Zo organiseer je een dansvereniging open dag

Begin met de danszalen, het programma en de docenten: die drie bepalen hoeveel bezoekers je aankunt en hoe de dag loopt. Plan daarna de workshopindeling, demonstraties en dansavond, zodat je op tijd een duidelijk programma kunt publiceren. Regel registratie, vrijwilligers en bewegwijzering uiterlijk in de laatste twee weken. Op de dag zelf draait veel om een snelle ontvangst, goed geteste muziek en een zaalwissel zonder zoeken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Danszalen reserveren
2
Programma van de dag maken
2 personen
3
Docenten voor workshops vastleggen
2 personen
4
Workshopindeling bepalen
2 personen
5
Aanmeldformulier publiceren
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Open dag online aankondigen
8
Aanmeldingen verwerken
9
Dieetwensen verzamelen
10
Aanmeldingen bevestigen
11
Vrijwilligers indelen
2 personen
12
Contactgegevens docenten verzamelen
13
Muziek voor workshops verzamelen
2 personen
14
Muziek voor dansavond samenstellen
2 personen
15
Dansdemonstraties bevestigen
16
Plattegrond van zalen maken
17
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
18
Registratielijsten printen
19
Programmafolders printen
2 personen
20
Route- en zaalbordjes maken
2 personen
21
Voorraad controleren
2 personen
22
Boodschappen doen
2 personen
23
Koelboxen vullen
2 personen
24
Hapjes voorbereiden
3 personen

Event

25
Registratietafel klaarzetten
2 personen
26
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
27
Dansvloer controleren
2 personen
28
Apparatuur aansluiten
2 personen
29
Muziek testen
2 personen
30
Versiering ophangen
3 personen
31
Programmafolders klaarleggen
2 personen
32
Naamkaartjes klaarleggen
33
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
34
Hapjes klaarzetten
3 personen
35
Dranken koud zetten
2 personen
36
Vrijwilligers instrueren
2 personen
37
Docenten ontvangen
2 personen
38
Bezoekers registreren
3 personen
39
Programma uitleggen
2 personen
40
Proeflessen begeleiden
6 personen
41
Dansdemonstraties begeleiden
4 personen
42
Hapjes serveren
3 personen
43
Dranken bijvullen
2 personen
44
Koffie en thee bijvullen
2 personen
45
Inschrijvingen beantwoorden
2 personen
46
Nieuwe leden informeren
2 personen
47
Dansavond begeleiden
3 personen
48
Muziek bedienen
49
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

50
Afval verzamelen
3 personen
51
Servies afwassen
3 personen
52
Drankvoorraad opruimen
2 personen
53
Decoratie verwijderen
3 personen
54
Meubilair terugplaatsen
4 personen
55
Apparatuur afkoppelen
2 personen
56
Zalen schoonmaken
4 personen
57
Toiletten controleren
2 personen
58
Gevonden voorwerpen verzamelen
59
Materialen inventariseren
2 personen
60
Materialen retourneren
2 personen
61
Overgebleven eten verdelen
2 personen
62
Aanmeldgegevens archiveren
63
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 80
Registratietafel
Statafelsaantal 6
Kapstokkenaantal 4

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 120
Herbruikbare koffiekopjesaantal 60
Herbruikbare bordenaantal 120
Herbruikbaar bestekaantal 120
Serveerkommenaantal 12
Serveerschalenaantal 12
Schenkkanenaantal 6
Thermoskannenaantal 6

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonaantal 2
Laptop
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadkabelsaantal 4

Sportmateriaal

Dansmattenaantal 30
Handdoekenaantal 40
Waterflessenaantal 40

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Slingersaantal 10
Plakbandaantal 6
Naamkaartjesaantal 120
Pennenaantal 20
Programmafoldersaantal 120
Richtingbordjesaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Serveertangenaantal 6
Openersaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Toiletborstelsaantal 4

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Staande lampenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de danszalen voordat je workshops aanbiedt. Maak per zaal een tijdschema met minimaal 10 minuten wisseltijd; die ruimte heb je nodig voor opruimen, water drinken en het binnenlaten van de volgende groep.
Leg docenten en demonstraties vroeg vast en verzamel hun contactgegevens in één overzicht. Vraag uiterlijk één week vooraf de workshopmuziek op, zodat je geen bestanden of aansluitingen op het laatste moment hoeft te zoeken.
Open de aanmeldingen met een formulier waarin je workshopkeuzes en dieetwensen vraagt. Bevestig elke aanmelding binnen 3 werkdagen en maak per workshop een registratielijst met een reservelijst zodra een groep vol is.
Zet de ontvangst in als een apart onderdeel van de planning. Richt de registratietafel minstens 45 minuten voor de eerste workshop in met naamkaartjes, pennen, geprinte lijsten en programmafolders; bezoekers moeten direct weten waar ze heen moeten.
Test geluid en stroom in elke zaal vóór de deuren opengaan. Sluit laptop, mengpaneel, actieve speakers en microfoon aan, leg verlengsnoeren en stekkerdozen veilig vast en controleer ook oplaadkabels, waterflessen en handdoeken.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet je een dansvereniging open dag organiseren?: Begin minimaal 8 weken vooraf met het reserveren van de danszalen en het vastleggen van docenten. Publiceer het aanmeldformulier bij voorkeur 4 tot 6 weken voor de open dag, zodat je tijd hebt om groepen en vrijwilligers in te delen.
Hoeveel tijd moet je rekenen voor de opbouw van een dans open dag?: Plan minstens 2 uur voor de opbouw en een extra 45 minuten voor de registratietafel. In die tijd zet je meubels, bewegwijzering en dansmatten klaar en test je per zaal de muziek, microfoon en stroom.
Hoe deel je workshops in tijdens een dansvereniging open dag?: Werk met blokken van ongeveer 45 tot 60 minuten en houd per wissel minimaal 10 minuten vrij. Laat deelnemers vooraf hun voorkeuren aangeven en gebruik de aanmeldingen om groepen per niveau en zaalgrootte te verdelen.
Wanneer bevestig je de aanmelding voor de open dag?: Bevestig iedere aanmelding binnen 3 werkdagen met de gekozen workshops, starttijd, zaalindeling en praktische informatie. Stuur uiterlijk 3 dagen vooraf een laatste bericht met route, programma en wat deelnemers moeten meenemen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.