Tanzfestival organisieren: So gehst du vor

Ein Tanzfestival steht und fällt mit einem klaren Ablauf: Erst legst du Datum und Ort fest, dann klärst du Genehmigungen, Programm und Technik. Plane Tanzlehrer, DJs, Ton- und Lichttechnik frühzeitig, weil kurzfristige Zusagen oft schwierig sind. Danach folgen Einladungen, Anmeldungen und die Erfassung von Ernährungswünschen. In der letzten Woche prüfst du Material, Beschilderung, Wetter und Helferaufgaben – besonders Kabel, Ersatzbatterien und Erste Hilfe werden leicht zu spät organisiert.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Genehmigungen und Meldungen prüfen
2 Personen
3
Tanzprogramm zusammenstellen
3 Personen
4
Tanzlehrer und DJs festlegen
2 Personen
5
Musikrechte prüfen
6
Einladungen gestalten
2 Personen
7
Einladungen verschicken
2 Personen
8
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
9
Ernährungswünsche erfassen
10
Catering reservieren
2 Personen
11
Tonanlage reservieren
2 Personen
12
Lichttechnik reservieren
2 Personen
13
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
14
Freiwilligenaufgaben verteilen
2 Personen
15
Programm und Lageplan erstellen
2 Personen
16
Beschilderung entwerfen
17
Armbänder und Tickets bestellen
18
Versicherung prüfen
19
Erste Hilfe organisieren
2 Personen
20
Notausgänge festlegen
2 Personen
21
Wettervorhersage prüfen
22
Programm an Teilnehmer senden
23
Bestand prüfen
2 Personen
24
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
25
Einkaufen gehen
3 Personen
26
Lebensmittel gekühlt lagern
2 Personen
27
Dekoration sortieren
2 Personen
28
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
4 Personen

Event

29
Location öffnen
2 Personen
30
Tanzfläche aufbauen
4 Personen
31
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
32
Beschallungsanlage aufbauen
3 Personen
33
Lichtanlage aufbauen
3 Personen
34
Kabel sicher abkleben
2 Personen
35
Dekoration aufhängen
3 Personen
36
Informationsstand einrichten
2 Personen
37
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
38
Cateringtisch einrichten
3 Personen
39
Getränke kalt stellen
2 Personen
40
Snacks vorbereiten
4 Personen
41
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
42
Technik testen
3 Personen
43
Notfall- und Sicherheitsmittel bereitstellen
2 Personen
44
Briefing für Mitarbeitende geben
3 Personen
45
Teilnehmende empfangen
4 Personen
46
Tickets und Armbänder kontrollieren
3 Personen
47
Eröffnungstanz betreuen
3 Personen
48
Tanzworkshops begleiten
5 Personen
49
Musikprogramm steuern
2 Personen
50
Snacks servieren
4 Personen
51
Getränke nachfüllen
3 Personen
52
Diätmahlzeiten separat servieren
2 Personen
53
Publikum zu den Aktivitäten lotsen
2 Personen
54
Tanzfläche sichern
2 Personen
55
Mülleimer leeren
2 Personen
56
Geschirr abwaschen
2 Personen
57
Die letzte Tanzrunde ankündigen
58
Besucher sicher abreisen lassen
3 Personen

Nachbereitung

59
Tonanlage ausschalten
2 Personen
60
Lichttechnik ausschalten
2 Personen
61
Speisen und Getränke sicher verpacken
2 Personen
62
Möbel abbauen
4 Personen
63
Dekoration entfernen
3 Personen
64
Abfall sammeln
4 Personen
65
Location reinigen
4 Personen
66
Geschirr und Materialien reinigen
3 Personen
67
Materialien zurückbringen
3 Personen
68
Soundanlage zurückgeben
2 Personen
69
Lichttechnik zurückgeben
2 Personen
70
Fundsachen sammeln
71
Reste spenden oder entsorgen
2 Personen
72
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 12
KlappstühleAnz. 80
BarhockerAnz. 12
BuffetischeAnz. 6
PartyzelteAnz. 3
Umkleideraum-TrennwändeAnz. 4
KleiderständerAnz. 4

