Een dansworkshop organiseren: zo pak je het aan

Begin met de zaal en de dansdocent; die bepalen de datum, groepsgrootte en inhoud van je workshop. Werk daarna het programma uit en verstuur uitnodigingen, zodat je op tijd weet hoeveel deelnemers je ontvangt en welke dieetwensen er zijn. Regel muziek, materialen en vrijwilligers vóór de opbouwdag. Op de dag zelf draait alles om een vrije, veilige vloer, getest geluid en een registratiepunt waar deelnemers snel worden ontvangen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Zaal reserveren
2
Dansdocent vastleggen
3
Workshopprogramma maken
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Deelnemers bevestigen
8
Muziekrechten controleren
9
Muziek afspeellijst maken
10
Vrijwilligers indelen
11
Deelnemersinformatie versturen
12
Aanwezigheidslijst printen
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Materialen verzamelen
2 personen
15
Luidspreker testen
2 personen
16
Zaal en vloer inspecteren
2 personen
17
Vloer vrijmaken
3 personen
18
Tafels opstellen
3 personen
19
Stoelen klaarzetten
3 personen
20
Registratietafel inrichten
2 personen
21
Geluid en muziek opstellen
2 personen
22
Dranken en snacks klaarzetten
2 personen
23
Versiering ophangen
2 personen
24
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

25
Deelnemers ontvangen
3 personen
26
Aanwezigheid registreren
2 personen
27
Workshopprogramma toelichten
28
Dansinstructie begeleiden
2 personen
29
Pauzedranken serveren
2 personen
30
Dranken bijvullen
31
Muziek bedienen
32
Vrije danssessie begeleiden
2 personen
33
Avondbuffet klaarzetten
3 personen
34
Avondbuffet serveren
3 personen
35
Open dansvloer begeleiden
2 personen
36
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

37
Apparatuur uitschakelen
2 personen
38
Servies verzamelen
3 personen
39
Afval verzamelen
2 personen
40
Servies afwassen
2 personen
41
Zaal schoonmaken
3 personen
42
Meubilair terugplaatsen
3 personen
43
Decoratie verwijderen
2 personen
44
Materialen controleren
2 personen
45
Geleende spullen retourneren
2 personen
46
Overgebleven eten opslaan
47
Deelnemersbedankje versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 36
Kledingrekkenaantal 2
Tafelkledenaantal 6

Apparatuur

Actieve luidsprekeraantal 2
Audiomixer
Microfoon
Microfoonstandaard
Audiokabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Verlengsnoerenaantal 4

Sportmateriaal

Dansmattenaantal 12
Oefenlintenaantal 30
Conesaantal 12
Spiegelsaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 40
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40
Schaaltjesaantal 8

Keuken

Waterkannenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Opscheplepelsaantal 6

Decoratie

Ballonnenaantal 50
Slingersaantal 6
Plakbandaantal 4

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 4

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Afvalbakkenaantal 4

Kantoor

Aanwezigheidsformulierenaantal 40
Naamstickersaantal 40
Balpennenaantal 10
Clipboardsaantal 4
Programmafoldersaantal 40

Tips

Reserveer de zaal voordat je inschrijvingen opent en controleer of de vloer groot genoeg is voor de verwachte groep. Inspecteer de vloer op de dag zelf nogmaals en zet tafels, stoelen en andere obstakels buiten het dansvlak.
Leg het workshopprogramma uiterlijk één week vooraf vast met de dansdocent. Plan naast de dansblokken ook pauzes, ontvangst en tijd voor het opruimen van materialen.
Sluit de aanmeldingen enkele dagen voor de workshop en stuur daarna één deelnemersbericht met starttijd, kledingadvies, bereikbaarheid en eventuele dieetwensen. Print de aanwezigheidslijst op de ochtend zelf, zodat wijzigingen nog kunnen worden verwerkt.
Test de actieve luidspreker, audiomixer, microfoon, kabels en stroomaansluitingen vóór de deelnemers arriveren. Controleer ook of de gekozen muziek publiekelijk mag worden gebruikt en bewaar een afspeellijst offline als reserve.
Richt een registratietafel in bij de ingang en zet water, bekers en snacks pas klaar nadat de vloer is vrijgemaakt. Instrueer vrijwilligers over ontvangst, aanwezigheidsregistratie en de plek van dansmatten, oefenlinten en andere materialen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een dansworkshop organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met de zaal en dansdocent. Verstuur uitnodigingen ongeveer 4 weken voor de workshop en sluit de inschrijving enkele dagen voor de start.
Hoeveel ruimte heb je nodig voor een dansworkshop?: Reken bij een actieve workshop op ongeveer 3 tot 4 vierkante meter vrije vloer per deelnemer. Voor 20 deelnemers heb je dus circa 60 tot 80 vierkante meter nodig, exclusief registratie, catering en opslag.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig bij een dansworkshop?: Voor maximaal 20 deelnemers zijn meestal 2 vrijwilligers praktisch: één bij de registratie en één voor materialen, catering en vragen. Voeg bij grotere groepen ongeveer 1 vrijwilliger per 15 extra deelnemers toe.
Wanneer test je het geluid voor een dansworkshop?: Test luidspreker, mixer, microfoon en kabels minimaal 60 minuten voor ontvangst. Houd een tweede audiokabel en een offline afspeellijst achter de hand, zodat een technisch probleem niet je eerste workshopblok vertraagt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.