Einen Tanzsportwettbewerb Schritt für Schritt organisieren
Bei einem Tanzsportwettbewerb müssen sportliche Regeln, Musik, Jury und Veranstaltungsablauf zusammenpassen. Beginne mit Wettkampfort, Reglement und Kategorien, bevor du Anmeldungen öffnest. Danach folgen Startgelder, Teilnehmerliste, Wettkampfplan und die Einteilung der Mitarbeitenden. Besonders häufig werden Musikdateien, Techniktests, Juryunterlagen und die Prüfung von Medaillen und Zertifikaten zu spät erledigt.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Wettkampfort reservieren
- 2
Wettbewerbsreglement festlegen
2 Personen
- 3
Wettbewerbskategorien festlegen
2 Personen
- 4
Jurymitglieder erfassen
2 Personen
- 5
Wettkampfleitung benennen
2 Personen
- 6
Musikkoordinator benennen
- 7
Anmeldeformular veröffentlichen
- 8
Einladungen verschicken
2 Personen
- 9
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 10
Ernährungswünsche erfassen
- 11
Startgelder kontrollieren
2 Personen
- 12
Teilnehmerliste erstellen
2 Personen
- 13
Wettkampfplan erstellen
3 Personen
- 14
Musikdateien sammeln
2 Personen
- 15
Preise bestellen
- 16
Mitarbeitende einteilen
2 Personen
- 17
Reservierungen bestätigen
- 18
Catering bestellen
- 19
Technik testen
2 Personen
- 20
Beschilderung erstellen
2 Personen
- 21
Ablaufplan ausdrucken
- 22
Teilnehmer informieren
2 Personen
- 23
Einkaufen gehen
3 Personen
- 24
Preise und Medaillen prüfen
2 Personen
- 25
Location öffnen
2 Personen
- 26
Boden inspizieren
2 Personen
- 27
Wettkampfboden reinigen
3 Personen
- 28
Tische aufstellen
4 Personen
- 29
Stühle aufstellen
4 Personen
- 30
Jurytisch einrichten
2 Personen
- 31
Anmeldebereich einrichten
2 Personen
- 32
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
- 33
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 34
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
- 35
Ton anschließen
3 Personen
- 36
Musikwiedergabe testen
2 Personen
- 37
Mikrofone testen
2 Personen
- 38
Beleuchtung einrichten
2 Personen
- 39
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 40
Jurybedarf bereitlegen
2 Personen
Event
- 41
Teilnehmende empfangen
4 Personen
- 42
Startnummern ausgeben
2 Personen
- 43
Letzte Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 44
Aufwärmen betreuen
2 Personen
- 45
Publikum empfangen
3 Personen
- 46
Eröffnung ankündigen
- 47
Wettkampfrunden betreuen
5 Personen
- 48
Juryformulare einsammeln
2 Personen
- 49
Ergebnisse eingeben
2 Personen
- 50
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 51
Snacks servieren
3 Personen
- 52
Cateringbuffet sauber halten
2 Personen
- 53
Publikumsfragen beantworten
2 Personen
- 54
Musik und Durchsagen betreuen
2 Personen
- 55
Pausen ankündigen
- 56
Finalisten aufrufen
- 57
Preise überreichen
3 Personen
- 58
Abschluss ankündigen
- 59
Publikum verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
- 60
Fundsachen sammeln
2 Personen
- 61
Geräte ausschalten
3 Personen
- 62
Geschirr sammeln
3 Personen
- 63
Abfall sammeln
3 Personen
- 64
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 65
Location reinigen
4 Personen
- 66
Wettkampffläche kontrollieren
2 Personen
- 67
Cateringüberschuss verpacken
2 Personen
- 68
Materialien inventarisieren
2 Personen
- 69
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 70
Ergebnisse veröffentlichen
- 71
Teilnehmer über das Ergebnis informieren
- 72
Rechnungen prüfen
- 73
Fotos und Dateien archivieren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 180
- KlappischeAnz. 18
- JurytischeAnz. 4
- AnmeldetischAnz. 2
- BarhockerAnz. 6
- KleiderständerAnz. 8
