Cómo organizar un taller de danza sin perderte en los detalles

Un taller de danza se organiza mejor en cuatro bloques: cerrar la sala y el profesor, definir el programa, gestionar las inscripciones y preparar el espacio. Empieza por la duración, el nivel y el número máximo de participantes; esas decisiones determinan las necesidades de la pista, las sillas y las esterillas. Después confirma la música, la alimentación y la información que recibirá cada persona. El día del taller, reserva al menos 90 minutos para revisar la sala, montar el sonido y despejar la pista.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Reservar el salón de baile
2
Contratar profesor de baile
3
Definir el programa del taller
2 personas
4
Enviar invitaciones
2 personas
5
Abrir el formulario de inscripción
6
Gestionar inscripciones
7
Recoger preferencias dietéticas
8
Actualizar la lista de participantes
9
Enviar información a los participantes
10
Preparar la música y los ejercicios
2 personas
11
Guardar los archivos de música sin conexión
12
Comprobar la lista de la compra
13
Hacer la compra
2 personas
14
Preparar aperitivos
3 personas
15
Preparar acreditaciones
2 personas
16
Preparar las carpetas de los participantes
2 personas
17
Recoger las llaves del recinto
18
Llevar materiales al lugar
3 personas
19
Comprobar la sala
2 personas
20
Despejar la pista de baile
3 personas
21
Montar mesas
3 personas
22
Colocar sillas a lo largo de la pared
3 personas
23
Conectar el equipo de sonido
2 personas
24
Probar la música y el micrófono
2 personas
25
Preparar las esterillas de yoga
3 personas
26
Montar la mesa de registro
2 personas
27
Enfriar las bebidas
2 personas
28
Preparar café y té
2 personas
29
Montar aperitivos
2 personas

Evento

30
Atender la mesa de recepción
2 personas
31
Registrar a los participantes
2 personas
32
Repartir acreditaciones
33
Acompañar a los participantes al salón
2 personas
34
Dar la explicación de bienvenida
35
Guiar el calentamiento
36
Demostrar los pasos básicos
37
Enseñar una combinación de baile
38
Servir bebidas del descanso
2 personas
39
Rellenar las bebidas
40
Servir aperitivos
2 personas
41
Coordinar el segundo bloque de baile
42
Practicar la coreografía grupal
43
Dirigir el momento de baile libre
2 personas
44
Guiar la vuelta a la calma
45
Organizar el agradecimiento y el cierre
2 personas
46
Despedir a los participantes con seguridad
2 personas

Seguimiento

47
Recoger vasos usados
2 personas
48
Recoger comida y bebida
2 personas
49
Limpiar las esterillas de yoga
2 personas
50
Apagar el equipo de sonido
2 personas
51
Recoger mesas y sillas
4 personas
52
Separar y desechar los residuos
2 personas
53
Barr er y fregar el suelo del salón
3 personas
54
Comprobar los baños
55
Devolver los materiales
3 personas
56
Devolver los objetos prestados
2 personas
57
Guardar el stock sobrante
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 60
Mesascant. 6
Percheroscant. 2
Mesa de registro

Equipo

Altavoces inalámbricoscant. 2
Micrófono inalámbrico
Cables de conexión de audiocant. 3
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4

Material deportivo

Esterillas de yogacant. 50
Toallascant. 10
Dispensadores de aguacant. 2

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 70
Platoscant. 70
Cubiertoscant. 70
Jarrascant. 6
Bandejas de serviciocant. 6

Cocina

Termos de cafécant. 4
Teterascant. 3
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3
Cuchillos de cocinacant. 3
Pinzas de servircant. 4

Decoración

Portanombrescant. 60
Carteles direccionalescant. 8
Mantelescant. 6

Limpieza

Papeleracant. 4
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3

Catering

Compras

Consejos

Cierra la sala y al profesor antes de abrir las inscripciones. Define por escrito la duración, el nivel, el programa y el límite de plazas para que nadie se apunte con expectativas equivocadas.
Abre el formulario con al menos 3 semanas de antelación y pide las preferencias dietéticas en el mismo paso. Actualiza la lista de participantes cada pocos días y envía la información final 3 días antes.
Guarda la música y los ejercicios sin conexión en al menos dos dispositivos. Prueba los altavoces, el micrófono, los cables y el volumen completo antes de que llegue el grupo; depender del wifi suele fallar justo al empezar.
Calcula el montaje por zonas: mesa de registro y acreditaciones en la entrada, sillas a lo largo de la pared y pista completamente despejada. Comprueba también dónde colocar agua, toallas, esterillas y papeleras sin bloquear el paso.
Haz la compra y prepara los aperitivos como máximo el día anterior, especialmente si hay restricciones alimentarias. Recoge las llaves con tiempo y llega 90 minutos antes para comprobar el suelo, la iluminación, la temperatura y las salidas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un taller de danza?: Empieza entre 3 y 4 semanas antes. Ese margen permite reservar la sala, contratar al profesor, abrir inscripciones, comprar materiales y enviar la información final 3 días antes.
¿Cuánto tiempo hace falta para montar un taller de danza?: Reserva al menos 90 minutos antes de la llegada de los participantes. En ese tiempo puedes despejar la pista, colocar las sillas, montar la mesa de registro, conectar el sonido y preparar las esterillas.
¿Cuándo debo probar la música y el micrófono?: Haz una prueba completa el mismo día, antes de abrir la sala, y comprueba también los archivos sin conexión. Lleva una segunda copia de la música para no depender de internet ni de un único dispositivo.
¿Qué información pedir en el formulario de inscripción?: Pide nombre, datos de contacto, nivel de danza, necesidades de movilidad y preferencias dietéticas. Cierra el formulario entre 3 y 5 días antes para poder actualizar la lista, preparar acreditaciones y ajustar los aperitivos.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.