Organiser un marathon de danse sans perdre le rythme

Un marathon de danse se prépare d’abord comme une longue journée de production : date, lieu, programme et capacité doivent être fixés avant d’ouvrir les inscriptions. Construisez ensuite les blocs musicaux, répartissez les bénévoles et recueillez les besoins alimentaires. La veille, concentrez-vous sur les éléments qui prennent du temps le jour même : playlists, bracelets, boissons fraîches, en-cas et test complet du son. Prévoyez aussi un contact de premiers secours clairement identifié.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Créer le programme et les blocs musicaux
2 personnes
3
Ouvrir le formulaire d’inscription
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Diffuser l’affiche promotionnelle
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Vérifier les droits musicaux
9
Confirmer la réservation
10
Répartir les bénévoles
2 personnes
11
Consigner le contact de premiers secours
12
Imprimer le déroulé
13
Imprimer la liste des participants
14
Trier les bracelets
2 personnes
15
Télécharger les fichiers musicaux
16
Tester l'équipement
2 personnes
17
Préparer les playlists musicales
18
Vérifier la liste des courses
2 personnes
19
Faire les courses
3 personnes
20
Refroidir les boissons
2 personnes
21
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
22
Préparer les en-cas
4 personnes
23
Laver et couper les fruits
2 personnes
24
Garnir les sandwiches
3 personnes
25
Installer le point café et thé
2 personnes
26
Installer les tables
4 personnes
27
Installer les chaises
3 personnes
28
Dégager la piste de danse
3 personnes
29
Installer le matériel sonore
3 personnes
30
Installer l'éclairage
3 personnes
31
Fixer les câbles électriques en toute sécurité
2 personnes
32
Installer la décoration
3 personnes
33
Placer les panneaux d’information
2 personnes
34
Installer la table d'inscription
2 personnes
35
Préparer les bracelets
36
Préparer la vaisselle et les gobelets
2 personnes
37
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
38
Vérifier les toilettes
39
Effectuer la vérification du son
2 personnes
40
Vérifier le parcours d'évacuation
2 personnes
41
Faire le briefing d’équipe
6 personnes

Événement

42
Accueillir les participants
3 personnes
43
Enregistrer la présence
2 personnes
44
Distribuer les bracelets
2 personnes
45
Donner les consignes d’accueil
46
Lancer la musique
47
Lancer les blocs musicaux
48
Annoncer les rondes de danse
49
Encadrer les pauses
2 personnes
50
Servir des amuse-bouches
3 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
52
Servir le café et le thé
2 personnes
53
Vider les poubelles
2 personnes
54
Essuyer les tables
2 personnes
55
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
56
Dégager la piste de danse
2 personnes
57
Vérifier le niveau sonore
58
Accompagner les participants en cas de plaintes
59
Annoncer le dernier tour de danse
60
Couper la musique
61
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

62
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
63
Faire la vaisselle
3 personnes
64
Éteindre l’équipement
2 personnes
65
Démonter le matériel audio
3 personnes
66
Retirer l'éclairage
2 personnes
67
Retirer la décoration
3 personnes
68
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
69
Rassembler les déchets
3 personnes
70
Nettoyer le sol
3 personnes
71
Nettoyer les toilettes
2 personnes
72
Effectuer le contrôle final du site
2 personnes
73
Rendre les articles empruntés
2 personnes
74
Ranger le stock restant
2 personnes
75
Enregistrer les objets trouvés
76
Informer les participants des objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 30
Tables de buffetqté 3
Table d'inscription
Tables hautesqté 6
Portantsqté 2
Tabouretsqté 12
Paravent de logeqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 50
Assiettesqté 100
Petits bolsqté 50
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 100

Décoration

Ballonsqté 100
Poids pour ballonsqté 10
Guirlandesqté 12
Nappesqté 12
Panneau de piste de danse
Panneaux directionnelsqté 8
Badges nominatifsqté 100

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Ordinateur portable de musique
Microphoneqté 2
Pieds d'enceinteqté 2
Câbles audioqté 6
Multiprisesqté 6
Rallongesqté 8
Chargeur d’ordinateur portable
Batteries externesqté 4
Minuterieqté 2
Piles de rechangeqté 12

Cuisine

Glacièresqté 4
Thermosqté 4
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Pains de glaceqté 20

Nettoyage

Poubellesqté 8
Pinces à déchetsqté 2
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Balai et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 6

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Projecteurs LEDqté 4
Lampes à pilesqté 4
Éclairage de secoursqté 2

Matériel de sport

Tapis de yogaqté 20
Élastiquesqté 10
Serviettesqté 40
Bouteilles d'eauqté 40
Braceletsqté 100
Tableau de suivi du temps

Catering

Courses

Conseils

Fixez le programme par blocs avant d’envoyer les invitations. Indiquez les horaires de début, les pauses et les changements de musique afin que les participants sachent à quoi s’attendre.
Ouvrez les inscriptions dès que le lieu et la capacité sont confirmés. Demandez les besoins alimentaires dans le formulaire : les réponses reçues la veille arrivent trop tard pour ajuster les courses et les sandwiches.
Testez la table de mixage, l’ordinateur musical, le microphone, les câbles et les rallonges au moins 24 heures avant l’événement. Téléchargez les fichiers musicaux au lieu de dépendre d’une connexion internet le jour J.
Préparez l’accueil en séparant les bracelets, la liste imprimée des participants et les badges nominatifs. Une table d’inscription avec des panneaux directionnels évite de bloquer l’entrée pendant les premières minutes.
Traitez les boissons et la nourriture en deux temps : installez les stocks non périssables à l’avance, puis refroidissez les boissons et préparez les fruits, les sandwiches et le point café-thé le jour même. Gardez les en-cas accessibles pendant les pauses, pas uniquement sur la table d’accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marathon de danse ?: Prévoyez au moins 4 à 6 semaines. Ce délai permet de confirmer le lieu, d’ouvrir les inscriptions, de diffuser l’affiche, de vérifier les droits musicaux et de répartir les bénévoles.
Quand faut-il tester le matériel audio ?: Faites un premier test complet au moins 24 heures avant, puis vérifiez les branchements à l’installation. Contrôlez notamment la table de mixage, le microphone, les pieds d’enceinte, les câbles, les multiprises et les rallonges.
Quand préparer les boissons et les en-cas ?: Installez les produits non périssables la veille. Refroidissez les boissons et préparez les fruits, les sandwiches ainsi que le café et le thé le jour de l’événement, idéalement 2 à 3 heures avant l’arrivée des participants.
Comment gérer les inscriptions le jour d’un marathon de danse ?: Imprimez la liste des participants et triez les bracelets avant l’ouverture des portes. Installez la table d’inscription au moins 30 minutes à l’avance, avec les badges et les indications vers la piste de danse.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.