Eine Diabetes-Fahrradtour sicher organisieren

Bei einer Diabetes-Fahrradtour beginnt die Planung nicht mit der Verpflegung, sondern mit Strecke, Sicherheit und medizinischen Informationen. Lege zuerst Datum, Startort und Route fest und prüfe anschließend Genehmigungen, Verkehr und eine Ausweichstrecke. Danach folgen Anmeldung, Sponsoren, Helfer und die genaue Betreuung unterwegs. Plane Ruhepunkte, Pannenhilfe und eine klare Kommunikation ein, damit Teilnehmende, Verkehrsposten und Begleitfahrzeuge am Veranstaltungstag wissen, was zu tun ist.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Route festlegen
2 Personen
2
Startort reservieren
3
Genehmigungen prüfen
4
Route auf Sicherheit prüfen
2 Personen
5
Alternative Route festlegen
2 Personen
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Anmeldeformular öffnen
8
Sponsoren ansprechen
2 Personen
9
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
10
Fotograf buchen
11
Musikanlage reservieren
12
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
13
Ernährungswünsche erfassen
14
Medizinische Hinweise sammeln
15
Teilnehmer bestätigen
2 Personen
16
Routenkarte und Briefing erstellen
2 Personen
17
Freiwillige einteilen
2 Personen
18
Verkehrsposten planen
2 Personen
19
Ruhepunkte festlegen
2 Personen
20
Pannenhilfeverfahren für Fahrräder ausarbeiten
2 Personen
21
Notrufnummern sammeln
22
Wettervorhersage prüfen
23
Routenänderungen kommunizieren
2 Personen
24
Armbänder und Startnummern erstellen
2 Personen
25
Wegweiser vorbereiten
2 Personen
26
Einkaufen gehen
3 Personen
27
Materialien prüfen
2 Personen
28
Fahrräder und Anhänger prüfen
2 Personen
29
Kühlboxen füllen
2 Personen
30
Startpaket sortieren
3 Personen

Event

31
Wegweiserpfeile bereitstellen
3 Personen
32
Ruhezonen einrichten
4 Personen
33
Start- und Zielbereich aufbauen
6 Personen
34
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
35
Partyzelte aufbauen
4 Personen
36
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
37
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
38
Getränke kalt stellen
2 Personen
39
Beschallungsanlage testen
2 Personen
40
Erste-Hilfe- und Pannenstation einrichten
2 Personen
41
Freiwillige einweisen
3 Personen
42
Teilnehmende empfangen
4 Personen
43
Startpakete verteilen
3 Personen
44
Glukosewerte erfassen
2 Personen
45
Sicherheitsbriefing geben
2 Personen
46
Radfahrer losfahren lassen
4 Personen
47
Streckenposten besetzen
8 Personen
48
Ruhebereich betreuen
4 Personen
49
Getränke nachfüllen
2 Personen
50
Obst und Snacks auffüllen
2 Personen
51
Fahrradpannen unterstützen
2 Personen
52
Hintere Fahrer betreuen
2 Personen
53
Zielregistrierung durchführen
3 Personen
54
Finisher empfangen
4 Personen
55
Wasser und Regenerationsgetränke servieren
3 Personen
56
Warme Mahlzeit servieren
4 Personen
57
Diabetesinformationen verteilen
2 Personen
58
Preise und Dankesgeschenke verteilen
2 Personen
59
Die letzten Teilnehmer begleiten
2 Personen
60
Routenpfeile abholen
3 Personen

Nachbereitung

61
Buffet abbauen
3 Personen
62
Mobiliar abbauen
4 Personen
63
Abfall sammeln
3 Personen
64
Geschirr abwaschen
3 Personen
65
Gelände reinigen
4 Personen
66
Materialien einladen
4 Personen
67
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
68
Kühl- und Fahrradmateriel reinigen
2 Personen
69
Restbestand einlagern
2 Personen
70
Fundgegenstände registrieren
71
Dankesnachricht versenden
72
Fotos mit Teilnehmenden teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
KlappTischeAnz. 10
StühleAnz. 40
StehtischeAnz. 4
TischdeckenAnz. 10
KleiderständerAnz. 2