- BühnenelementeAnz. 3
Sportmaterial
- Wettkampffläche
- StartnummernAnz. 100
- StartnummernhalterAnz. 100
- JuryklemmbretterAnz. 12
- JuryformulareAnz. 300
- StifteAnz. 40
- StoppuhrenAnz. 4
- PylonenAnz. 12
- StretchmattenAnz. 12
- MedaillenAnz. 36
- BecherAnz. 12
- ZertifikateAnz. 100
Ausstattung
- LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- FunkmikrofoneAnz. 3
- MikrofonständerAnz. 2
- Musiklaptop
- USB-SticksAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- Gaffer TapeAnz. 4
- Laptopständer
- Drucker
- TaschenrechnerAnz. 3
- PowerbanksAnz. 4
Geschirr
- Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 220
- KaffeetassenAnz. 80
- TellerAnz. 180
- BestecksetsAnz. 180
- ServierschalenAnz. 20
- ServierlöffelAnz. 12
- KaffeekannenAnz. 6
- ThermoskannenAnz. 6
- WasserkannenAnz. 12
Küche
- KühlboxenAnz. 6
- EiswürfelbehälterAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 4
- Koch- und BrotmesserAnz. 6
- ServierzangenAnz. 8
- KüchenmessbecherAnz. 2
Dekoration
- WettkampfbannerAnz. 2
- Runde TischdeckenAnz. 18
- BühnentücherAnz. 3
- BallonbögenAnz. 2
- WegweiserAnz. 12
- NamenskartenständerAnz. 20
Beleuchtung
- LED-LichtsetsAnz. 6
- LED-SpotsAnz. 4
Reinigung
- Staubsauger
- WischmopsAnz. 3
- EimerAnz. 3
- Handfeger und KehrblechAnz. 3
- PutzlappenAnz. 20
Catering
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 3
- BuffetspenderAnz. 4
- AbfallbehälterAnz. 8
- Einkäufe
Tipps
- Lege Reglement und Wettbewerbskategorien fest, bevor du das Anmeldeformular veröffentlichst. So vermeidest du Nachfragen und musst Anmeldungen nicht nachträglich umsortieren.
- Sammle Musikdateien nicht erst am Veranstaltungstag. Prüfe die Dateien vorab am Musiklaptop und halte zusätzlich mindestens einen USB-Stick als Sicherung bereit.
- Erstelle den Wettkampfplan erst, wenn Anmeldungen und Startgelder kontrolliert sind. Informiere Teilnehmende danach mit genügend Vorlauf über Startzeiten, Startnummern und organisatorische Änderungen.
- Plane einen eigenen Techniktest vor dem Einlass ein: Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone, Mikrofonständer, Verlängerungskabel und Drucker müssen gemeinsam funktionieren.
- Lege Jurytische, Anmeldetisch und Wettkampffläche am Vortag oder früh am Veranstaltungstag fest. Drucke Ablaufplan, Juryformulare und Teilnehmerliste aus und prüfe Medaillen sowie Zertifikate vor dem Öffnen der Location.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Tanzsportwettbewerb planen?
- Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit der Reservierung des Wettkampforts und dem Reglement. Für Einladungen, Anmeldungen, Jury, Catering und Technik bleiben dann mehrere Wochen Zeit für Korrekturen.
- Wann sollte das Anmeldeformular für einen Tanzsportwettbewerb online gehen?
- Veröffentliche es erst, wenn Kategorien, Reglement und Teilnahmebedingungen feststehen. Plane eine Anmeldefrist von etwa 3 bis 4 Wochen ein, damit du Teilnehmerliste und Wettkampfplan rechtzeitig erstellen kannst.
- Wie viel Zeit braucht der Techniktest bei einem Tanzsportwettbewerb?
- Reserviere mindestens 60 Minuten für einen vollständigen Test vor dem Einlass. Spiele dabei mehrere Musikdateien ab, prüfe Mikrofone und Lautsprecher und teste auch Drucker sowie Stromversorgung.
- Was muss man am Veranstaltungstag zuerst erledigen?
- Öffne die Location mindestens 2 Stunden vor dem ersten Start. Baue Anmeldetisch, Jurytische und Wettkampffläche auf, prüfe Startnummern und Unterlagen und führe anschließend den Techniktest durch.
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