Zo organiseer je een diabetesfietstocht

Begin met de datum, route en startlocatie; pas daarna kun je deelnemers, vrijwilligers en sponsoren gericht benaderen. Controleer de route op veiligheid en leg meteen een alternatieve route vast. Verzamel bij de aanmelding dieetwensen en medische aandachtspunten, zodat de begeleiding daarop is voorbereid. Werk vervolgens de briefing, rustpunten, verkeersposten en fietspechprocedure uit. In de laatste week controleer je het weer, communiceer je routewijzigingen en test je alle portofoons, luidsprekers en oplaadkabels.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en route vastleggen
2 personen
2
Startlocatie reserveren
3
Vergunningen controleren
4
Route op veiligheid controleren
2 personen
5
Alternatieve route vastleggen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldformulier openen
8
Sponsoren benaderen
2 personen
9
Vrijwilligers werven
2 personen
10
Fotograaf reserveren
11
Muziekvoorziening reserveren
12
Aanmeldingen verwerken
2 personen
13
Dieetwensen verzamelen
14
Medische aandachtspunten verzamelen
15
Deelnemers bevestigen
2 personen
16
Routekaart en briefing maken
2 personen
17
Vrijwilligers indelen
2 personen
18
Verkeersposten plannen
2 personen
19
Rustpunten vastleggen
2 personen
20
Fietspechprocedure uitwerken
2 personen
21
Noodnummers verzamelen
22
Weersverwachting controleren
23
Routewijzigingen communiceren
2 personen
24
Polsbandjes en startnummers maken
2 personen
25
Routepijlen voorbereiden
2 personen
26
Boodschappen doen
3 personen
27
Materialen controleren
2 personen
28
Fietsen en aanhanger controleren
2 personen
29
Koelboxen vullen
2 personen
30
Startpakket sorteren
3 personen

Event

31
Routepijlen klaarzetten
3 personen
32
Rustpunten inrichten
4 personen
33
Start- en finishterrein opbouwen
6 personen
34
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
35
Partytenten opbouwen
4 personen
36
Registratietafel inrichten
2 personen
37
Cateringbuffet inrichten
3 personen
38
Dranken koud zetten
2 personen
39
Geluidsinstallatie testen
2 personen
40
EHBO- en pechpost inrichten
2 personen
41
Vrijwilligers instrueren
3 personen
42
Deelnemers ontvangen
4 personen
43
Startpakketten uitdelen
3 personen
44
Glucosewaarden registreren
2 personen
45
Veiligheidsbriefing geven
2 personen
46
Fietsers laten vertrekken
4 personen
47
Routeposten bemannen
8 personen
48
Rustpunt bemannen
4 personen
49
Dranken bijvullen
2 personen
50
Fruit en snacks aanvullen
2 personen
51
Fietspech ondersteunen
2 personen
52
Achterrijders begeleiden
2 personen
53
Finishregistratie uitvoeren
3 personen
54
Finishers ontvangen
4 personen
55
Water en herstelvoeding serveren
3 personen
56
Warme maaltijd serveren
4 personen
57
Diabetesinformatie uitdelen
2 personen
58
Prijzen en bedankjes uitdelen
2 personen
59
Laatste deelnemers begeleiden
2 personen
60
Routepijlen ophalen
3 personen

Nazorg

61
Buffet afbouwen
3 personen
62
Meubilair afbouwen
4 personen
63
Afval verzamelen
3 personen
64
Servies afwassen
3 personen
65
Terrein schoonmaken
4 personen
66
Materialen inladen
4 personen
67
Geleende materialen retourneren
2 personen
68
Koel- en fietsmateriaal reinigen
2 personen
69
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
70
Gevonden voorwerpen registreren
71
Bedankbericht versturen
72
Foto's met deelnemers delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Inklaptafelsaantal 10
Stoelenaantal 40
Statafelsaantal 4
Tafelkleedjesaantal 10
Kledingrekkenaantal 2