Sportmaterial

FahrradständerAnz. 12
ErsatzfahrräderAnz. 2
FahrradpumpenAnz. 4
FahrradreparatursetsAnz. 4
SchläucheAnz. 12
ReifenheberAnz. 12
FahrradschlüsselAnz. 4
ErsatzkettenAnz. 2
WarnwestenAnz. 20
FahrradhelmeAnz. 10
WegweiserAnz. 45
AbsperrbandAnz. 6
VerkehrskegelAnz. 20
BegleitfahrzeugeAnz. 2
TrinkrucksäckeAnz. 4

Ausstattung

KühlboxenAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
PowerbanksAnz. 6
LadekabelAnz. 8
FunkgeräteAnz. 10
MegafoneAnz. 2
HandlampenAnz. 6
Kasse
Laptop
Drucker
Fotokamera

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 150
Mehrweg-TellerAnz. 100
Wiederverwendbares BesteckAnz. 120
KaffeetassenAnz. 80
ServierlöffelAnz. 8
AusgießkannenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 6

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 4
ServierschalenAnz. 12
WarmhaltebehälterAnz. 4
EislöffelAnz. 4
KühlelementeAnz. 30
ThermometerAnz. 3

Dekoration

Start-/ZielfahnenAnz. 2
BallonsAnz. 100
BallonpumpeAnz. 2
WimpelkettenAnz. 8
PfeiltafelnAnz. 12
InfotafelnAnz. 6
KreidetafelnAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
HandfegerAnz. 4
MüllgreiferAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege die Route mindestens 8 bis 12 Wochen vorher fest. Prüfe Steigungen, Straßenquerungen und Gefahrenstellen vor Ort und erstelle eine alternative Strecke für Sperrungen oder schlechtes Wetter.
Öffne die Anmeldung erst, wenn Startort, Streckenlänge und Teilnahmebedingungen feststehen. Frage dabei gezielt nach Ernährungswünschen und medizinischen Hinweisen und bestätige die Teilnehmenden spätestens 7 Tage vor der Tour.
Plane pro Ruhepunkt eine verantwortliche Person und eine klare Verpflegungs- sowie Notfallregel. Gerade bei Diabetes werden Pausen, Trinkmöglichkeiten und der Umgang mit individuellen medizinischen Hinweisen sonst leicht zu spät abgestimmt.
Teile die freiwilligen Helfer mindestens 2 Wochen vorher festen Aufgaben zu: Verkehrsposten, Wegweisung, Anmeldung, Begleitfahrzeuge und Pannenhilfe. Für Reparaturen sollten Pumpen, Reparatursets, Schläuche und Reifenheber direkt einem Fahrzeug oder Team zugeordnet sein.
Kommuniziere Wetterprüfung und mögliche Routenänderungen spätestens am Vorabend. Am Start brauchen alle eine Routenkarte und ein Briefing; Warnwesten, Funkgeräte oder Megafone müssen vor Beginn auf Vollständigkeit und Funktion geprüft werden.

Häufige Fragen

Wie früh muss man eine Diabetes-Fahrradtour anmelden?: Beginne mit Route, Startort und Genehmigungsprüfung etwa 8 bis 12 Wochen vor dem Termin. Die Anmeldung sollte spätestens 4 bis 6 Wochen vorher geöffnet werden, damit medizinische Hinweise und Ernährungswünsche noch ausgewertet werden können.
Was muss bei einer Diabetes-Fahrradtour medizinisch vorbereitet werden?: Sammle bei der Anmeldung freiwillig medizinische Hinweise und kläre, wie Notfälle gemeldet werden. Lege mindestens eine zentrale Notrufnummernliste, feste Ruhepunkte und ein Verfahren für die Kommunikation mit Begleitfahrzeugen fest.
Wie viele Helfer braucht eine Diabetes-Fahrradtour?: Die Zahl hängt von Strecke und Teilnehmenden ab, aber plane für jede Verkehrsquerung mindestens eine eingewiesene Person und zusätzlich ein eigenes Team für Anmeldung und Pannenhilfe ein. Die endgültige Einteilung sollte mindestens 2 Wochen vor der Tour feststehen.
Wann prüft man das Wetter und informiert über eine Routenänderung?: Prüfe die Wettervorhersage am Vorabend und nochmals am Veranstaltungsmorgen. Eine notwendige Änderung sollte sofort über den vereinbarten Kommunikationsweg mitgeteilt und beim Briefing am Start wiederholt werden.

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