Zo organiseer je een debatavond zonder tijdverlies

Begin een debatavond niet met de uitnodiging, maar met een scherpe stelling en een format dat binnen de beschikbare tijd past. Leg daarna de rolverdeling vast: debatleider, jury, sprekers en vrijwilligers. Reserveer de zaal, catering en techniek zodra de datum staat; vooral microfoons en geluidscontrole worden vaak te laat geregeld. Werk vervolgens toe naar één gecontroleerde deelnemerslijst, een helder programma en een zaal die vóór binnenkomst van het publiek klaarstaat.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Thema en debatstelling vastleggen
2 personen
2
Debatformat en tijdschema opstellen
2 personen
3
Debatleider en jury benaderen
2 personen
4
Sprekers uitnodigen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldformulier openen
7
Locatie en zaal reserveren
8
Catering reserveren
9
Techniek en microfoons reserveren
10
Promotietekst en programma maken
2 personen
11
Promotie online publiceren
12
Aanmeldingen verwerken
13
Dieetwensen verzamelen
14
Sprekersinformatie versturen
15
Vragen van bezoekers verzamelen
16
Aanmeldingen en dieetwensen controleren
17
Naambadges en programma's printen
2 personen
18
Debatvragen en stemkaarten printen
19
Boodschappen doen
2 personen
20
Apparatuur en materialen verzamelen
2 personen
21
Sprekers en vrijwilligers bevestigen
22
Zaal en toiletten controleren
2 personen
23
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
24
Podiumtafel en spreekplaatsen inrichten
2 personen
25
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
26
Microfoons en presentatie testen
2 personen
27
Verlichting en bewegwijzering plaatsen
2 personen
28
Registratietafel inrichten
2 personen
29
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
30
Dranken koud zetten
2 personen
31
Hapjes en broodjes klaarzetten
3 personen
32
Briefing voor vrijwilligers geven
3 personen

Event

33
Sprekers ontvangen
2 personen
34
Bezoekers registreren
3 personen
35
Programma en badges uitdelen
2 personen
36
Koffie, thee en water serveren
2 personen
37
Debat openen en regels toelichten
38
Tijd en spreekbeurten bewaken
2 personen
39
Publieksvragen verzamelen
2 personen
40
Hapjes en dranken bijvullen
2 personen
41
Pauze verzorgen
3 personen
42
Stemkaarten uitdelen en innemen
2 personen
43
Debat afsluiten en uitslag bekendmaken
44
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

45
Restanten gekoeld opbergen
2 personen
46
Afval verzamelen en scheiden
3 personen
47
Servies en glazen afwassen
3 personen
48
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
49
Tafels en stoelen terugplaatsen
4 personen
50
Zaal en toiletten schoonmaken
3 personen
51
Decoratie en bewegwijzering verwijderen
2 personen
52
Materialen inventariseren en inpakken
2 personen
53
Apparatuur en materialen retourneren
2 personen
54
Bedankbericht aan sprekers sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 65
Tafelsaantal 8
Podiumtafel
Spreektafelsaantal 2
Registratietafel
Krukkenaantal 6

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
Geluidsmixer
Luidsprekersaantal 2
Laptop
Projector
Projectiescherm
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Oplaadbare batterijenaantal 12

Servies

Koffiekopjesaantal 65
Glazenaantal 65
Bordenaantal 65
Besteksetsaantal 65

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Serveerbladenaantal 6
Scharenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Tangenaantal 4
Schenkkanaantal 3

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Naamkaarthoudersaantal 8
Vlaggenlijnaantal 4

Verlichting

LED-lampenaantal 4
Lichtkabelsaantal 2

Catering

Naambadgesaantal 70
Programmaflyersaantal 70
Stemkaartenaantal 70
Pennenaantal 30
Notitieblokkenaantal 10
Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezem en blikaantal 2
Dweilsetsaantal 2
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12
Toiletborstelsaantal 2

Tips

Plan eerst het format en tijdschema. Reserveer per spreker een vaste spreektijd en houd 10 tot 15 minuten over voor vragen uit de zaal en de afronding door de jury.
Benader debatleider, jury en sprekers vroeg in hetzelfde schema. Stuur sprekersinformatie uiterlijk 7 dagen vooraf, zodat zij weten welke stelling, spreektijd en praktische afspraken gelden.
Open het aanmeldformulier zodra locatie en programma vaststaan. Controleer 2 dagen voor de avond het aantal deelnemers, dieetwensen en de benodigde aantallen stoelen, badges en programma’s.
Test de geluidsinstallatie vóór de deuren opengaan. Controleer draadloze microfoons, microfoonstatieven, geluidsmixer, luidsprekers, laptop en projector; leg ook verlengkabels, stekkerdozen en batterijen klaar.
Richt de zaal in op de publieksstroom: registratietafel bij de ingang, podiumtafel en spreekplaatsen vooraan, en stoelen met zicht op het projectiescherm. Zet koffie, water en catering pas klaar nadat de techniek is getest, zodat kabels en apparatuur vrij blijven.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een debatavond organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf. Reserveer in de eerste 2 weken de locatie, techniek en catering en geef sprekers daarna voldoende tijd om hun deelname te bevestigen.
Hoeveel tijd reserveer je per spreker tijdens een debatavond?: Reken meestal 5 tot 8 minuten per openingsbijdrage en 2 tot 3 minuten per reactie. Plan daarnaast minstens 10 minuten voor publieksvragen en 5 minuten voor de slotronde.
Wanneer controleer je aanmeldingen en dieetwensen?: Verwerk aanmeldingen doorlopend en maak 2 dagen voor het debat een definitieve controle. Geef het definitieve aantal deelnemers en de dieetwensen daarna direct door aan de catering.
Wanneer test je microfoons en de projector?: Test alle techniek minimaal 60 minuten voor de inloop. Controleer iedere microfoon afzonderlijk, speel de presentatie af en houd reservebatterijen, verlengkabels en stekkerdozen binnen handbereik.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.