Sportmateriaal

Fietsenrekkenaantal 12
Reservefietsenaantal 2
Fietspompenaantal 4
Fietsreparatiesetsaantal 4
Binnenbandenaantal 12
Bandenlichtersaantal 12
Fietssleutelsaantal 4
Reservekettingenaantal 2
Reflecterende hesjesaantal 20
Fietshelmenaantal 10
Routepijlenaantal 45
Afzetlintaantal 6
Verkeerskegelsaantal 20
Bezemwagensaantal 2
Drinkrugzakkenaantal 4

Apparatuur

Koelboxenaantal 8
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Luidsprekersaantal 2
Microfoon
Powerbanksaantal 6
Oplaadkabelsaantal 8
Portofoonsaantal 10
Megafonenaantal 2
Handlampenaantal 6
Kassa
Laptop
Printer
Fotocamera

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Herbruikbare bordenaantal 100
Herbruikbaar bestekaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Opscheplepelsaantal 8
Schenkkannenaantal 8
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Warmhoudbakkenaantal 4
IJslepelsaantal 4
Koelelementenaantal 30
Thermometersaantal 3

Decoratie

Startfinishbannersaantal 2
Ballonnenaantal 100
Ballonnenpompaantal 2
Vlaggenlijnenaantal 8
Pijlenbordenaantal 12
Infobordenaantal 6
Krijtbordenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Handvegersaantal 4
Vuilnisgrijpersaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg naast de hoofdroute direct een alternatieve route vast. Controleer kruisingen, smalle passages en rustpunten vooraf en geef routewijzigingen uiterlijk voor de start door aan deelnemers en vrijwilligers.
Open het aanmeldformulier zodra datum, route en startlocatie vaststaan. Vraag daarin niet alleen contactgegevens, maar ook dieetwensen en medische aandachtspunten; stuur deelnemers daarna een bevestiging met de praktische briefing.
Plan verkeersposten en vrijwilligers per routegedeelte, met één duidelijke contactpersoon per post. Gebruik portofoons of megafonen waar mobiele bereikbaarheid onzeker is en zorg dat iedereen de noodnummers bij zich heeft.
Maak de fietspechprocedure concreet voordat de eerste deelnemer vertrekt. Wijs een bezemwagen aan en leg reservefietsen, fietspompen, reparatiesets, binnenbanden en bandenlichters klaar op een afgesproken plek.
Richt de start- en rustpunten in met partytenten, inklaptafels en koelboxen en controleer stroom vooraf. Test luidsprekers, microfoon, verlengkabels, stekkerdozen, powerbanks en oplaadkabels minimaal één keer gezamenlijk.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een diabetesfietstocht organiseren?: Begin bij voorkeur minimaal 8 tot 12 weken vooraf. Dan is er tijd om de startlocatie te reserveren, vergunningen te controleren, sponsoren en vrijwilligers te benaderen en aanmeldingen te verwerken.
Welke medische informatie vraag je bij een diabetesfietstocht?: Vraag bij de aanmelding naar relevante medische aandachtspunten en eventuele dieetwensen. Sluit de inventarisatie ongeveer 2 weken voor de tocht en deel alleen noodzakelijke informatie met de verantwoordelijke begeleiding.
Hoe regel je veiligheid tijdens een diabetesfietstocht?: Controleer de route vooraf, plan verkeersposten en leg noodnummers, rustpunten en een alternatieve route vast. Maak daarnaast een fietspechprocedure met een bezemwagen en controleer de weersverwachting uiterlijk 24 uur voor de start.
Wat doe je bij slecht weer tijdens een diabetesfietstocht?: Controleer het weer 24 uur vooraf en bepaal vooraf wie over routewijzigingen of uitstel beslist. Communiceer een aangepaste route of beslissing zo snel mogelijk via de deelnemersbevestiging en de vrijwilligersbriefing.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.