Einen Tanzmarathon organisieren: der Ablauf

Ein Tanzmarathon braucht vor allem einen belastbaren Ablaufplan: Erst stehen Termin, Ort und Programm fest, danach folgen Anmeldung, Musik und Helfereinteilung. Plane die Registrierung, Technik und Verpflegung als eigene Arbeitsbereiche, statt alles am Veranstaltungstag zusammenzuführen. Besonders häufig fehlen getestete Musikdateien, ein klarer Erste-Hilfe-Kontakt oder genügend Zeit zum Kühlen und Vorbereiten der Getränke. Mit den folgenden Schritten behältst du den Überblick über die 76 Aufgaben und 59 benötigten Dinge.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Programm und Musikblöcke erstellen
2 Personen
3
Anmeldeformular öffnen
4
Einladungen verschicken
2 Personen
5
Werbeplakat verteilen
2 Personen
6
Anmeldungen bearbeiten
7
Ernährungswünsche erfassen
8
Musikrechte prüfen
9
Reservierung bestätigen
10
Freiwillige einteilen
2 Personen
11
Erste-Hilfe-Kontakt festhalten
12
Drehbuch ausdrucken
13
Teilnehmerliste ausdrucken
14
Armbänder sortieren
2 Personen
15
Musikdateien herunterladen
16
Geräte testen
2 Personen
17
Musikwiedergabelisten bereitstellen
18
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
19
Einkaufen gehen
3 Personen
20
Getränke kühlen
2 Personen
21
Haltbare Vorräte bereitstellen
2 Personen
22
Snacks vorbereiten
4 Personen
23
Obst waschen und schneiden
2 Personen
24
Brötchen belegen
3 Personen
25
Kaffee- und Teebereich einrichten
2 Personen
26
Tische aufstellen
4 Personen
27
Stühle aufstellen
3 Personen
28
Tanzfläche freiräumen
3 Personen
29
Tonanlage aufbauen
3 Personen
30
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
31
Stromkabel sicher abkleben
2 Personen
32
Dekoration aufhängen
3 Personen
33
Informationsschilder aufstellen
2 Personen
34
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
35
Armbänder bereitlegen
36
Geschirr und Becher bereitstellen
2 Personen
37
Müllstationen aufstellen
2 Personen
38
Toiletten kontrollieren
39
Soundcheck durchführen
2 Personen
40
Sicherheitsroute kontrollieren
2 Personen
41
Teambriefing durchführen
6 Personen

Event

42
Teilnehmende empfangen
3 Personen
43
Anwesenheit erfassen
2 Personen
44
Armbänder verteilen
2 Personen
45
Willkommensansprache halten
46
Musik starten
47
Musikblöcke abspielen
48
Tanzrunden ankündigen
49
Pausen betreuen
2 Personen
50
Snacks servieren
3 Personen
51
Getränke nachfüllen
2 Personen
52
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
53
Mülleimer leeren
2 Personen
54
Tische abwischen
2 Personen
55
Toiletten zwischendurch kontrollieren
56
Tanzfläche freihalten
2 Personen
57
Lautstärke kontrollieren
58
Teilnehmende bei Beschwerden betreuen
59
Die letzte Tanzrunde ankündigen
60
Musik abschalten
61
Teilnehmende verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

62
Essen und Getränke aufräumen
3 Personen
63
Geschirr abwaschen
3 Personen
64
Geräte ausschalten
2 Personen
65
Tonanlage abbauen
3 Personen
66
Beleuchtung entfernen
2 Personen
67
Dekoration entfernen
3 Personen
68
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
69
Abfall sammeln
3 Personen
70
Boden reinigen
3 Personen
71
Toiletten reinigen
2 Personen
72
Abschlusskontrolle am Veranstaltungsort durchführen
2 Personen
73
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
74
Restbestand einlagern
2 Personen
75
Fundgegenstände registrieren
76
Teilnehmer über Fundgegenstände informieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 30
BuffetischeAnz. 3
Registrierungstisch
StehtischeAnz. 6
GarderobenständerAnz. 2
HockerAnz. 12
UmkleideschirmAnz. 2

