So organisierst du ein Tanzcamp
Ein Tanzcamp steht und fällt mit einer klaren Reihenfolge: Erst sicherst du den Ort und die Tanzlehrkräfte, danach planst du Programm, Anmeldung und Verpflegung. Sobald die Anmeldungen eingehen, brauchst du aktuelle Teilnehmerdaten, Ernährungswünsche und Notfallkontakte. In den letzten Tagen geht es vor allem um Gruppen, Musik, Material, Helfer und die Anreise. Dieser Ablauf zeigt dir, wann du was vorbereitest und welche Details am Veranstaltungstag häufig zu spät auffallen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Location reservieren
- 2
Tanzlehrer festlegen
- 3
Programm zusammenstellen
2 Personen
- 4
Anmeldeformular erstellen
- 5
Einladungen verschicken
2 Personen
- 6
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 7
Ernährungswünsche erfassen
- 8
Notfallkontakte sammeln
- 9
Genehmigungen prüfen
2 Personen
- 10
Teilnehmerliste aktualisieren
- 11
Gruppen einteilen
2 Personen
- 12
Musikwiedergabelisten erstellen
2 Personen
- 13
Musikdateien herunterladen
- 14
Catering bestellen
- 15
Reservierung bestätigen
- 16
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 17
Route und Parken mitteilen
- 18
Wettervorhersage prüfen
- 19
Einkaufen gehen
3 Personen
- 20
Getränke kühlen
2 Personen
- 21
Snacks portionieren
3 Personen
- 22
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 23
Drehbuch ausdrucken
- 24
Handys und Akkus aufladen
2 Personen
- 25
Standortschlüssel abholen
- 26
Säle öffnen
2 Personen
- 27
Böden kontrollieren
2 Personen
- 28
Tanzsäle reinigen
3 Personen
- 29
Tische aufstellen
4 Personen
- 30
Stühle aufstellen
4 Personen
- 31
Empfangstheke einrichten
2 Personen
- 32
Namensschilder bereitlegen
2 Personen
- 33
Musikanlage anschließen
2 Personen
- 34
Mikrofone testen
2 Personen
- 35
Musik pro Raum bereitlegen
2 Personen
- 36
Licht und Belüftung einstellen
2 Personen
- 37
Wasserstellen auffüllen
2 Personen
- 38
Snacks bereitstellen
3 Personen
- 39
Toiletten kontrollieren
- 40
Erste-Hilfe-Material bereitlegen
Event
- 41
Teilnehmende empfangen
4 Personen
- 42
Anwesenheit erfassen
2 Personen
- 43
Armbänder verteilen
2 Personen
- 44
Programm vorstellen
- 45
Aufwärmen betreuen
2 Personen
- 46
Hip-Hop-Tanzworkshop leiten
2 Personen
- 47
Modernen Tanzworkshop geben
2 Personen
- 48
Wasser und Obst ausgeben
3 Personen
- 49
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 50
Musik zwischen den Workshops bereitstellen
- 51
Teilnehmende betreuen
4 Personen
- 52
Mittagsbuffet aufbauen
4 Personen
- 53
Mittagsbuffet servieren
5 Personen
- 54
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
- 55
Tische abräumen
4 Personen
- 56
Geschirr sammeln
3 Personen
- 57
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 58
Abendworkshop betreuen
2 Personen
- 59
Showcase vorbereiten
4 Personen
- 60
Showcase begleiten
3 Personen
- 61
Fotos machen
- 62
Abendsnacks servieren
3 Personen
- 63
Freien Tanzabend betreuen
3 Personen
- 64
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 65
Abschied ankündigen
- 66
Teilnehmer auschecken
2 Personen
Nachbereitung
- 67
Anlage ausschalten
2 Personen
- 68
Dekoration abnehmen
3 Personen
- 69
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
- 70
Abfall sammeln
3 Personen
- 71
Böden fegen und wischen
3 Personen
- 72
Küche reinigen
3 Personen
- 73
Toiletten reinigen
2 Personen
- 74
Geliehene Sachen sammeln
2 Personen
- 75
Material prüfen
2 Personen
- 76
Soundanlage zurückgeben
2 Personen
- 77
Locationschlüssel zurückgeben
- 78
Reste verstauen
2 Personen
- 79
Fundgegenstände registrieren
- 80
Fotos sicher speichern
- 81
Dankesnachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 70
- Empfangstresen
