Organiser un festival de danse, étape par étape

Un festival de danse se construit dans un ordre précis : commencer par la date et le lieu, puis verrouiller les autorisations, le programme et les intervenants. Les inscriptions déterminent ensuite le catering, les espaces et le matériel. Prévoyez aussi tôt la sonorisation, l’éclairage, les bénévoles et les sorties de secours. Ce plan vous aide à garder une vue d’ensemble jusqu’aux dernières vérifications, sans découvrir la veille qu’un élément essentiel manque.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Vérifier les autorisations et les déclarations
2 personnes
3
Composer le programme de danse
3 personnes
4
Confirmer les professeurs de danse et les DJ
2 personnes
5
Vérifier les droits musicaux
6
Concevoir les invitations
2 personnes
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Réserver le catering
2 personnes
11
Réserver le matériel de sonorisation
2 personnes
12
Réserver l’équipement d’éclairage
2 personnes
13
Recruter des bénévoles
2 personnes
14
Répartir les tâches des bénévoles
2 personnes
15
Créer le programme et le plan
2 personnes
16
Concevoir la signalétique
17
Commander les bracelets et les billets
18
Vérifier l’assurance
19
Prévoir les premiers secours
2 personnes
20
Définir les sorties de secours
2 personnes
21
Vérifier les prévisions météo
22
Envoyer le programme aux participants
23
Vérifier les stocks
2 personnes
24
Vérifier la liste des courses
2 personnes
25
Faire les courses
3 personnes
26
Stocker les courses au frais
2 personnes
27
Trier la décoration
2 personnes
28
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes

Événement

29
Ouvrir le lieu
2 personnes
30
Monter la piste de danse
4 personnes
31
Installer les tables et les chaises
4 personnes
32
Installer le système de sonorisation
3 personnes
33
Monter l’installation lumière
3 personnes
34
Fixer les câbles avec du ruban adhésif en toute sécurité
2 personnes
35
Suspendre la décoration
3 personnes
36
Installer le comptoir d'information
2 personnes
37
Installer la table d'inscription
2 personnes
38
Installer la table traiteur
3 personnes
39
Mettre les boissons au frais
2 personnes
40
Préparer les en-cas
4 personnes
41
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
42
Tester la technique
3 personnes
43
Installer le matériel d'urgence et de sécurité
2 personnes
44
Donner le briefing aux collaborateurs
3 personnes
45
Accueillir les participants
4 personnes
46
Vérifier les billets et les bracelets
3 personnes
47
Encadrer la danse d’ouverture
3 personnes
48
Animer les ateliers de danse
5 personnes
49
Diffuser le programme musical
2 personnes
50
Servir des amuse-bouches
4 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
52
Servir les repas spéciaux à part
2 personnes
53
Orienter le public vers les activités
2 personnes
54
Sécuriser la piste de danse
2 personnes
55
Vider les poubelles
2 personnes
56
Faire la vaisselle
2 personnes
57
Annoncer le dernier tour de danse
58
Faire partir les visiteurs en toute sécurité
3 personnes

Suivi

59
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
60
Éteindre l'éclairage
2 personnes
61
Emballer les aliments et les boissons en toute sécurité
2 personnes
62
Démonter le mobilier
4 personnes
63
Retirer la décoration
3 personnes
64
Rassembler les déchets
4 personnes
65
Nettoyer le lieu
4 personnes
66
Nettoyer la vaisselle et le matériel
3 personnes
67
Rapporter le matériel
3 personnes
68
Retourner le matériel audio
2 personnes
69
Retourner le matériel d'éclairage
2 personnes
70
Rassembler les objets trouvés
71
Faire don des restes ou les évacuer
2 personnes
72
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 80
Tabourets de barqté 12
Tables de buffetqté 6
Tentes de réceptionqté 3
Paravents de vestiaireqté 4
Portants à vêtementsqté 4

Équipement

Intervenants actifsqté 4
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Platinesqté 2
Casques de DJqté 2
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 10
Rallonges à enrouleurqté 4
Passe-câblesqté 12
Ordinateur portableqté 2
Piles de rechangeqté 24
Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 6
Extincteursqté 4

Matériel de sport

Piste de danse modulaireqté 60
Tapis de yoga et de danseqté 30
Rubans de danseqté 30
Blocs chauffantsqté 20

Éclairage

Barres lumineuses LEDqté 8
Spots LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 10
Lampes à pilesqté 8

Décoration

Chiffons en tissuqté 12
Ballonsqté 200
Poids pour ballonsqté 12
Guirlandes de fanionsqté 10
Plantesqté 12
Mur photo
Panneaux indicateursqté 12
Affiches du programmeqté 20

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 220
Verres à vin réutilisablesqté 80
Assiettesqté 220
Couvertsqté 220
Tasses à caféqté 120
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Glacièresqté 8
Thermosqté 8
Bacs à glaçonsqté 6
Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
Pinces de serviceqté 12
Verres doseursqté 4
Bacs alimentaires avec couvercleqté 20

Catering

Distributeurs d'eauqté 4
Machines à caféqté 3
Théièresqté 3
Caissesqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Braceletsqté 250
Étiquettes nominativesqté 250
Serviettesqté 500
Courses

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de serpillièreqté 4
Seauxqté 6
Balais à main et pellesqté 6
Aspirateursqté 2
Chiffons de nettoyageqté 30
Gantsqté 30
Désinfectantqté 6
Supports de sacs poubelleqté 12
Brosses de toilettesqté 4

Conseils

Bloquez la date et le lieu avant de contacter les professeurs ou les DJ : vérifiez immédiatement les autorisations, l’assurance et les droits musicaux, car ces points peuvent modifier le format du festival.
Construisez le programme avant d’ouvrir les inscriptions. Indiquez les horaires, les niveaux et les espaces nécessaires afin de connaître la capacité réelle et d’éviter de placer deux ateliers dans la même salle.
Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis confirmez le nombre de repas au traiteur au plus tard quelques jours avant l’événement. Gardez une liste séparée des allergies et régimes particuliers.
Réservez la sonorisation et l’éclairage dès que le programme est stabilisé. Pour une piste de danse, prévoyez notamment les subwoofers, la table de mixage, les microphones, les rallonges et les passe-câbles, puis testez chaque branchement avant l’ouverture.
Donnez aux bénévoles un rôle précis et un horaire écrit. Le jour J, faites contrôler les bracelets, les sorties de secours, les stocks, les prévisions météo et le matériel au moins 2 heures avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de danse ?: Prévoyez généralement 3 à 6 mois pour un festival avec plusieurs professeurs, DJ et prestataires. Les autorisations, l’assurance, les droits musicaux et la réservation du matériel doivent être lancés dès que la date et le lieu sont fixés.
Quand ouvrir les inscriptions pour un festival de danse ?: Ouvrez-les lorsque le programme, les horaires et les intervenants principaux sont confirmés, idéalement 6 à 10 semaines avant l’événement. Vous pourrez alors estimer les repas, les bracelets, les espaces et le nombre de bénévoles.
Combien de bénévoles faut-il pour un festival de danse ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole pour l’accueil et l’orientation, 1 pour la coordination des salles et 1 pour la logistique par zone active. Ajoutez une personne dédiée aux pauses et aux imprévus, surtout si plusieurs ateliers ont lieu en parallèle.
Quand tester le son et l’éclairage avant le festival ?: Faites un test complet la veille si le lieu est accessible, puis un contrôle final au moins 2 heures avant l’ouverture. Vérifiez les microphones, platines, câbles, piles de rechange, spots LED et éclairages sur piles avant l’arrivée des participants.

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