Zo organiseer je een dansworkshop zonder last-minute stress

Begin met de danszaal, de docent en het programma; die drie bepalen de rest van je planning. Open daarna de inschrijving en verzamel meteen dieetwensen, contactgegevens en praktische informatie van deelnemers. Plan tijd voor muziek, geluidsapparatuur, yogamatten en de inrichting van de zaal. Op de dag zelf werkt een vaste volgorde het prettigst: zaal controleren, dansvloer vrijmaken, techniek testen, deelnemers registreren en pas daarna de workshop starten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Danszaal reserveren
2
Dansdocent vastleggen
3
Workshopprogramma bepalen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldformulier openen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Deelnemerslijst bijwerken
9
Deelnemersinformatie versturen
10
Muziek en oefeningen voorbereiden
2 personen
11
Muziekbestanden offline opslaan
12
Boodschappenlijst controleren
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Hapjes voorbereiden
3 personen
15
Naambadges voorbereiden
2 personen
16
Deelnemersmappen klaarleggen
2 personen
17
Locatiesleutels ophalen
18
Materialen naar locatie brengen
3 personen
19
Zaal controleren
2 personen
20
Dansvloer vrijmaken
3 personen
21
Tafels opstellen
3 personen
22
Stoelen langs de wand plaatsen
3 personen
23
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
24
Muziek en microfoon testen
2 personen
25
Yogamatten klaarleggen
3 personen
26
Registratietafel inrichten
2 personen
27
Dranken koud zetten
2 personen
28
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
29
Hapjes uitstallen
2 personen

Event

30
Ontvangsttafel bemannen
2 personen
31
Deelnemers registreren
2 personen
32
Naambadges uitdelen
33
Deelnemers naar de zaal begeleiden
2 personen
34
Welkomstuitleg geven
35
Warming-up begeleiden
36
Basispassen demonstreren
37
Danscombinatie aanleren
38
Pauzedranken serveren
2 personen
39
Dranken bijvullen
40
Hapjes serveren
2 personen
41
Tweede dansblok begeleiden
42
Groepschoreografie oefenen
43
Vrij dansmoment begeleiden
2 personen
44
Cooling-down begeleiden
45
Bedankje en afsluiting verzorgen
2 personen
46
Deelnemers veilig uitgeleiden
2 personen

Nazorg

47
Gebruikte bekers verzamelen
2 personen
48
Eten en drinken opruimen
2 personen
49
Yogamatten reinigen
2 personen
50
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
51
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
52
Afval scheiden en afvoeren
2 personen
53
Zaal vegen en dweilen
3 personen
54
Toiletten controleren
55
Materialen terugbrengen
3 personen
56
Geleende spullen retourneren
2 personen
57
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 60
Tafelsaantal 6
Kapstokkenaantal 2
Registratietafel

Apparatuur

Draadloze speakersaantal 2
Draadloze microfoon
Audioverbindingskabelsaantal 3
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Sportmateriaal

Yogamattenaantal 50
Handdoekenaantal 10
Waterdispensersaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 70
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Schenkkanenaantal 6
Serveerbladenaantal 6

Keuken

Koffiethermoskannenaantal 4
Theepottenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Serveertangenaantal 4

Decoratie

Naambadgehoudersaantal 60
Pijlbordenaantal 8
Tafelkledenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma uiterlijk twee weken vooraf vast en vermeld per onderdeel de duur, het niveau en eventuele pauzes. Zo weet je hoeveel tijd de docent, muziek en zaalindeling nodig hebben.
Sluit de aanmeldingen enkele dagen voor de workshop en werk daarna de deelnemerslijst bij. Stuur deelnemersinformatie uiterlijk 48 uur vooraf, inclusief aanvangstijd, kledingadvies, bereikbaarheid en wat zij zelf moeten meenemen.
Test muziek, microfoon en speakers vóór de ontvangst van deelnemers. Sla muziekbestanden offline op en leg audioverbindingskabels, verlengsnoeren en stekkerdozen klaar; wifi of een ontbrekende kabel zorgt anders snel voor vertraging.
Maak de dansvloer volledig vrij en plaats stoelen langs de wand in plaats van midden in de zaal. Zet yogamatten, waterdispensers, bekers en handdoeken klaar voordat de eerste oefening begint.
Richt een aparte registratietafel in met naambadgehouders en deelnemersmappen. Haal locatiesleutels en breng materialen minimaal 60 minuten voor aanvang naar de zaal, zodat je nog tijd hebt voor een geluidscheck en een laatste controle.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een dansworkshop organiseren?: Reserveer de danszaal en leg de docent bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Open de inschrijving daarna direct en sluit die 3 tot 5 dagen voor de workshop, zodat je de deelnemerslijst en catering kunt afronden.
Hoeveel ruimte heb je nodig voor een dansworkshop?: Houd voor actieve dans ongeveer 3 tot 4 vierkante meter vrije vloer per deelnemer aan. Bij 20 deelnemers heb je dus circa 60 tot 80 vierkante meter vrije dansruimte nodig, naast ruimte voor registratie, stoelen en materialen.
Wanneer test je de muziek en microfoon voor een dansworkshop?: Doe de technische test minimaal 45 tot 60 minuten voor aanvang. Controleer volume, verstaanbaarheid, kabels en een offline muziekbestand voordat deelnemers binnenkomen.
Wat moet je klaarzetten voor deelnemers aan een dansworkshop?: Leg naambadges, deelnemersmappen, water, herbruikbare bekers, handdoeken en yogamatten klaar vóór de registratie opent. Zet stoelen langs de wand en zorg dat de dansvloer volledig vrij blijft.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.