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 120
KaffeetassenAnz. 50
TellerAnz. 100
SchälchenAnz. 50
GabelnAnz. 100
MesserAnz. 100
LöffelAnz. 100

Dekoration

BallonsAnz. 100
BallongewichteAnz. 10
GirlandenAnz. 12
TischdeckenAnz. 12
Tanzflächen-Schild
Wegweiser-SchilderAnz. 8
NamensschilderAnz. 100

Ausstattung

Aktive LautsprecherAnz. 2
Musikmixer
Musiklaptop
MikrofonAnz. 2
LautsprecherständerAnz. 2
AudiokabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 8
Laptop-Ladegerät
PowerbanksAnz. 4
TimerAnz. 2
ErsatzbatterienAnz. 12

Küche

KühlboxenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 4
WasserkocherAnz. 2
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
KühlelementeAnz. 20

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
MüllgreiferAnz. 2
EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
Besen und KehrblechAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 6

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 6
LED-SpotsAnz. 4
BatterielaternenAnz. 4
NotbeleuchtungAnz. 2

Sportmaterial

YogamattenAnz. 20
WiderstandsbänderAnz. 10
HandtücherAnz. 40
WasserflaschenAnz. 40
ArmbänderAnz. 100
Zeiterfassungsboard

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege zuerst Datum, Ort und die Musikblöcke fest. Öffne das Anmeldeformular anschließend so früh, dass du Ernährungswünsche erfassen und die Teilnehmerliste spätestens am Vortag ausdrucken kannst.
Plane die Registrierung als festen Ablauf: Registrierungstisch, Namensschilder und sortierte Armbänder sollten mindestens 60 Minuten vor Beginn bereitliegen. So bleibt Zeit, Nachmeldungen ohne Warteschlange zu bearbeiten.
Teste Lautsprecher, Mixer, Mikrofon, Laptop und Audiokabel nicht erst beim Aufbau. Lade die Musikdateien vorher herunter, stelle die Wiedergabelisten bereit und prüfe jede Musikpause mit dem vollständigen Aufbau.
Teile Freiwillige konkreten Schichten und Aufgaben zu, darunter Registrierung, Musik, Buffet und Erste Hilfe. Halte den Erste-Hilfe-Kontakt schriftlich fest und drucke das Drehbuch für alle Verantwortlichen aus.
Beginne die Verpflegung früh genug: Getränke am Vorabend kühlen, haltbare Vorräte vorher bereitstellen und Snacks, Obst sowie belegte Brötchen am Veranstaltungstag portionieren. Richte Kaffee- und Teebereich, Geschirr und wiederverwendbare Becher vor dem Einlass ein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Tanzmarathon organisieren?: Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Termin, Ort, Programm und Anmeldung. In den letzten 7 Tagen sollten Teilnehmerliste, Musikrechte, Helferplan und Einkauf abgeschlossen werden.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Tanzmarathon?: Plane mindestens 2 bis 3 Stunden für Mobiliar, Registrierung, Umkleide, Beschilderung und Technik ein. Die Lautsprecher und Musikwiedergabe sollten zusätzlich vor dem Einlass vollständig getestet werden.
Wann muss man die Musik für einen Tanzmarathon vorbereiten?: Lade alle Musikdateien spätestens 2 Tage vorher herunter und stelle die Wiedergabelisten in der geplanten Reihenfolge bereit. Prüfe außerdem rechtzeitig, ob die nötigen Musikrechte geklärt sind.
Wie viel Verpflegung braucht man für einen Tanzmarathon?: Rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und plane zusätzlich Wasser ein. Snacks, Obst und belegte Brötchen sollten spätestens 1 Stunde vor Beginn vorbereitet und die Getränke gekühlt sein.

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