Zo organiseer je een dansfestival zonder last-minute chaos

Begin met de datum, locatie en beschikbare ruimte. Daarna leg je het programma vast, inclusief dansdocenten, dj’s, workshops en pauzes, zodat je weet welke techniek en inrichting nodig zijn. Regel vervolgens vergunningen, muziekrechten, verzekering, catering en eerste hulp voordat je uitnodigingen verstuurt. Werk op de dag zelf met een duidelijke plattegrond, herkenbare bewegwijzering en een taakverdeling voor vrijwilligers.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Vergunningen en meldingen controleren
2 personen
3
Dansprogramma samenstellen
3 personen
4
Dansdocenten en dj's vastleggen
2 personen
5
Muziekrechten controleren
6
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Catering reserveren
2 personen
11
Geluidsapparatuur reserveren
2 personen
12
Lichtapparatuur reserveren
2 personen
13
Vrijwilligers werven
2 personen
14
Vrijwilligerstaken verdelen
2 personen
15
Programma en plattegrond maken
2 personen
16
Bewegwijzering ontwerpen
17
Polsbandjes en tickets bestellen
18
Verzekering controleren
19
Eerste hulp regelen
2 personen
20
Nooduitgangen bepalen
2 personen
21
Weersverwachting controleren
22
Programma naar deelnemers sturen
23
Voorraad controleren
2 personen
24
Boodschappenlijst controleren
2 personen
25
Boodschappen doen
3 personen
26
Boodschappen gekoeld opslaan
2 personen
27
Decoratie sorteren
2 personen
28
Materialen naar locatie brengen
4 personen

Event

29
Locatie openen
2 personen
30
Dansvloer opbouwen
4 personen
31
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
32
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
33
Lichtinstallatie opbouwen
3 personen
34
Kabels veilig afplakken
2 personen
35
Versiering ophangen
3 personen
36
Informatiebalie inrichten
2 personen
37
Registratietafel inrichten
2 personen
38
Cateringtafel inrichten
3 personen
39
Dranken koud zetten
2 personen
40
Hapjes voorbereiden
4 personen
41
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
42
Techniek testen
3 personen
43
Nood- en veiligheidsmiddelen plaatsen
2 personen
44
Briefing voor medewerkers geven
3 personen
45
Deelnemers ontvangen
4 personen
46
Tickets en polsbandjes controleren
3 personen
47
Openingsdans begeleiden
3 personen
48
Dansworkshops begeleiden
5 personen
49
Muziekprogramma draaien
2 personen
50
Hapjes serveren
4 personen
51
Dranken bijvullen
3 personen
52
Dieetmaaltijden apart uitserveren
2 personen
53
Publiek naar activiteiten wijzen
2 personen
54
Dansvloer veilig houden
2 personen
55
Afvalbakken legen
2 personen
56
Servies afwassen
2 personen
57
Laatste dansronde aankondigen
58
Bezoekers veilig laten vertrekken
3 personen

Nazorg

59
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
60
Lichtapparatuur uitschakelen
2 personen
61
Eten en drinken veilig verpakken
2 personen
62
Meubilair afbreken
4 personen
63
Decoratie verwijderen
3 personen
64
Afval verzamelen
4 personen
65
Locatie schoonmaken
4 personen
66
Servies en materialen reinigen
3 personen
67
Materialen terugbrengen
3 personen
68
Geluidsapparatuur retourneren
2 personen
69
Lichtapparatuur retourneren
2 personen
70
Gevonden voorwerpen verzamelen
71
Restanten doneren of afvoeren
2 personen
72
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 12
Buffettafelsaantal 6
Partytentenaantal 3
Kleedkamerschermenaantal 4
Kledingrekkenaantal 4

Apparatuur

Actieve speakersaantal 4
Subwoofersaantal 2
Mengpaneel
Draaitafelsaantal 2
Dj-koptelefoonsaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 10
Kabelhaspelsaantal 4
Kabelmattenaantal 12
Laptopaantal 2
Reservebatterijenaantal 24
EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 6
Brandblussersaantal 4

