Tag der offenen Tür im Tanzverein organisieren
Ein Tag der offenen Tür im Tanzverein braucht einen klaren Ablauf: Interessierte kommen zur Anmeldung, probieren Workshops aus und sehen Tanzvorführungen. Beginne mit den Tanzsälen und dem Tagesprogramm, bevor du Dozenten, Workshop-Einteilung und Anmeldeformular festlegst. Plane außerdem früh, wie viele Helfer, Namensschilder, Programmhefte und Wegweiser du brauchst. Am Veranstaltungstag entscheiden ein besetzter Registrierungstisch, getestete Musiktechnik und gut sichtbare Raumschilder darüber, ob alles ruhig läuft.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Tanzsäle reservieren
- 2
Tagesprogramm erstellen
2 Personen
- 3
Dozenten für Workshops festlegen
2 Personen
- 4
Workshop-Einteilung festlegen
2 Personen
- 5
Anmeldeformular veröffentlichen
- 6
Einladungen verschicken
2 Personen
- 7
Tag der offenen Tür online ankündigen
- 8
Anmeldungen bearbeiten
- 9
Ernährungswünsche erfassen
- 10
Anmeldungen bestätigen
- 11
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 12
Kontaktdaten der Lehrkräfte sammeln
- 13
Musik für Workshops zusammenstellen
2 Personen
- 14
Musik für den Tanzabend zusammenstellen
2 Personen
- 15
Tanzvorführungen bestätigen
- 16
Hallenplan erstellen
- 17
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 18
Anmeldelisten drucken
- 19
Programmhefte drucken
2 Personen
- 20
Wegweiser und Raumschilder erstellen
2 Personen
- 21
Bestand prüfen
2 Personen
- 22
Einkaufen gehen
2 Personen
- 23
Kühlboxen füllen
2 Personen
- 24
Snacks vorbereiten
3 Personen
Event
- 25
Registrierungstisch aufbauen
2 Personen
- 26
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 27
Tanzfläche kontrollieren
2 Personen
- 28
Geräte anschließen
2 Personen
- 29
Musik testen
2 Personen
- 30
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 31
Programmhefte auslegen
2 Personen
- 32
Namensschilder bereitlegen
- 33
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
- 34
Snacks bereitstellen
3 Personen
- 35
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 36
Freiwillige einweisen
2 Personen
- 37
Dozenten empfangen
2 Personen
- 38
Besucher registrieren
3 Personen
- 39
Programm erläutern
2 Personen
- 40
Schnupperstunden betreuen
6 Personen
- 41
Tanzvorführungen begleiten
4 Personen
- 42
Snacks servieren
3 Personen
- 43
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 44
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
- 45
Anmeldungen beantworten
2 Personen
- 46
Neue Mitglieder informieren
2 Personen
- 47
Tanzabend begleiten
3 Personen
- 48
Musik bedienen
- 49
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen
Nachbereitung
- 50
Abfall sammeln
3 Personen
- 51
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 52
Getränkevorrat aufräumen
2 Personen
- 53
Dekoration entfernen
3 Personen
- 54
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
- 55
Geräte abkoppeln
2 Personen
- 56
Räume reinigen
4 Personen
- 57
Toiletten kontrollieren
2 Personen
- 58
Fundsachen sammeln
- 59
Materialien inventarisieren
2 Personen
- 60
Materialien zurückgeben
2 Personen
- 61
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen
- 62
Anmeldedaten archivieren
- 63
Dankesnachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- KlappischeAnz. 8
- KlappstühleAnz. 80
- Registrierungstisch
- StehtischeAnz. 6
- KleiderständerAnz. 4
Geschirr
- Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 120
- Wiederverwendbare KaffeebecherAnz. 60
- Mehrweg-TellerAnz. 120
- Wiederverwendbares BesteckAnz. 120
- ServierschalenAnz. 12
- ServierschalenAnz. 12
- KaraffenAnz. 6
- ThermoskannenAnz. 6
Ausstattung
- Aktive LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- MikrofonAnz. 2
- Laptop
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- LadekabelAnz. 4
Sportmaterial
- TanzmattenAnz. 30
- HandtücherAnz. 40
- WasserflaschenAnz. 40
Dekoration
- BallonsAnz. 100
- GirlandenAnz. 10
- KlebebandAnz. 6
- NamensschilderAnz. 120
- StifteAnz. 20
- ProgrammhefteAnz. 120
- WegweiserAnz. 12
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 4
- KüchenmesserAnz. 4
- ServierzangenAnz. 6
- FlaschenöffnerAnz. 4
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- EimerAnz. 4
- WischmopsAnz. 4
- BesensetsAnz. 3
- ReinigungshandschuheAnz. 8
- ToilettenbürstenAnz. 4
Beleuchtung
- LED-LichterkettenAnz. 6
- StehlampenAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege zuerst die Tanzsäle und die zeitliche Reihenfolge fest. Plane Workshops mit Übergangszeiten von mindestens 10 Minuten ein, damit Gruppen den Raum wechseln können und die Anmeldung nicht ins Stocken gerät.
- Veröffentliche das Anmeldeformular spätestens 3 bis 4 Wochen vorher. Frage dabei auch Ernährungswünsche ab und bestätige jede Anmeldung innerhalb von 2 Werktagen, damit die Workshop-Gruppen planbar bleiben.
- Teile Helfer in feste Schichten von 2 bis 3 Stunden ein. Am Registrierungstisch sollten immer mindestens 2 Personen stehen: eine für Anmeldelisten und Namensschilder, eine für Fragen und Wegweiser.
- Teste Lautsprecher, Mischpult, Mikrofon, Laptop und Verlängerungskabel spätestens am Vortag im jeweiligen Tanzsaal. Bereite die Musik für Workshops und Tanzabend getrennt vor und speichere eine Ersatzkopie auf einem zweiten Gerät.
- Stelle Getränke und Snacks nicht erst während der ersten Workshops bereit. Fülle Kühlboxen vor dem Einlass, stelle Karaffen und wiederverwendbares Geschirr auf und rechne bei 50 Gästen mit mindestens 75 Trinkgläsern, wenn mehrfach nachgeschenkt wird.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Tag der offenen Tür im Tanzverein planen?
- Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit der Reservierung der Tanzsäle und dem Tagesprogramm. Dozenten, Helfer und Vorführungen sollten spätestens 4 Wochen vor dem Termin feststehen.
- Wie lange sollte ein Workshop beim Tag der offenen Tür dauern?
- Für Einsteiger sind 30 bis 45 Minuten pro Workshop gut handhabbar. Plane zusätzlich mindestens 10 Minuten für Raumwechsel, Lüften und die nächste Gruppe ein.
- Wie viele Helfer braucht man für einen Tag der offenen Tür im Tanzverein?
- Für etwa 50 Besucher solltest du mindestens 6 bis 8 Helfer einteilen: 2 an der Registrierung, 1 bis 2 für Technik und Räume sowie weitere für Workshops, Getränke und Aufräumen. Bei parallelen Workshops steigt der Bedarf entsprechend.
- Was muss man am Tag vor dem Tag der offenen Tür vorbereiten?
- Drucke Anmeldelisten, Programmhefte, Namensschilder und Wegweiser am Vortag und prüfe den Bestand aller Materialien. Baue Registrierungstisch und Technik einmal testweise auf und stelle Snacks sowie Getränke spätestens 2 Stunden vor dem Einlass bereit.
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