Begin met de aanmeldingen en dieetwensen, leg daarna het programma en de gespreksvragen vast. Controleer vervolgens de reservering, techniek en inrichting van de ruimte. Op de avond zelf draait alles om een rustige ontvangst, verstaanbare microfoons en een goed zichtbaar programma.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2 personen
2
Aanmeldingen verwerken
3
Dieetwensen verzamelen
4
Sprekers bevestigen
5
Programma afdrukken
6
Gespreksvragen voorbereiden
2 personen
7
Naambadges maken
2 personen
8
Reservering controleren
9
Techniek testen
2 personen
10
Boodschappen doen
2 personen
11
Dranken koelen
2 personen
12
Hapjes voorbereiden
3 personen
13
Draaiboek klaarleggen

Event

14
Locatie openen
2 personen
15
Ruimte ventileren
16
Tafels opstellen
3 personen
17
Stoelen opstellen
3 personen
18
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
19
Geluidsapparatuur opbouwen
2 personen
20
Microfoons testen
2 personen
21
Presentaties klaarzetten
22
Gespreksregels ophangen
23
Hapjes uitstallen
2 personen
24
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
25
Inlooptafel bemannen
2 personen
26
Bezoekers registreren
2 personen
27
Naambadges uitdelen
28
Opening begeleiden
29
Sprekers introduceren
30
Eerste dialoogsessie begeleiden
3 personen
31
Dranken bijvullen
2 personen
32
Hapjes aanvullen
2 personen
33
Pauzebuffet serveren
3 personen
34
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
35
Tweede dialoogsessie begeleiden
3 personen
36
Vragen uit de zaal verzamelen
37
Plenaire afsluiting begeleiden
2 personen
38
Laatste drankronde serveren
2 personen
39
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

40
Afval verzamelen
2 personen
41
Servies afwassen
3 personen
42
Meubilair terugzetten
3 personen
43
Techniek afbreken
2 personen
44
Locatie schoonmaken
3 personen
45
Voorraad inpakken
2 personen
46
Locatie afsluiten
2 personen
47
Geleende spullen retourneren
2 personen
48
Restanten controleren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 60
Tafelsaantal 8
Ontvangsttafel
Spreektafel
Kapstokkenaantal 2
Tafellinnenaantal 8

Servies

Glazenaantal 70
Koffiekopjesaantal 60
Schotelsaantal 60
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Serveerkommenaantal 10
Serveerschalenaantal 8

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Laptop
Beamer
Projectiescherm
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3

Decoratie

Naambadgehoudersaantal 60
Tafeldecoratieaantal 8
Welkomstbord
Gespreksregelpostersaantal 4

Verlichting

Staande lampenaantal 2
Sfeerverlichtingaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Stofzuiger
Dweilmopaantal 2
Schoonmaakemmersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Verstuur de uitnodigingen op tijd en verwerk aanmeldingen direct. Vraag daarbij meteen naar dieetwensen, zodat je niet op de avond zelf nog hapjes of drank moet aanpassen.
Bevestig sprekers uiterlijk enkele dagen vooraf en stuur hun het programma, de spreektijden en de gespreksregels. Leg presentaties bovendien op de laptop klaar voordat de eerste bezoekers binnenkomen.
Test geluidsapparatuur, microfoons, luidsprekers en beamer vóór de inloop. Controleer ook verlengsnoeren en stekkerdozen; een ontbrekende aansluiting zorgt sneller voor vertraging dan een inhoudelijk probleem.
Plan minimaal 30 minuten voor het opstellen van tafels, stoelen en de ontvangsttafel. Zet naambadges klaar en wijs iemand aan voor de inlooptafel, zodat de organisator niet tegelijk gasten en techniek hoeft te helpen.
Zet koffie, thee en gekoelde dranken vóór de start klaar en houd hapjes afgedekt tot het moment van serveren. Leg het draaiboek, de gespreksvragen en het afgedrukte programma op één vaste plek bij de spreektafel.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een dialoogavond?: Reken voor een complete dialoogavond op ongeveer 2,5 tot 3 uur, inclusief 20 tot 30 minuten inloop. Plan per gespreksonderdeel meestal 30 tot 45 minuten en houd 10 minuten ruimte voor een wissel of pauze.
Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een dialoogavond versturen?: Stuur de uitnodigingen bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Sluit de aanmeldingen ongeveer 5 dagen voor de avond, zodat je dieetwensen, naambadges en de catering nog kunt verwerken.
Hoeveel tijd heb je nodig om een dialoogavond op te bouwen?: Reserveer minimaal 60 minuten voor de opbouw en techniekcontrole. Zet tafels en stoelen eerst neer, bouw daarna de geluidsapparatuur op en test microfoons en presentaties uiterlijk 30 minuten voor de inloop.
Hoe voorkom je dat een dialoogavond uitloopt?: Zet per onderdeel een eindtijd in het draaiboek en wijs één gespreksbegeleider aan die daarop let. Houd per spreker de afgesproken spreektijd aan en plan een buffer van 10 tot 15 minuten voor vragen of technische vertraging.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.