Sportmateriaal

Modulaire dansvloeraantal 60
Yoga- en dansmattenaantal 30
Danslintenaantal 30
Opwarmblokkenaantal 20

Verlichting

Led-lichtbalkenaantal 8
Led-spotsaantal 6
Lichtslingersaantal 10
Batterijlantaarnsaantal 8

Decoratie

Stoffen doekenaantal 12
Ballonnenaantal 200
Ballongewichtenaantal 12
Vlaggenlijnenaantal 10
Plantenaantal 12
Fotowand
Pijlbordenaantal 12
Programmapostersaantal 20

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 220
Herbruikbare wijnglazenaantal 80
Bordenaantal 220
Besteksetsaantal 220
Koffiekopjesaantal 120
Serveerbladenaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 8
Thermoskannenaantal 8
IJsblokbakkenaantal 6
Snijplankenaantal 6
Koks- en broodmessenaantal 8
Serveertangenaantal 12
Maatbekersaantal 4
Voedselbakken met dekselaantal 20

Catering

Waterdispensersaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 3
Theepottenaantal 3
Kassa'saantal 2
Betaalterminalsaantal 2
Polsbandjesaantal 250
Naamstickersaantal 250
Servettenaantal 500
Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Dweilsetsaantal 4
Emmersaantal 6
Handvegers en blikkenaantal 6
Stofzuigersaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 30
Handschoenenaantal 30
Desinfectiemiddelaantal 6
Afvalzakhoudersaantal 12
Toiletborstelsaantal 4

Tips

Leg de indeling vroeg vast: reserveer ruimte voor de modulaire dansvloer, workshops, kleedkamers, catering en publieksstromen. Zet nooduitgangen en kabelroutes op dezelfde plattegrond, zodat techniek en vrijwilligers met één versie werken.
Plan techniek niet pas voor de festivaldag. Test actieve speakers, subwoofers, mengpaneel, microfoons en lichtapparatuur vooraf op locatie en leg verlengkabels, stekkerdozen, kabelhaspels en kabelmatten apart klaar.
Verstuur het programma uiterlijk 7 dagen vooraf. Vermeld begintijden, workshopruimtes, bereikbaarheid, dieetwensen die je hebt kunnen verwerken en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
Maak vrijwilligersdiensten van maximaal 3 à 4 uur en geef elke ploeg één aanspreekpunt. Verdeel onder meer ontvangst, polsbandjes, artiestenbegeleiding, catering, publieksbegeleiding en opruimen vooraf schriftelijk.
Controleer de weersverwachting 48 uur en opnieuw 6 uur voor aanvang. Bij buitenonderdelen moeten partytenten, verlichting, stroomvoorziening en een alternatief programma dan al geregeld zijn, niet pas bij de eerste regenbui.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een dansfestival organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf. Regel locatie, vergunningen, verzekering en muziekrechten eerst; leg docenten, dj’s en catering daarna vast. Verstuur uitnodigingen ongeveer 6 tot 8 weken voor de datum.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een dansfestival?: Reken op ongeveer 1 vrijwilliger per 25 tot 40 bezoekers, plus een aparte coördinator. Bij 120 deelnemers zijn dat bijvoorbeeld 3 tot 5 vrijwilligers voor ontvangst, publieksbegeleiding, artiesten, catering en opruimen.
Wanneer moet je de geluids- en lichtapparatuur testen?: Test de apparatuur minimaal 1 week vooraf als dat op locatie kan, en doe op de festivaldag een volledige soundcheck 2 tot 3 uur voor de eerste activiteit. Controleer ook reservebatterijen, kabels en de stroomverdeling.
Wat moet je uiterlijk op de dag voor een dansfestival controleren?: Controleer 24 uur vooraf het programma, de plattegrond, deelnemerslijst, dieetwensen, voorraad, tickets en polsbandjes. Leg nooduitgangen, eerste hulp, bewegwijzering en de contactgegevens van docenten, dj’s en vrijwilligers nog één keer vast.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.