Zo organiseer je een danssportwedstrijd
Een danssportwedstrijd staat of valt met een vaste volgorde: eerst leg je locatie, reglement en categorieën vast, daarna regel je jury, wedstrijdleiding en inschrijvingen. Zodra de deelnemerslijst sluit, maak je het wedstrijdschema en verzamel je de muziekbestanden. In de laatste weken controleer je startgelden, prijzen, catering en medewerkers. Op de wedstrijddag draait alles om een geteste geluidsinstallatie, duidelijke bewegwijzering en een draaiboek dat de wedstrijdleiding direct kan gebruiken.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Wedstrijdlocatie reserveren
- 2
Wedstrijdreglement vastleggen
2 personen
- 3
Wedstrijdcategorieën bepalen
2 personen
- 4
Juryleden vastleggen
2 personen
- 5
Wedstrijdleiding aanwijzen
2 personen
- 6
Muziekcoördinator aanwijzen
- 7
Inschrijfformulier publiceren
- 8
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 10
Dieetwensen verzamelen
- 11
Startgelden controleren
2 personen
- 12
Deelnemerslijst opstellen
2 personen
- 13
Wedstrijdschema opstellen
3 personen
- 14
Muziekbestanden verzamelen
2 personen
- 15
Prijzen bestellen
- 16
Medewerkers indelen
2 personen
- 17
Reserveringen bevestigen
- 18
Catering bestellen
- 19
Techniek testen
2 personen
- 20
Bewegwijzering maken
2 personen
- 21
Draaiboek printen
- 22
Deelnemers informeren
2 personen
- 23
Boodschappen doen
3 personen
- 24
Prijzen en medailles controleren
2 personen
- 25
Locatie openen
2 personen
- 26
Vloer inspecteren
2 personen
- 27
Wedstrijdvloer reinigen
3 personen
- 28
Tafels opstellen
4 personen
- 29
Stoelen opstellen
4 personen
- 30
Jurytafel inrichten
2 personen
- 31
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
- 32
Cateringbuffet inrichten
3 personen
- 33
Dranken koud zetten
2 personen
- 34
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
- 35
Geluid aansluiten
3 personen
- 36
Muziek afspelen testen
2 personen
- 37
Microfoons testen
2 personen
- 38
Verlichting instellen
2 personen
- 39
Decoratie ophangen
3 personen
- 40
Jurybenodigdheden klaarleggen
2 personen
Event
- 41
Deelnemers ontvangen
4 personen
- 42
Startnummers uitdelen
2 personen
- 43
Laatste inschrijvingen verwerken
2 personen
- 44
Warming-up begeleiden
2 personen
- 45
Publiek ontvangen
3 personen
- 46
Opening aankondigen
- 47
Wedstrijdrondes begeleiden
5 personen
- 48
Juryformulieren verzamelen
2 personen
- 49
Uitslagen invoeren
2 personen
- 50
Dranken bijvullen
2 personen
- 51
Hapjes serveren
3 personen
- 52
Cateringbuffet schoonhouden
2 personen
- 53
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
- 54
Muziek en omroep verzorgen
2 personen
- 55
Pauzes aankondigen
- 56
Finalisten oproepen
- 57
Prijzen uitreiken
3 personen
- 58
Afsluiting aankondigen
- 59
Publiek uitgeleiden
3 personen
Nazorg
- 60
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
- 61
Apparatuur uitschakelen
3 personen
- 62
Servies verzamelen
3 personen
- 63
Afval verzamelen
3 personen
- 64
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
- 65
Locatie schoonmaken
4 personen
- 66
Wedstrijdvloer nalopen
2 personen
- 67
Cateringoverschot verpakken
2 personen
- 68
Materialen inventariseren
2 personen
- 69
Geleende materialen retourneren
2 personen
- 70
Uitslagen publiceren
- 71
Deelnemers informeren over uitslag
- 72
Facturen controleren
- 73
Foto's en bestanden archiveren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 180
- Klaptafelsaantal 18
- Jurytafelsaantal 4
- Inschrijftafelaantal 2
- Barkrukkenaantal 6
- Kledingrekkenaantal 8
- Podiummodulesaantal 3
Sportmateriaal
- Wedstrijdvloer
- Startnummersaantal 100
- Startnummerhoudersaantal 100
- Juryklemplankenaantal 12
- Juryformulierenaantal 300
- Pennenaantal 40
