Zo organiseer je een dansmarathon zonder verrassingen

Begin een dansmarathon niet met de muziek, maar met de eindtijd, locatie en deelnemerscapaciteit. Leg daarna het programma vast in duidelijke muziekblokken en open de inschrijving, zodat je op tijd weet hoeveel polsbandjes, eten en drinken nodig zijn. Regel vrijwilligers, EHBO en muziekrechten voordat je techniek test. De laatste 24 uur draaien vooral om klaarzetten: deelnemerslijst en draaiboek afdrukken, muziek offline beschikbaar maken, dranken koelen en de dansvloer logisch inrichten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Programma en muziekblokken maken
2 personen
3
Aanmeldformulier openen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Promotieposter verspreiden
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Muziekrechten controleren
9
Reservering bevestigen
10
Vrijwilligers indelen
2 personen
11
EHBO-contact vastleggen
12
Draaiboek afdrukken
13
Deelnemerslijst afdrukken
14
Polsbandjes sorteren
2 personen
15
Muziekbestanden downloaden
16
Apparatuur testen
2 personen
17
Muziekafspeellijsten klaarzetten
18
Boodschappenlijst controleren
2 personen
19
Boodschappen doen
3 personen
20
Dranken koelen
2 personen
21
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
22
Hapjes voorbereiden
4 personen
23
Fruit wassen en snijden
2 personen
24
Broodjes beleggen
3 personen
25
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
26
Tafels opstellen
4 personen
27
Stoelen opstellen
3 personen
28
Dansvloer vrijmaken
3 personen
29
Geluidsapparatuur opbouwen
3 personen
30
Verlichting ophangen
3 personen
31
Stroomkabels veilig afplakken
2 personen
32
Decoratie ophangen
3 personen
33
Informatieborden plaatsen
2 personen
34
Registratietafel inrichten
2 personen
35
Polsbandjes klaarleggen
36
Servies en bekers klaarzetten
2 personen
37
Afvalpunten plaatsen
2 personen
38
Toiletten controleren
39
Geluidscheck uitvoeren
2 personen
40
Veiligheidsroute controleren
2 personen
41
Teambriefing houden
6 personen

Event

42
Deelnemers ontvangen
3 personen
43
Aanwezigheid registreren
2 personen
44
Polsbandjes uitdelen
2 personen
45
Welkomstuitleg geven
46
Muziek starten
47
Muziekblokken afspelen
48
Dansrondes aankondigen
49
Pauzes begeleiden
2 personen
50
Hapjes serveren
3 personen
51
Dranken bijvullen
2 personen
52
Koffie en thee serveren
2 personen
53
Afvalbakken legen
2 personen
54
Tafels afnemen
2 personen
55
Toiletten tussentijds controleren
56
Dansvloer vrijhouden
2 personen
57
Geluidsniveau controleren
58
Deelnemers begeleiden bij klachten
59
Laatste dansronde aankondigen
60
Muziek afsluiten
61
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

62
Eten en drinken opruimen
3 personen
63
Servies afwassen
3 personen
64
Apparatuur uitschakelen
2 personen
65
Geluidsapparatuur afbreken
3 personen
66
Verlichting verwijderen
2 personen
67
Decoratie verwijderen
3 personen
68
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
69
Afval verzamelen
3 personen
70
Vloer schoonmaken
3 personen
71
Toiletten schoonmaken
2 personen
72
Locatie eindcontrole uitvoeren
2 personen
73
Geleende spullen retourneren
2 personen
74
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
75
Gevonden voorwerpen registreren
76
Deelnemers informeren over vondsten

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 30
Buffettafelsaantal 3
Registratietafel
Statafelsaantal 6
Garderoberekkenaantal 2
Krukkenaantal 12
Kleedkamerschermaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Koffiekopjesaantal 50
Bordenaantal 100
Kommetjesaantal 50
Vorkenaantal 100
Messenaantal 100
Lepelsaantal 100

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Ballongewichtenaantal 10
Slingersaantal 12
Tafelkledenaantal 12
Dansvloerbord
Wegwijzerbordenaantal 8
Naamkaartjesaantal 100

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Muziekmixer
Muzieklaptop
Microfoonaantal 2
Speakerstatievenaantal 2
Audiokabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Verlengkabelsaantal 8
Laptoplader
Powerbanksaantal 4
Timeraantal 2
Reservebatterijenaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Koelelementenaantal 20

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Vuilnisgrijpersaantal 2
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezem en blikaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Ledspotsaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 4
Noodverlichtingaantal 2

Sportmateriaal

Yogamattenaantal 20
Rekbandenaantal 10
Handdoekenaantal 40
Waterflessenaantal 40
Polsbandjesaantal 100
Tijdregistratiebord

Catering

Boodschappen

Tips

Plan muziekblokken met vaste pauzemomenten en zet de afspeellijsten minimaal één dag vooraf klaar. Download de muziekbestanden ook offline; tijdens een lange dansmarathon wil je niet afhankelijk zijn van wifi.
Sluit de inschrijving op een afgesproken moment, bijvoorbeeld 3 tot 5 dagen voor de marathon. Gebruik de definitieve deelnemerslijst daarna voor polsbandjes, dieetwensen, catering en de indeling van vrijwilligers.
Test de volledige geluidsketen uiterlijk de dag ervoor: muzieklaptop, mixer, audiokabels, actieve speakers, statieven en microfoon. Leg stekkerdozen en verlengkabels zo neer dat niemand erover struikelt.
Richt registratie, garderobe, dansvloer en rustplekken als afzonderlijke zones in. Zet wegwijzerborden bij de ingang en houd minstens één tafel vrij voor registratie, deelnemerslijst en naamkaartjes.
Maak hapjes en fruit vooraf klaar, maar houd de catering in kleine rondes bij. Zet houdbare voorraad eerder klaar, koel dranken op tijd en richt het koffie- en theepunt zo in dat de uitgifte niet door de dansvloer loopt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een dansmarathon organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie en programma. Open de inschrijving uiterlijk 4 weken voor de marathon en leg vrijwilligers, EHBO en muziekrechten niet later dan 2 weken vooraf vast.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een dansmarathon?: Reken minimaal op 1 vrijwilliger voor registratie, 1 voor catering en 1 voor techniek of muziek per dienst. Bij een programma van 6 uur of langer plan je daarnaast aflossing, zodat geen enkele post de hele marathon door bezet blijft.
Hoeveel eten en drinken heb je nodig voor een dansmarathon?: Plan per deelnemer 2 tot 3 drankjes voor het eerste uur en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Voorzie minstens 2 eetmomenten en verzamel dieetwensen uiterlijk 5 dagen vooraf, zodat je de hapjes en broodjes gericht kunt inkopen.
Wanneer moet je de muziek en geluidsinstallatie testen?: Test de apparatuur uiterlijk 24 uur vooraf met dezelfde muzieklaptop, mixer, kabels en speakers die je op de dag gebruikt. Controleer ook een reserve-aansluiting en zet de afspeellijsten offline klaar voordat de deelnemers binnenkomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.