Organiser une journée portes ouvertes dans un club de danse

Une journée portes ouvertes réussie se construit d’abord autour d’un programme réaliste, puis des inscriptions et de la logistique sur place. Commence par réserver les salles et les enseignants avant d’annoncer les ateliers : les horaires et la capacité des salles déterminent le nombre de participants. Prévois ensuite un accueil distinct, un plan des salles lisible et assez de bénévoles pour orienter les visiteurs. Les démonstrations, la musique et la soirée dansante demandent aussi des vérifications techniques bien avant le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver les salles de danse
2
Préparer le programme de la journée
2 personnes
3
Réserver les enseignants pour les ateliers
2 personnes
4
Déterminer la répartition des ateliers
2 personnes
5
Publier le formulaire d'inscription
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Annoncer la journée portes ouvertes en ligne
8
Traiter les inscriptions
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Confirmer les inscriptions
11
Répartir les bénévoles
2 personnes
12
Collecter les coordonnées des enseignants
13
Rassembler la musique pour les ateliers
2 personnes
14
Composer la musique pour la soirée dansante
2 personnes
15
Confirmer les démonstrations de danse
16
Créer le plan des salles
17
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
18
Imprimer les listes d’inscription
19
Imprimer les programmes
2 personnes
20
Créer les panneaux de route et de salle
2 personnes
21
Vérifier les stocks
2 personnes
22
Faire les courses
2 personnes
23
Remplir les glacières
2 personnes
24
Préparer les en-cas
3 personnes

Événement

25
Préparer la table d'inscription
2 personnes
26
Installer les tables et les chaises
4 personnes
27
Contrôler la piste de danse
2 personnes
28
Brancher l'équipement
2 personnes
29
Tester la musique
2 personnes
30
Suspendre la décoration
3 personnes
31
Préparer les brochures du programme
2 personnes
32
Préparer les badges nominatifs
33
Préparer le café et le thé
2 personnes
34
Préparer les en-cas
3 personnes
35
Mettre les boissons au frais
2 personnes
36
Briefer les bénévoles
2 personnes
37
Accueillir les enseignants
2 personnes
38
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
39
Expliquer le programme
2 personnes
40
Encadrer les cours d’essai
6 personnes
41
Animer les démonstrations de danse
4 personnes
42
Servir des amuse-bouches
3 personnes
43
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
44
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
45
Répondre aux inscriptions
2 personnes
46
Informer les nouveaux membres
2 personnes
47
Encadrer la soirée dansante
3 personnes
48
Gérer la musique
49
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes

Suivi

50
Rassembler les déchets
3 personnes
51
Faire la vaisselle
3 personnes
52
Ranger le stock de boissons
2 personnes
53
Retirer la décoration
3 personnes
54
Remettre le mobilier en place
4 personnes
55
Débrancher l’équipement
2 personnes
56
Nettoyer les salles
4 personnes
57
Vérifier les toilettes
2 personnes
58
Rassembler les objets trouvés
59
Inventorier le matériel
2 personnes
60
Retourner les matériels
2 personnes
61
Distribuer les restes
2 personnes
62
Archiver les données d’inscription
63
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 80
Table d'inscription
Tables hautesqté 6
Porte-manteauxqté 4

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 120
Tasses à café réutilisablesqté 60
Assiettes réutilisablesqté 120
Couverts réutilisablesqté 120
Saladiers de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 6
Thermosqté 6

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphoneqté 2
Ordinateur portable
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Câbles de rechargeqté 4

Matériel de sport

Tapis de danseqté 30
Serviettesqté 40
Bouteilles d'eauqté 40

Décoration

Ballonsqté 100
Guirlandesqté 10
Ruban adhésifqté 6
Badges nominatifsqté 120
Stylosqté 20
Brochures du programmeqté 120
Panneaux d’orientationqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pinces de serviceqté 6
Ouvre-bouteillesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Brosses de toilettesqté 4

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lampadairesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloque les salles et les enseignants avant de publier le formulaire d’inscription. Pour chaque atelier, indique une capacité maximale et garde quelques places pour les ajustements de dernière minute.
Construis le programme en laissant au moins 15 minutes entre deux ateliers qui utilisent la même salle. Ce temps sert à faire sortir le groupe, changer la musique et remettre les tapis ou les chaises en place.
Ferme les inscriptions suffisamment tôt pour traiter les besoins alimentaires, confirmer les participants et imprimer les listes. Une semaine avant l’événement, vérifie les coordonnées des enseignants et répartis les bénévoles par créneau.
Prépare l’accueil avec une table d’inscription, des badges nominatifs, des stylos et les programmes imprimés. Place les panneaux d’orientation à chaque croisement important : une personne qui arrive doit trouver sa salle en moins de deux minutes.
Teste le matériel audio dans chaque salle avant l’ouverture : ordinateur, table de mixage, microphone, câbles, rallonges et multiprises. Prépare la musique des ateliers et de la soirée dansante sur un support de secours, car une connexion internet ne doit pas être nécessaire.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée portes ouvertes de danse ?: Prévois idéalement 6 à 8 semaines. Les réservations de salles et d’enseignants passent en premier, puis viennent les inscriptions, la communication et la préparation du matériel dans les 10 derniers jours.
Quand faut-il fermer les inscriptions aux ateliers de danse ?: Ferme-les environ 7 jours avant la journée portes ouvertes. Tu auras ainsi le temps de confirmer les inscriptions, recueillir les besoins alimentaires et imprimer les listes, les badges et les programmes.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une journée portes ouvertes ?: Compte au minimum 1 bénévole à l’accueil, 1 personne pour orienter les visiteurs et 1 référent par salle active. Ajoute une personne volante dès que plusieurs ateliers ou démonstrations se déroulent en même temps.
Que faut-il tester avant une soirée dansante du club ?: Fais un test complet au moins 2 heures avant le début : branchement de la table de mixage, microphone, enceintes, ordinateur et musique prévue. Vérifie aussi les rallonges, les multiprises et une solution de lecture de secours.

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