Ausstattung

Aktive LautsprecherAnz. 4
SubwooferAnz. 2
Mischpult
PlattenspielerAnz. 2
DJ-KopfhörerAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 10
KabeltrommelnAnz. 4
KabelmattenAnz. 12
LaptopAnz. 2
ErsatzbatterienAnz. 24
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
TaschenlampenAnz. 6
FeuerlöscherAnz. 4

Sportmaterial

Modularer TanzbodenAnz. 60
Yoga- und TanzmattenAnz. 30
TanzbänderAnz. 30
AufwärmblöckeAnz. 20

Beleuchtung

LED-LichtleistenAnz. 8
LED-SpotsAnz. 6
LichterkettenAnz. 10
BatterielaternenAnz. 8

Dekoration

StofftücherAnz. 12
BallonsAnz. 200
BallongewichteAnz. 12
WimpelkettenAnz. 10
PflanzenAnz. 12
Fotowand
WegweiserAnz. 12
Programmatische PosterAnz. 20

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 220
Wiederverwendbare WeingläserAnz. 80
TellerAnz. 220
BestecksetsAnz. 220
KaffeetassenAnz. 120
ServiertablettsAnz. 12

Küche

KühlboxenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 8
EiswürfelbehälterAnz. 6
SchneidebretterAnz. 6
Koch- und BrotmesserAnz. 8
ServierzangenAnz. 12
MessbecherAnz. 4
Lebensmittelbehälter mit DeckelAnz. 20

Catering

WasserspenderAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 3
TeekannenAnz. 3
KassenAnz. 2
KartenterminalsAnz. 2
ArmbänderAnz. 250
NamensaufkleberAnz. 250
ServiettenAnz. 500
Einkäufe

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
WischsetsAnz. 4
EimerAnz. 6
Handfeger und KehrschaufelnAnz. 6
StaubsaugerAnz. 2
PutzlappenAnz. 30
HandschuheAnz. 30
DesinfektionsmittelAnz. 6
MüllbeutelhalterAnz. 12
ToilettenbürstenAnz. 4

Tipps

Lege Datum und Ort mindestens 8 bis 12 Wochen vorher fest. Prüfe dabei sofort, ob Tanzboden, Umkleidebereiche, Buffet und Notausgänge in den Raum passen.
Stelle das Tanzprogramm zuerst nach Raum und Zeit zusammen. Plane zwischen Workshops mindestens 15 Minuten für Wechsel, Lüften und den nächsten Aufbau ein.
Buche Ton- und Lichttechnik früh und kläre, wer sie bedient. Für DJs gehören Mischpult, aktive Lautsprecher, Subwoofer, Kopfhörer, Mikrofone und ausreichend Kabel zur technischen Absprache.
Sammle Anmeldungen bis spätestens 7 Tage vor dem Festival. Frage dabei nach Ernährungswünschen und verschicke Programm sowie Lageplan spätestens 3 Tage vorher.
Plane am Veranstaltungstag mindestens 2 Helfer für Einlass und Orientierung ein. Lege Kabel mit Kabelmatten ab, beschrifte Notausgänge und halte Ersatzbatterien sowie einen Erste-Hilfe-Punkt sichtbar bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Tanzfestival organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort und Genehmigungen. Tanzlehrer, DJs, Catering sowie Ton- und Lichttechnik solltest du innerhalb der ersten 2 Wochen anfragen.
Wie viele Helfer braucht ein Tanzfestival?: Für ein kleines bis mittleres Festival solltest du mindestens 4 Helfer einplanen: 2 für Einlass und Fragen, 1 für den Ablauf und 1 als Springer. Teile die Aufgaben spätestens 7 Tage vorher schriftlich zu.
Wann verschickt man die Informationen zum Tanzfestival?: Sende Programm, Lageplan, Einlasszeit und Hinweise zur Anreise spätestens 3 Tage vor Beginn. Änderungen am selben Tag gehören zusätzlich an den Einlass und sichtbar an die wichtigsten Räume.
Was wird bei einem Tanzfestival am häufigsten vergessen?: Oft fehlen Kabelmatten, Verlängerungskabel, Ersatzbatterien, Mikrofonständer oder eine klare Beschilderung. Prüfe diese Punkte spätestens 48 Stunden vorher gemeinsam mit der Bestands- und Einkaufsliste.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.