- KleiderständerAnz. 4
- AbfallbehälterAnz. 8
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 100
- TellerAnz. 80
- BestecksetsAnz. 80
- KaffeetassenAnz. 40
- ServierschalenAnz. 12
- ServierzangenAnz. 8
Ausstattung
- Tragbare LautsprecherAnz. 3
- Mischpult
- FunkmikrofoneAnz. 2
- LaptopsAnz. 2
- LadekabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- TischmikrofonständerAnz. 2
- Bluetooth-AdapterAnz. 2
Sportmaterial
- TanzmattenAnz. 30
- YogamattenAnz. 30
- StretchbänderAnz. 30
- SchaumstoffrollenAnz. 15
- KegelAnz. 20
- SpiegelAnz. 4
- HandtücherAnz. 40
Dekoration
- NamensschilderAnz. 70
- LanyardsAnz. 70
- ProgrammflyerAnz. 80
- HinweispfeileAnz. 20
- BallonsAnz. 80
- PartygirlandenAnz. 8
- TischdeckenAnz. 8
- KlebebandAnz. 6
- StifteAnz. 12
- NamensaufkleberAnz. 100
Beleuchtung
- LED-LichterkettenAnz. 6
- LED-LampenAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 4
Küche
- KühlboxenAnz. 4
- EisbehälterAnz. 3
- SchneidebretterAnz. 4
- KochmesserAnz. 4
- ServierlöffelAnz. 6
- BrotkörbeAnz. 6
- ThermoskannenAnz. 4
- WasserkannenAnz. 8
- LebensmittelboxenAnz. 12
- AluminiumfolieAnz. 4
Reinigung
- BesensetsAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- EimerAnz. 4
- ReinigungshandschuheAnz. 8
- MikrofasertücherAnz. 20
- Erste-Hilfe-Set
- TaschenlampenAnz. 3
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Reserviere den Veranstaltungsort zuerst und kläre mindestens 4 Wochen vorher, ob Genehmigungen, Schlüsselübergabe, Parkplätze und ausreichend Platz für Tanz-, Sitz- und Empfangsbereiche geregelt sind.
- Lege das Programm fest, bevor du das Anmeldeformular verschickst. Weise jeder Einheit eine Dauer, einen Raum und eine Zielgruppe zu; teile die Teilnehmenden nach Anmeldeschluss in passende Gruppen ein.
- Sammle mit der Anmeldung Ernährungswünsche und Notfallkontakte und aktualisiere die Teilnehmerliste bis 3 Tage vor Beginn. So fehlen beim Catering und bei Rückfragen am Empfang keine wichtigen Angaben.
- Bereite Musik nicht erst vor Ort vor: Erstelle die Wiedergabelisten und lade die Dateien spätestens am Vortag herunter. Prüfe Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone, Adapter und Verlängerungskabel mit einem kurzen Tontest.
- Plane den Veranstaltungstag rückwärts: Getränke am Morgen kühlen, Snacks portionieren, Namensschilder und Programmflyer am Empfang bereitlegen und Schlüssel, Akkus sowie ausgedruckte Unterlagen mindestens 60 Minuten vor dem ersten Programmpunkt vor Ort haben.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Tanzcamp organisieren?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Ort, Tanzlehrkräften und Programm. Die Anmeldung sollte mindestens 4 Wochen vor dem Camp starten, damit du Gruppen, Catering und Material rechtzeitig planen kannst.
- Was muss in ein Anmeldeformular für ein Tanzcamp?
- Frage Name, Kontaktdaten, gewünschte Gruppe, Ernährungswünsche und einen Notfallkontakt ab. Schließe die Anmeldung 7 bis 10 Tage vor Beginn, damit du die Teilnehmerliste und Gruppeneinteilung noch prüfen kannst.
- Wie viele Getränke braucht man für ein Tanzcamp?
- Plane für das erste aktive Camp-Stundenfenster etwa 2 bis 3 Getränke pro Person und Stunde, bei warmem Wetter mehr. Kühle die Getränke am Veranstaltungstag frühzeitig und stelle zusätzlich Wasser während der Tanz- und Stretching-Einheiten bereit.
- Wann sollte die Musik für ein Tanzcamp vorbereitet werden?
- Erstelle die Wiedergabelisten spätestens 3 Tage vorher und lade alle Musikdateien am Vortag offline herunter. Mache am Veranstaltungstag mindestens 60 Minuten vor Beginn einen Test mit Lautsprechern, Mischpult und Mikrofonen.
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