Organiser un stage de danse, étape par étape

Un stage de danse se prépare d’abord autour du lieu, des professeurs et d’un programme réaliste. Ensuite, les inscriptions permettent de répartir les participants par niveau, de recueillir les besoins alimentaires et de prévoir les contacts d’urgence. Les dernières semaines servent à verrouiller la musique, le catering, le matériel et les bénévoles. La veille, concentrez-vous sur l’accueil, les badges, les boissons, les câbles et les clés : ce sont souvent ces détails qui ralentissent le démarrage.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Réserver des professeurs de danse
3
Établir le programme
2 personnes
4
Créer le formulaire d'inscription
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
2 personnes
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Recueillir les contacts d'urgence
9
Vérifier les autorisations
2 personnes
10
Mettre à jour la liste des participants
11
Faire la répartition des groupes
2 personnes
12
Créer des playlists musicales
2 personnes
13
Télécharger les fichiers musicaux
14
Commander le catering
15
Confirmer la réservation
16
Répartir les bénévoles
2 personnes
17
Communiquer l’itinéraire et le stationnement
18
Vérifier les prévisions météo
19
Faire les courses
3 personnes
20
Refroidir les boissons
2 personnes
21
Portionner les snacks
3 personnes
22
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
23
Imprimer le déroulé
24
Charger les téléphones et les batteries
2 personnes
25
Récupérer les clés du lieu
26
Ouvrir les salles
2 personnes
27
Contrôler les sols
2 personnes
28
Nettoyer les salles de danse
3 personnes
29
Installer les tables
4 personnes
30
Installer les chaises
4 personnes
31
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
32
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
33
Raccorder la sonorisation
2 personnes
34
Tester les microphones
2 personnes
35
Préparer la musique pour chaque salle
2 personnes
36
Régler l’éclairage et la ventilation
2 personnes
37
Remplir les points d'eau
2 personnes
38
Préparer les en-cas
3 personnes
39
Vérifier les toilettes
40
Préparer le matériel de premiers secours

Événement

41
Accueillir les participants
4 personnes
42
Enregistrer la présence
2 personnes
43
Distribuer les bracelets
2 personnes
44
Présenter le programme
45
Animer l'échauffement
2 personnes
46
Animer un atelier de danse hip-hop
2 personnes
47
Animer l'atelier de danse moderne
2 personnes
48
Distribuer de l’eau et des fruits
3 personnes
49
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
50
Assurer la musique entre les ateliers
51
Accompagner les participants
4 personnes
52
Mettre en place le buffet du déjeuner
4 personnes
53
Servir le buffet du déjeuner
5 personnes
54
Servir les repas diététiques
2 personnes
55
Dégager les tables
4 personnes
56
Rassembler la vaisselle
3 personnes
57
Faire la vaisselle
3 personnes
58
Animer l’atelier du soir
2 personnes
59
Préparer la vitrine
4 personnes
60
Accompagner le showcase
3 personnes
61
Prendre des photos
62
Servir les en-cas du soir
3 personnes
63
Encadrer la soirée dansante libre
3 personnes
64
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
65
Annoncer le départ
66
Faire le check-out des participants
2 personnes

Suivi

67
Éteindre l'installation sonore
2 personnes
68
Retirer la décoration
3 personnes
69
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
70
Rassembler les déchets
3 personnes
71
Balayer et passer la serpillière
3 personnes
72
Nettoyer la cuisine
3 personnes
73
Nettoyer les toilettes
2 personnes
74
Rassembler les objets empruntés
2 personnes
75
Vérifier le matériel
2 personnes
76
Retourner le matériel audio
2 personnes
77
Restituer les clés du lieu
78
Ranger les restes
2 personnes
79
Enregistrer les objets trouvés
80
Sauvegarder les photos en toute sécurité
81
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 70
Accueil
Porte-manteauxqté 4
Poubellesqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Tasses à caféqté 40
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Équipement

Enceintes portablesqté 3
Table de mixage
Microphones sans filqté 2
Ordinateurs portablesqté 2
Câbles de rechargeqté 8
Multiprisesqté 6
Rallongesqté 6
Supports de microphones de tableqté 2
Adaptateurs Bluetoothqté 2

Matériel de sport

Tapis de danseqté 30
Tapis de yogaqté 30
Bandes de résistanceqté 30
Rouleaux de mousseqté 15
Cônesqté 20
Miroirsqté 4
Serviettesqté 40

Décoration

Badges nominatifsqté 70
Lanyardsqté 70
Flyers du programmeqté 80
Flèches de signalisationqté 20
Ballonsqté 80
Guirlandes de fêteqté 8
Nappesqté 8
Ruban adhésifqté 6
Marqueursqté 12
Étiquettes nominativesqté 100

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Lampes LEDqté 8
Rallongesqté 4

Cuisine

Glacièresqté 4
Conteneurs à glaceqté 3
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Louchesqté 6
Corbeilles à painqté 6
Thermosqté 4
Carafes d’eauqté 8
Bacs alimentairesqté 12
Papier aluminiumqté 4

Nettoyage

Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Chiffons microfibresqté 20
Trousse de premiers secours
Lampes de pocheqté 3

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le lieu et les professeurs avant d’ouvrir les inscriptions : prévoyez ensuite au moins 2 à 3 semaines pour recueillir les niveaux, les allergies et les contacts d’urgence.
Construisez le programme avant d’envoyer les invitations. Ajoutez 10 à 15 minutes entre deux ateliers pour les changements de groupe, les pauses et les éventuels retards.
Traitez les inscriptions chaque semaine plutôt qu’à la dernière minute. Une liste à jour facilite la répartition des groupes et évite d’oublier un participant lors de l’impression des badges.
Testez la musique et la sonorisation au moins 48 heures avant le stage. Téléchargez les fichiers sur un ordinateur de secours et vérifiez les câbles, multiprises, rallonges et adaptateurs Bluetooth.
La veille, refroidissez les boissons, portionnez les snacks et préparez l’accueil. Gardez les clés du lieu, le déroulé imprimé et les téléphones chargés dans un même sac accessible dès l’arrivée.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un stage de danse ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu et les professeurs, publier le formulaire, traiter les inscriptions et confirmer le catering.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour un stage de danse ?: Ouvrez-les environ 4 semaines avant la date du stage, une fois le programme et les intervenants confirmés. Fixez une date limite 7 à 10 jours avant l’événement pour répartir les groupes et commander les repas.
Comment répartir les participants par groupes de danse ?: Demandez le niveau, l’âge si nécessaire et les objectifs dans le formulaire. Faites une première répartition 5 à 7 jours avant le stage, puis gardez une marge pour les changements de dernière minute.
Que faut-il vérifier la veille d’un stage de danse ?: Contrôlez le matériel de danse, les enceintes, les microphones, les fichiers musicaux et les rallonges. Préparez aussi les badges, le déroulé, les boissons, les snacks et les clés au plus tard la veille au soir.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.