Organiser une compétition de danse sportive, étape par étape
Une compétition de danse sportive repose sur un ordre de préparation précis : lieu, règlement, catégories, jury, inscriptions, programme, puis coordination technique. Commence par fixer les règles et les catégories avant de publier le formulaire d’inscription. Tu éviteras ainsi de corriger les dossiers déjà reçus. Les points qui posent le plus souvent problème sont les fichiers musicaux, les besoins alimentaires, les résultats du jury et le déroulement de la journée.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Réserver le lieu du concours
- 2
Définir le règlement du concours
2 personnes
- 3
Définir les catégories de compétition
2 personnes
- 4
Définir les membres du jury
2 personnes
- 5
Désigner le responsable de la compétition
2 personnes
- 6
Désigner le coordinateur musical
- 7
Publier le formulaire d'inscription
- 8
Envoyer les invitations
2 personnes
- 9
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 10
Recueillir les besoins alimentaires
- 11
Vérifier les frais d'inscription
2 personnes
- 12
Établir la liste des participants
2 personnes
- 13
Établir le programme de la compétition
3 personnes
- 14
Rassembler les fichiers musicaux
2 personnes
- 15
Commander les prix
- 16
Répartir le personnel
2 personnes
- 17
Confirmer les réservations
- 18
Commander le catering
- 19
Tester la technique
2 personnes
- 20
Créer la signalisation
2 personnes
- 21
Imprimer le déroulé
- 22
Informer les participants
2 personnes
- 23
Faire les courses
3 personnes
- 24
Vérifier les prix et les médailles
2 personnes
- 25
Ouvrir le lieu
2 personnes
- 26
Inspecter le sol
2 personnes
- 27
Nettoyer le sol de compétition
3 personnes
- 28
Installer les tables
4 personnes
- 29
Installer les chaises
4 personnes
- 30
Installer la table du jury
2 personnes
- 31
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
- 32
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
- 33
Mettre les boissons au frais
2 personnes
- 34
Préparer le café et le thé
2 personnes
- 35
Brancher le son
3 personnes
- 36
Tester la diffusion de musique
2 personnes
- 37
Tester les microphones
2 personnes
- 38
Régler l’éclairage
2 personnes
- 39
Installer la décoration
3 personnes
- 40
Préparer le matériel du jury
2 personnes
Événement
- 41
Accueillir les participants
4 personnes
- 42
Distribuer les dossards
2 personnes
- 43
Traiter les dernières inscriptions
2 personnes
- 44
Animer l'échauffement
2 personnes
- 45
Accueillir le public
3 personnes
- 46
Annoncer l'ouverture
- 47
Animer les manches du concours
5 personnes
- 48
Rassembler les formulaires du jury
2 personnes
- 49
Saisir les résultats
2 personnes
- 50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 51
Servir des amuse-bouches
3 personnes
- 52
Garder le buffet traiteur propre
2 personnes
- 53
Répondre aux questions du public
2 personnes
- 54
Assurer la musique et les annonces
2 personnes
- 55
Annoncer les pauses
- 56
Appeler les finalistes
- 57
Remettre les prix
3 personnes
- 58
Annoncer la clôture
- 59
Accompagner le public à la sortie
3 personnes
Suivi
- 60
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
- 61
Éteindre l’équipement
3 personnes
- 62
Rassembler la vaisselle
3 personnes
- 63
Rassembler les déchets
3 personnes
- 64
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
- 65
Nettoyer le lieu
4 personnes
- 66
Vérifier le sol de compétition
2 personnes
- 67
Emballer les surplus de catering
2 personnes
- 68
Inventorier le matériel
2 personnes
- 69
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
- 70
Publier les résultats
- 71
Informer les participants du résultat
- 72
Vérifier les factures
- 73
Archiver les photos et les fichiers
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaisesqté 180
- Tables pliantesqté 18
- Tables du juryqté 4
- Table d'inscriptionqté 2
- Tabourets de barqté 6
- Portants à vêtementsqté 8
- Modules de podiumqté 3
Matériel de sport
