Een dansgala organiseren: zo pak je het aan

Begin met de datum, gastenlijst en locatie voordat je muziek, catering of decoratie vastlegt. De zaalindeling bepaalt hoeveel ruimte je overhoudt voor de dansvloer, buffettafels, stoelen en garderobe. Werk daarna het dansprogramma en de tijden uit, zodat gasten weten wanneer ze eten, dansen en pauzeren. Verzamel dieetwensen en aanmeldingen op tijd; daarmee voorkom je last-minute wijzigingen in de catering en naamkaartjes.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en gastenlijst vastleggen
2 personen
2
Locatie en zaalindeling reserveren
2 personen
3
Muziek en dansprogramma kiezen
2 personen
4
Uitnodigingen opstellen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Programma en tijden publiceren
9
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
10
Boodschappenlijst controleren
2 personen
11
Tafels en stoelen reserveren
12
Geluidsapparatuur reserveren
13
Verlichting reserveren
14
Dansvloer vrijmaken
2 personen
15
Decoratie en thema bepalen
2 personen
16
Naamkaartjes maken
2 personen
17
Tafelnummers maken
18
Muziekbestanden controleren
2 personen
19
Draaiboek en contactlijst printen
20
Cateringinkopen doen
3 personen
21
Dranken en gekoelde producten kopen
2 personen
22
Houdbare boodschappen opslaan
2 personen
23
Verse producten koelen
2 personen
24
Groenten en fruit wassen
3 personen
25
Salades en koude schotels bereiden
4 personen
26
Desserts portioneren
3 personen
27
Dressings en sauzen bereiden
2 personen
28
Locatie en toiletten controleren
2 personen
29
Vloer en entree schoonmaken
3 personen
30
Tafels en stoelen opstellen
5 personen
31
Buffettafels plaatsen
3 personen
32
Dansvloer afzetten
2 personen
33
Tafels dekken
4 personen
34
Naamkaartjes plaatsen
2 personen
35
Decoratie ophangen
3 personen
36
Verlichting installeren
2 personen
37
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
38
Muziek en microfoon testen
2 personen
39
Buffetgerechten klaarzetten
4 personen
40
Dranken koud zetten
3 personen
41
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
42
Welkomstbalie inrichten
2 personen
43
Allergeneninformatie klaarleggen
44
Eindcontrole zaal uitvoeren
2 personen

Event

45
Gasten ontvangen
4 personen
46
Aanwezigheid registreren
2 personen
47
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
48
Openingswoord verzorgen
49
Eerste dansronde begeleiden
2 personen
50
Hapjes serveren
4 personen
51
Dranken bijvullen
3 personen
52
Dansprogramma aankondigen
53
Buffet openen
2 personen
54
Buffet aanvullen
4 personen
55
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
56
Gebruikt servies verzamelen
3 personen
57
Servies afwassen
3 personen
58
Koffie en thee serveren
2 personen
59
Dessertbuffet uitserveren
3 personen
60
Lichtshow bedienen
61
Laatste dansronde aankondigen
62
Afscheidswoord verzorgen
63
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

64
Muziek en verlichting uitschakelen
2 personen
65
Restanten veilig verpakken
3 personen
66
Afval verzamelen en scheiden
4 personen
67
Tafels en stoelen afruimen
5 personen
68
Servies en keuken schoonmaken
4 personen
69
Zaal en dansvloer schoonmaken
4 personen
70
Decoratie verwijderen
3 personen
71
Geleende materialen controleren
2 personen
72
Materialen terugbrengen
2 personen
73
Overgebleven boodschappen opslaan
2 personen
74
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 110
Buffettafelsaantal 4
Bar- of statafelsaantal 4
Garderoberekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 8

Servies

Dinerbordenaantal 120
Dessertbordenaantal 120
Glazenaantal 150
Koffiekopjesaantal 100
Messenaantal 120
Vorkenaantal 120
Lepelsaantal 120
Opscheplepelsaantal 12
Karaffenaantal 16

Catering

Buffetschalenaantal 16
Serveerschalenaantal 12
Warmhoudbakkenaantal 4
Drankdispensersaantal 4
Koelboxenaantal 6
IJsblokjesbakkenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Boodschappen

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Mengkommenaantal 8
Maatbekersaantal 4
Keukentangenaantal 8
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 16
Servettenhoudersaantal 12
Naamkaartjesaantal 110
Tafelnummersaantal 12
Ballonnenaantal 100
Ballonnenbogenaantal 2
Slingersaantal 12
Ledkaarsenaantal 30
Bloemstukkenaantal 12
Fotowand
Decoratiedoekaantal 4

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Audiokabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Verlengsnoerenaantal 8

Verlichting

Ledspotsaantal 6
Lichtstatiefaantal 2
Lichtslingersaantal 6
Batterijenaantal 24

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilsetsaantal 2
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Microvezeldoekenaantal 20
Toiletborstelsaantal 4

Tips

Reserveer de locatie en zaalindeling vroeg genoeg om tafels, stoelen, buffettafels en een vrije dansvloer tegelijk in te passen. Houd rekening met loopruimte tussen de tafels, bar en garderobe.
Stel het programma op vóór je de uitnodigingen verstuurt. Zet begin- en eindtijd, diner- of buffetmomenten en dansblokken duidelijk in de uitnodiging en publiceer de definitieve tijden uiterlijk een week vooraf.
Sluit de aanmeldingen ongeveer twee weken voor het gala en noteer dieetwensen in één overzicht. Gebruik dat overzicht bij het berekenen van cateringhoeveelheden en het maken van naamkaartjes.
Controleer muziekbestanden, geluidsapparatuur en verlichting uiterlijk één dag vooraf. Test ook of de aansluitingen werken; een reserve-afspeellijst op een tweede apparaat voorkomt een stilgevallen dansprogramma.
Doe houdbare boodschappen eerder, maar koop dranken, gekoelde producten en verse ingrediënten pas kort voor het gala. Was groenten en fruit en bereid koude schotels op de dag zelf, terwijl gekoelde producten tot serveren koud blijven.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een dansgala organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, gastenlijst en locatie. Reserveer muziek, zaal, tafels, stoelen, geluidsapparatuur en verlichting zodra de datum vaststaat.
Hoeveel ruimte heb je nodig voor een dansvloer op een dansgala?: Reken als praktische richtlijn op ongeveer 1 vierkante meter dansvloer per 2 à 3 dansende gasten tijdens een druk moment. Reserveer daarnaast ruimte voor tafels, stoelen, buffet, bar en looproutes.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een dansgala?: Verstuur de uitnodigingen ongeveer 6 weken vooraf en geef een uiterste aanmelddatum die circa 2 weken voor het gala ligt. Dan heb je tijd om dieetwensen, tafelindeling en cateringhoeveelheden te verwerken.
Wanneer bereid je het eten voor een dansgala?: Bereid salades en koude schotels bij voorkeur op de dag van het gala en bewaar ze gekoeld tot het buffet opent. Controleer de boodschappenlijst 2 tot 3 dagen vooraf en koop verse producten zo kort mogelijk voor gebruik.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.