Zo organiseer je een debatavond zonder tijdsdruk

Begin een debatavond niet met de catering, maar met het onderwerp, de gespreksvorm en de mensen die het debat dragen. Leg daarna de locatie, debatleider en panelleden vast, zodat je het programma op tijd kunt afronden. Verzamel vragen vooraf en plan een volledige technische test; microfoons, beamer en kabels veroorzaken vaak de laatste vertraging. Op de dag zelf werk je van zaalopstelling naar techniek, ontvangst en catering, met ruimte voor een korte uitloop.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Debatonderwerp vaststellen
2 personen
3
Debatleider vastleggen
4
Panelleden uitnodigen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Programma definitief maken
2 personen
9
Vragen voor debat verzamelen
2 personen
10
Techniek testen
2 personen
11
Catering bestellen
12
Benodigdheden controleren
2 personen
13
Route en zaalbordjes maken
14
Programma's afdrukken
15
Naamkaartjes voorbereiden
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Eten en drinken koelen
2 personen
18
Sandwiches voorbereiden
3 personen
19
Zaal openen
2 personen
20
Tafels opstellen
3 personen
21
Stoelen opstellen
3 personen
22
Debatopstelling klaarzetten
2 personen
23
Beamer en scherm plaatsen
2 personen
24
Microfoons aansluiten
2 personen
25
Techniek volledig testen
2 personen
26
Koffiepunt inrichten
2 personen
27
Hapjes klaarzetten
2 personen
28
Ontvangsttafel inrichten
2 personen

Event

29
Gasten ontvangen
3 personen
30
Programma's uitdelen
2 personen
31
Debatavond openen
32
Tijd en microfoons bewaken
2 personen
33
Koffiepauze serveren
3 personen
34
Dranken bijvullen
2 personen
35
Publieksvragen verzamelen
2 personen
36
Lichte maaltijd serveren
4 personen
37
Tweede debatronde begeleiden
2 personen
38
Afsluiting verzorgen
39
Gasten uitgeleiden
2 personen

Nazorg

40
Apparatuur uitschakelen
2 personen
41
Servies verzamelen
3 personen
42
Afval verzamelen
2 personen
43
Zaal opruimen
4 personen
44
Servies afwassen
2 personen
45
Zaal schoonmaken
3 personen
46
Materialen veilig opbergen
2 personen
47
Huurmaterialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 90
Tafelsaantal 10
Spreektafel
Katheder
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
Luidsprekersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
HDMI-kabelaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Presentatieklikker
Digitale timer

Servies

Drinkglazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Thermoskannenaantal 5
Waterkannenaantal 8
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3

Decoratie

Tafelkledenaantal 10
Zaalbordjesaantal 8

Kantoorbenodigdheden

Naamkaarthoudersaantal 8
Pennenaantal 30
Notitieblokkenaantal 30
Flip-over
Flip-overstiftenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilaantal 2
Emmersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de technische test minstens 60 minuten vóór de inloop. Test niet alleen beeld en geluid, maar ook de HDMI-kabel, presentatieklikker, digitale timer en elke draadloze microfoon afzonderlijk.
Laat het programma uiterlijk 7 dagen vóór de debatavond definitief zijn. Dan kun je programma’s afdrukken, naamkaartjes voorbereiden en panelleden nog wijzigingen doorgeven.
Zet de zaal minimaal 90 minuten voor aanvang klaar. Plaats eerst tafels, stoelen en de debatopstelling; zet daarna beamer, scherm, luidsprekers en microfoonstandaards neer.
Verzamel dieetwensen tot uiterlijk 5 dagen vóór het evenement en bestel de catering op basis van het definitieve aantal aanmeldingen. Koel eten en drinken vóór de eerste bezoekers binnenkomen.
Maak naast een route naar de zaal ook bordjes voor registratie, garderobe en toiletten. Leg pennen, naamkaartjes en de definitieve vragen op één ontvangstpunt, zodat bezoekers niet door de zaal hoeven te zoeken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een debatavond organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Reserveer eerst de locatie en leg onderwerp, debatleider en panelleden vast; verstuur de uitnodigingen daarna uiterlijk 3 weken voor de avond.
Hoeveel tijd heb je nodig om een debatavond klaar te zetten?: Reken op minimaal 90 minuten voor de zaal en techniek, plus 60 minuten voor de volledige test. Open de zaal dus ongeveer 2,5 uur vóór de start als dezelfde ploeg ook beeld, geluid en catering verzorgt.
Hoeveel panelleden heb je nodig voor een debatavond?: Voor een overzichtelijk debat werken meestal 3 tot 5 panelleden goed. Reserveer daarnaast 1 debatleider en bereid vooraf minstens 10 publieks- of inhoudelijke vragen voor.
Wanneer moet je de catering voor een debatavond bestellen?: Bestel de catering ongeveer 7 dagen vooraf en geef dieetwensen en het definitieve aantal door zodra de aanmeldingen sluiten. Plan het koelen en klaarzetten van sandwiches, koffie en water minstens 30 minuten vóór de inloop.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.