- Aire de compétition
- Numéros de départqté 100
- Porte-dossardsqté 100
- Planches à pince pour le juryqté 12
- Fiches de juryqté 300
- Stylosqté 40
- Chronomètresqté 4
- Plotsqté 12
- Tapis de stretchingqté 12
- Médaillesqté 36
- Gobeletsqté 12
- Certificatsqté 100
Équipement
- Haut-parleursqté 2
- Table de mixage
- Microphones sans filqté 3
- Pieds de microqté 2
- Ordinateur portable de musique
- Clés USBqté 3
- Rallongesqté 8
- Multiprisesqté 8
- Ruban gafferqté 4
- Support pour ordinateur portable
- Imprimante
- Calculatricesqté 3
- Batteries externesqté 4
Vaisselle
- Verres réutilisablesqté 220
- Tasses à caféqté 80
- Assiettesqté 180
- Couvertsqté 180
- Plateaux de serviceqté 20
- Louchesqté 12
- Pichets à caféqté 6
- Thermosqté 6
- Carafes d’eauqté 12
Cuisine
- Glacièresqté 6
- Bacs à glaçonsqté 6
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
- Pinces de serviceqté 8
- Mesures à gobelets de cuisineqté 2
Décoration
- Bannière de compétitionqté 2
- Nappes rondesqté 18
- Tentures de scèneqté 3
- Arches de ballonsqté 2
- Panneaux indicateursqté 12
- Présentoirs pour cartes nominativesqté 20
Éclairage
- Kits d’éclairage LEDqté 6
- Projecteurs LEDqté 4
Nettoyage
- Aspirateur
- Serpillièresqté 3
- Seauxqté 3
- Balayette et pelleqté 3
- Chiffons de nettoyageqté 20
Catering
- Machines à caféqté 3
- Bouilloiresqté 3
- Distributeurs de buffetqté 4
- Poubellesqté 8
- Courses
Conseils
- Fixe le règlement, les catégories et les membres du jury avant l’ouverture des inscriptions. Le formulaire doit notamment permettre de vérifier les frais d’inscription et de recueillir les besoins alimentaires.
- Prévois le programme après avoir établi la liste des participants, puis informe-les suffisamment tôt. Envoie les horaires, les numéros de départ et les consignes au moins 7 jours avant la compétition.
- Centralise les fichiers musicaux sur l’ordinateur portable prévu pour la compétition et garde une copie sur clé USB. Teste chaque piste avec la table de mixage, les haut-parleurs et les microphones au moins 2 heures avant l’ouverture.
- Organise l’espace en séparant clairement l’aire de compétition, la table d’inscription, les tables du jury et les portants à vêtements. Installe aussi la signalisation avant l’arrivée des participants : après le début des inscriptions, les déplacements deviennent difficiles.
- Compte les médailles, certificats et autres prix à partir de la liste finale des participants, puis vérifie-les le jour précédent. Garde l’imprimante, les fiches de jury, les stylos et les chronomètres au même point de contrôle pour éviter les recherches pendant les passages.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser une compétition de danse sportive ?
- Prévois au minimum 8 semaines pour réserver le lieu, définir le règlement, ouvrir les inscriptions et constituer le jury. Les 7 derniers jours servent surtout à finaliser le programme, les fichiers musicaux, le catering et la répartition du personnel.
- Quand faut-il publier le formulaire d’inscription ?
- Publie-le après avoir fixé les catégories, le règlement et les frais d’inscription. Laisse idéalement 3 à 4 semaines aux participants pour s’inscrire, puis réserve les derniers 7 jours au traitement des dossiers et à l’établissement de la liste finale.
- Quand tester la sonorisation d’une compétition de danse ?
- Effectue un premier test quelques jours avant avec les fichiers musicaux définitifs. Refais un contrôle complet au moins 2 heures avant l’ouverture, en vérifiant les haut-parleurs, la table de mixage, les microphones, les rallonges et les multiprises.
- Que faut-il vérifier la veille de la compétition ?
- Vérifie les réservations, le programme imprimé, les numéros de départ, les fiches de jury, les médailles et les certificats. Contrôle aussi les besoins alimentaires et confirme la présence du personnel au plus tard la veille au soir.
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