Zo organiseer je een danskamp zonder last-minute chaos

Begin met de locatie en de dansdocenten; die bepalen hoeveel deelnemers je aankunt en hoe je programma eruitziet. Leg daarna de inschrijving vast, inclusief dieetwensen, noodcontacten en toestemmingen. Werk uiterlijk twee weken vooraf de groepsindeling, muziek, catering en vrijwilligersbezetting uit. Op de dag zelf draait het om een snelle ontvangst, goed werkende geluidsapparatuur en een draaiboek waarmee iedereen weet waar hij moet zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Dansdocenten vastleggen
3
Programma samenstellen
2 personen
4
Inschrijfformulier maken
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
7
Dieetwensen verzamelen
8
Noodcontacten verzamelen
9
Toestemmingen controleren
2 personen
10
Deelnemerslijst bijwerken
11
Groepsindeling maken
2 personen
12
Muziek afspeellijsten maken
2 personen
13
Muziekbestanden downloaden
14
Catering bestellen
15
Reservering bevestigen
16
Vrijwilligers indelen
2 personen
17
Route en parkeren doorgeven
18
Weersverwachting controleren
19
Boodschappen doen
3 personen
20
Dranken koelen
2 personen
21
Snacks portioneren
3 personen
22
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
23
Draaiboek afdrukken
24
Telefoons en accu's opladen
2 personen
25
Locatiesleutels ophalen
26
Zalen openen
2 personen
27
Vloeren controleren
2 personen
28
Danszalen schoonmaken
3 personen
29
Tafels opstellen
4 personen
30
Stoelen opstellen
4 personen
31
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
32
Naamkaartjes klaarleggen
2 personen
33
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
34
Microfoons testen
2 personen
35
Muziek per zaal klaarzetten
2 personen
36
Licht en ventilatie instellen
2 personen
37
Waterpunten vullen
2 personen
38
Hapjes klaarzetten
3 personen
39
Toiletten controleren
40
EHBO-materiaal klaarleggen

Event

41
Deelnemers ontvangen
4 personen
42
Aanwezigheid registreren
2 personen
43
Polsbandjes uitdelen
2 personen
44
Programma toelichten
45
Warming-up begeleiden
2 personen
46
Dansworkshop hiphop geven
2 personen
47
Dansworkshop modern geven
2 personen
48
Water en fruit uitdelen
3 personen
49
Dranken bijvullen
2 personen
50
Muziek tussen workshops verzorgen
51
Deelnemers begeleiden
4 personen
52
Lunchbuffet klaarzetten
4 personen
53
Lunchbuffet serveren
5 personen
54
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
55
Tafels afruimen
4 personen
56
Servies verzamelen
3 personen
57
Servies afwassen
3 personen
58
Avondworkshop begeleiden
2 personen
59
Showcase voorbereiden
4 personen
60
Showcase begeleiden
3 personen
61
Foto's maken
62
Avondsnacks serveren
3 personen
63
Vrije dansavond begeleiden
3 personen
64
Dranken bijvullen
2 personen
65
Afscheid aankondigen
66
Deelnemers uitchecken
2 personen

Nazorg

67
Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
68
Decoratie afnemen
3 personen
69
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
70
Afval verzamelen
3 personen
71
Vloeren vegen en dweilen
3 personen
72
Keuken schoonmaken
3 personen
73
Toiletten schoonmaken
2 personen
74
Geleende spullen verzamelen
2 personen
75
Materiaal controleren
2 personen
76
Geluidsapparatuur retourneren
2 personen
77
Locatiesleutels retourneren
78
Restanten opbergen
2 personen
79
Gevonden voorwerpen registreren
80
Foto's veilig opslaan
81
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Ontvangstbalie
Kapstokkenaantal 4
Afvalbakkenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Koffiekopjesaantal 40
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 3
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 2
Laptopsaantal 2
Oplaadkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Verlengkabelsaantal 6
Tafelmicrofoonstandaardsaantal 2
Bluetooth-adaptersaantal 2

Sportmateriaal

Dansmattenaantal 30
Yogamattenaantal 30
Stretchbandenaantal 30
Foamrollersaantal 15
Pionnenaantal 20
Spiegelsaantal 4
Handdoekenaantal 40

Decoratie

Naamkaartjesaantal 70
Lanyardsaantal 70
Programmaflyersaantal 80
Pijlen voor bewegwijzeringaantal 20
Ballonnenaantal 80
Feestslingersaantal 8
Tafelkledenaantal 8
Plakbandaantal 6
Stiftenaantal 12
Naamstickersaantal 100

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 6
Ledlampenaantal 8
Verlengsnoerenaantal 4

Keuken

Koelboxenaantal 4
IJscontainersaantal 3
Snijplankenaantal 4
Koks-messenaantal 4
Opscheplepelsaantal 6
Broodmandenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Waterkannenaantal 8
Voedselbakkenaantal 12
Aluminiumfolieaantal 4

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Microvezeldoekenaantal 20
Eerste hulp kit
Zaklampenaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de locatie voordat je deelnemers uitnodigt en controleer vooraf of er genoeg ruimte is voor dansmatten, spiegels, ontvangstbalie, tafels en stoelen. Plan ook wanneer je de locatiesleutels kunt ophalen.
Leg dansdocenten vast vóór je het programma publiceert. Zet per workshop de stijl, duur, zaal en benodigde materialen in het programma, zodat je groepen later niet opnieuw hoeft in te delen.
Sluit de inschrijving uiterlijk 7 dagen voor het danskamp en verwerk dieetwensen, noodcontacten en toestemmingen direct in één deelnemerslijst. Maak daarna de groepsindeling en druk naamkaartjes of lanyards per groep af.
Test muziekbestanden, laptops, mengpaneel, speakers en draadloze microfoons minstens 24 uur vooraf. Download de afspeellijsten en laad telefoons, accu’s en andere apparatuur op; afhankelijk zijn van internet op de dag zelf zorgt vaak voor vertraging.
Werk het draaiboek uiterlijk de avond ervoor af met aankomsttijden, pauzes, catering, vrijwilligers en route-informatie. Koel dranken, portioneer snacks en zet ontvangst-, afval- en serveermateriaal klaar voordat de eerste deelnemers arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een danskamp organiseren?: Begin minimaal 8 weken vooraf met de locatie en dansdocenten. Verstuur uitnodigingen zodra programma, datum en inschrijving vaststaan en sluit de deelnemerslijst ongeveer 7 dagen voor de start.
Hoeveel dansdocenten heb je nodig voor een danskamp?: Dat hangt af van het aantal deelnemers en de gewenste groepsgrootte. Deel het verwachte aantal deelnemers door het maximum per docent of groep en leg daarnaast minimaal één reservebegeleider of vrijwilliger vast voor ontvangst en praktische hulp.
Wanneer moet je de groepsindeling van een danskamp maken?: Maak de groepsindeling nadat de inschrijving is gesloten, meestal 5 tot 7 dagen vooraf. Dan zijn afmeldingen, dieetwensen, noodcontacten en toestemmingen verwerkt en kun je naamkaartjes en programmaflyers correct voorbereiden.
Hoe voorkom je technische problemen tijdens een danskamp?: Test alle geluidsapparatuur en muziekbestanden minstens 24 uur vooraf en neem gedownloade afspeellijsten mee. Controleer per zaal de speakers, microfoons, kabels, stekkerdozen en opladers, zodat je niet afhankelijk bent van wifi of een lege accu.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.