- Stopwatchesaantal 4
- Pilonnenaantal 12
- Stretchmattenaantal 12
- Medaillesaantal 36
- Bekersaantal 12
- Certificatenaantal 100
Apparatuur
- Luidsprekersaantal 2
- Mengpaneel
- Draadloze microfoonsaantal 3
- Microfoonstandaardsaantal 2
- Muzieklaptop
- USB-sticksaantal 3
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 8
- Gaffer tapeaantal 4
- Laptopstandaard
- Printer
- Rekenmachinesaantal 3
- Powerbanksaantal 4
Servies
- Herbruikbare drinkglazenaantal 220
- Koffiekopjesaantal 80
- Bordenaantal 180
- Besteksetsaantal 180
- Serveerschalenaantal 20
- Opscheplepelsaantal 12
- Koffiekannenaantal 6
- Thermoskannenaantal 6
- Waterkannenaantal 12
Keuken
- Koelboxenaantal 6
- IJsblokbakkenaantal 6
- Snijplankenaantal 4
- Koks- en broodmessenaantal 6
- Serveertangenaantal 8
- Keukenmaatbekersaantal 2
Decoratie
- Wedstrijdbanneraantal 2
- Ronde tafelkledenaantal 18
- Podiumdoekenaantal 3
- Ballonnenbogenaantal 2
- Pijlbordenaantal 12
- Naamkaartstandaardsaantal 20
Verlichting
- LED-lichtsetsaantal 6
- LED-spotsaantal 4
Schoonmaak
- Stofzuiger
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 3
- Stoffer en blikaantal 3
- Schoonmaakdoekenaantal 20
Catering
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 3
- Buffetdispensersaantal 4
- Afvalbakkenaantal 8
- Boodschappen
Tips
- Reserveer de wedstrijdlocatie voordat je inschrijvingen opent. Controleer of er ruimte is voor de wedstrijdvloer, jurytafels, inschrijftafel, kledingrekken en minimaal één aparte plek voor deelnemers die wachten.
- Leg het wedstrijdreglement en de categorieën vast vóór je het inschrijfformulier publiceert. Vermeld ook de sluitingsdatum, startgelden, benodigde muziekbestanden en het moment waarop deelnemers hun definitieve informatie krijgen.
- Maak het wedstrijdschema pas nadat de inschrijvingen zijn verwerkt en de startgelden zijn gecontroleerd. Plan per onderdeel ruimte voor wissels, juryoverleg en prijsuitreiking; een schema zonder buffer loopt snel uit.
- Test de volledige techniek uiterlijk één dag vooraf met de muzieklaptop, het mengpaneel, de luidsprekers en de draadloze microfoons. Leg verlengkabels, stekkerdozen en gaffer tape klaar en bewaar een reservekopie van de muziek op minimaal één USB-stick.
- Laat de wedstrijdleiding, muziekcoördinator en medewerkers vóór opening een korte briefing doen. Print het draaiboek, controleer startnummers, juryformulieren, medailles, bekers en certificaten en wijs iemand aan voor last-minute vragen bij de inschrijftafel.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een danssportwedstrijd organiseren?
- Begin minimaal 12 weken vooraf met de locatie, het reglement, de categorieën en de juryleden. Plan de inschrijvingssluiting ongeveer 3 tot 4 weken voor de wedstrijddag, zodat je nog tijd hebt voor het schema en de deelnemersinformatie.
- Wanneer maak je het wedstrijdschema voor een danssportwedstrijd?
- Maak het schema nadat de inschrijvingen zijn gesloten en gecontroleerd, meestal 2 tot 3 weken vooraf. Houd per onderdeel een buffer van 10 tot 15 minuten aan voor wissels, juryoverleg en uitloop.
- Hoeveel juryleden heb je nodig voor een danssportwedstrijd?
- Het benodigde aantal hangt af van het reglement en het aantal categorieën. Leg de jury uiterlijk 8 weken vooraf vast en reserveer daarnaast minimaal één wedstrijdleider en één muziekcoördinator voor een programma met meerdere onderdelen.
- Wanneer test je de muziek en geluidsinstallatie?
- Test de installatie uiterlijk de dag vóór de wedstrijd en nogmaals 60 minuten vóór opening. Controleer alle muziekbestanden op de muzieklaptop én op een USB-stick, inclusief het volume en de werking van de microfoons.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!