Zo organiseer je een dansworkshop zonder last-minute stress

Begin met de locatie en de dansdocent: zonder vrije dansvloer en passende begeleiding kun je het programma niet betrouwbaar plannen. Bepaal daarna de duur, het niveau en het maximumaantal deelnemers, zodat je inschrijfformulier en communicatie duidelijk zijn. Regel betalingen en dieetwensen uiterlijk een week vooraf en controleer de deelnemerslijst opnieuw. Op de dag zelf draait het vooral om een vrije, geventileerde ruimte, geteste geluidsapparatuur en een ontvangsttafel waar registratie snel verloopt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Dansdocent vastleggen
3
Workshopprogramma bepalen
2 personen
4
Aanmeldformulier maken
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Deelnemerslijst controleren
9
Betalingen controleren
10
Muziek selecteren
2 personen
11
Muziek offline opslaan
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Materialen controleren
2 personen
14
Deelnemers herinneren

Event

15
Locatie openen
2 personen
16
Ruimte ventileren
2 personen
17
Dansvloer vrijmaken
3 personen
18
Tafels opstellen
3 personen
19
Stoelen opstellen
3 personen
20
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
21
Muziek testen
2 personen
22
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
23
Dranken koud zetten
2 personen
24
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
25
Deelnemers ontvangen
3 personen
26
Aanwezigheid registreren
2 personen
27
Workshop introduceren
28
Dansinstructie geven
2 personen
29
Pauzes begeleiden
2 personen
30
Hapjes serveren
2 personen
31
Dranken bijvullen
2 personen
32
Vrij dansmoment begeleiden
2 personen
33
Afscheid en feedbackkaart uitdelen
2 personen

Nazorg

34
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
35
Servies verzamelen
2 personen
36
Afval verzamelen
2 personen
37
Servies afwassen
2 personen
38
Ruimte schoonmaken
3 personen
39
Meubilair terugplaatsen
3 personen
40
Materialen inpakken
2 personen
41
Locatie afsluiten
2 personen
42
Geleende spullen retourneren
43
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Stoelenaantal 40
Ontvangsttafel
Garderoberekaantal 2
Afvalbakkenaantal 4

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 50
Koffiekopjesaantal 40
Theekopjesaantal 40
Bordenaantal 50
Besteksetsaantal 50
Serveerbladenaantal 4

Apparatuur

Draadloze microfoon
Bluetoothspeakeraantal 2
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Laptop
Telefoonopladeraantal 2
Muziekback-up USB-stick

Verlichting

Sfeerlampenaantal 6
LED-lichtsnoerenaantal 3

Sportmateriaal

Dansmattenaantal 40
Handdoekenaantal 40
Waterkannenaantal 6
Pionnenaantal 12

Decoratie

Welkomstbord
Richtingpijlenaantal 6
Tafelkledenaantal 6
Naamstickersaantal 50

Kantoor

Registratieformulierenaantal 50
Pennenaantal 20
Feedbackkaartenaantal 50
Plakbandaantal 2
Schrijfblokkenaantal 10

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilaantal 2
Emmersaantal 2
Afwasbakkenaantal 2

Catering

Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Schenkkannenaantal 4
Boodschappen

Tips

Plan de workshop in blokken van ongeveer 60 tot 90 minuten en houd ruimte voor een korte pauze. Zo kan de docent de intensiteit aanpassen zonder dat het programma uitloopt.
Sla de muziek offline op en test laptop, Bluetoothspeaker, draadloze microfoon, verlengsnoeren en stekkerdozen minimaal één dag vooraf. Neem ook een muziek-back-up op een USB-stick mee.
Maak de dansvloer volledig vrij voordat je tafels en stoelen opstelt. Reserveer voor iedere deelnemer genoeg bewegingsruimte en leg dansmatten, handdoeken en waterkannen klaar voordat de ontvangst begint.
Stuur de deelnemers uiterlijk 48 uur vooraf een herinnering met starttijd, adres, kledingadvies en eventuele parkeerinformatie. Vermeld ook wanneer zij aanwezig moeten zijn voor registratie.
Richt de ontvangsttafel 30 minuten voor aanvang in met registratieformulieren, pennen, naamstickers en een welkomstbord. Zet dranken, koffie en thee pas klaar nadat de registratieplek en looproute naar de dansvloer vrij zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een dansworkshop meestal?: Reken voor een losse workshop op 60 tot 90 minuten, met eventueel 10 tot 15 minuten pauze. Plan daarnaast minstens 30 minuten voor ontvangst en 30 minuten voor opruimen.
Wanneer moet ik een dansdocent boeken?: Leg de docent bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast, zodra de datum en locatie bekend zijn. Vraag meteen naar het niveau, de groepsgrootte en de benodigde geluidsapparatuur.
Hoeveel deelnemers passen in een dansworkshop?: Bepaal het maximum op basis van de vrije dansvloer, niet van het aantal stoelen. Houd per deelnemer ongeveer 2 tot 3 vierkante meter vrij en tel tafels, garderoberekken en ontvangstmeubilair niet mee in dat oppervlak.
Wanneer stuur ik de deelnemers een herinnering?: Stuur de praktische herinnering 48 uur voor de workshop en controleer de deelnemerslijst opnieuw op de dag zelf. Neem openstaande betalingen en dieetwensen uiterlijk 7 dagen vooraf door.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.