Zo organiseer je een dansfestival zonder losse eindjes

Begin met de datum, locatie en globale opbouw van de dag. Leg daarna dansacts, docenten, dj’s, muziek en reserveringen vast voordat je uitnodigingen en promotie start. Open online aanmeldingen zodra programma en capaciteit duidelijk zijn en verzamel meteen dieetwensen. In de laatste weken draait alles om vrijwilligers, techniek, materialen en een draaiboek dat ook de ontvangst, pauzes en opruimwerkzaamheden dekt.

Gebruik dit plan

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Programma en tijden vastleggen
2 personen
3
Dansacts en docenten boeken
2 personen
4
Muziek en dj's vastleggen
2 personen
5
Reserveringen maken
6
Vergunningen controleren
7
Uitnodigingen ontwerpen
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Promotieposters verspreiden
2 personen
10
Online aanmeldingen openen
11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Vrijwilligers werven
2 personen
14
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
15
Draaiboek afdrukken
16
Artiesteninformatie versturen
17
Muziekbestanden verzamelen
2 personen
18
Techniek en stroom testen
2 personen
19
Boodschappenlijst controleren
2 personen
20
Boodschappen doen
3 personen
21
Dranken koelen
2 personen
22
Hapjes voorbereiden
3 personen
23
Ontvangsttafel voorbereiden
2 personen
24
Materialen klaarzetten
3 personen
25
Dansvloer vrijmaken
3 personen
26
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
27
Geluidsapparatuur opbouwen
3 personen
28
Verlichting installeren
2 personen
29
Muziek testen
2 personen
30
Versiering ophangen
3 personen
31
Workshopruimtes markeren
2 personen
32
Techniektafel inrichten
2 personen
33
Cateringtafel inrichten
3 personen
34
Toiletten controleren
35
Nooduitgangen vrijmaken
2 personen
36
Registratiemateriaal klaarleggen
2 personen

Event

37
Artiesten ontvangen
2 personen
38
Artiesten laten soundchecken
3 personen
39
Bezoekers ontvangen
4 personen
40
Aanmeldingen afvinken
3 personen
41
Polsbandjes uitdelen
2 personen
42
Openingsdans begeleiden
2 personen
43
Dansworkshop begeleiden
3 personen
44
Dranken serveren
3 personen
45
Dranken bijvullen
2 personen
46
Hapjes serveren
3 personen
47
Workshopmaterialen uitdelen
2 personen
48
Wedstrijdinschrijvingen verwerken
2 personen
49
Danswedstrijd begeleiden
4 personen
50
Juryformulieren uitdelen
2 personen
51
Juryformulieren verzamelen
2 personen
52
Publieksvloer vrijhouden
2 personen
53
Muziekprogramma afspelen
2 personen
54
Lichtprogramma bedienen
55
Pauzes aankondigen
56
Prijsuitreiking begeleiden
2 personen
57
Avondprogramma aankondigen
58
Vrije dansavond begeleiden
3 personen
59
Afval verzamelen
2 personen
60
Laatste bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

61
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
62
Catering opruimen
3 personen
63
Versiering verwijderen
3 personen
64
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
65
Dansvloer schoonvegen
2 personen
66
Afval naar containers brengen
2 personen
67
Servies afwassen
3 personen
68
Locatie grondig schoonmaken
4 personen
69
Apparatuur demonteren
3 personen
70
Materialen tellen
2 personen
71
Geleende spullen retourneren
2 personen
72
Restanten opslaan
2 personen
73
Gevonden voorwerpen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 8
Garderoberekkenaantal 2
Kledinghangersaantal 120
Afvalbakkenaantal 8
Podiumblokkenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 180
Bordenaantal 120
Messenaantal 120
Vorkenaantal 120
Lepelsaantal 80
Koffiekopjesaantal 60
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Apparatuur

Luidsprekersaantal 4
Subwoofersaantal 2
Mengpaneel
Draaitafelsaantal 2
DJ-controller
Microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 3
DI-boxenaantal 2
Audiokabelsaantal 12
Stroomhaspelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 10

Verlichting

Ledspotsaantal 8
Lichtstatievenaantal 4
Lichtcontroller
Sfeerverlichtingaantal 12

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Slingersaantal 12
Achtergronddoekaantal 2
Podiumdoekenaantal 4
Pijlenbordenaantal 12
Naamkaartjesaantal 120
Polsbandjesaantal 150
Prijsbekersaantal 3
Jurytafelsaantal 2

Sportmateriaal

Yogamattenaantal 30
Danslintenaantal 30
Hoepelsaantal 20
Markeerschijvenaantal 20

Keuken

Koelboxenaantal 4
Waterkannenaantal 8
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Koelelementenaantal 20

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Dweilaantal 2
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Microvezeldoekenaantal 12
Toiletborstelsaantal 3
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Werk eerst het programma met tijden uit. Reserveer daarin ruimte voor ontvangst, wissels tussen dansacts, eet- en drinkpauzes en het testen van geluid en verlichting; zonder buffers loopt de rest van de dag snel uit.
Boek dansacts, docenten en dj’s voordat je promotie verspreidt. Stuur artiesten daarna één overzicht met aankomsttijd, contactpersoon, technische wensen en de plek waar ze hun spullen kunnen neerzetten.
Open aanmeldingen pas wanneer de capaciteit van de locatie en het programma vaststaan. Houd per deelnemer naam, contactgegevens en dieetwensen bij, zodat je catering en ontvangsttafel niet op het laatste moment hoeft te reconstrueren.
Plan vrijwilligers in blokken met een duidelijke overdracht. Bezet in elk geval ontvangst, garderobe, techniek, catering en opruimen; druk het draaiboek af en geef iedere coördinator een eigen exemplaar.
Test techniek en stroom vóór de festivaldag met de echte opstelling. Controleer luidsprekers, subwoofers, mengpaneel, microfoons, lichtcontroller, stroomhaspels en stekkerdozen en maak de dansvloer daarna volledig vrij.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een dansfestival organiseren?: Begin minimaal 12 weken vooraf met datum, locatie, programma en boekingen. Plan de laatste 2 weken voor aanmeldingen controleren, boodschappen, techniek en de definitieve vrijwilligersindeling.
Wanneer moet ik dansacts en dj’s boeken voor een dansfestival?: Leg dansacts, docenten en dj’s bij voorkeur 10 tot 12 weken vooraf vast, voordat je uitnodigingen en posters verspreidt. Vraag direct naar technische eisen en muziekbestanden, zodat je de installatie op tijd kunt testen.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een dansfestival?: Plan minimaal één vrijwilliger voor ontvangst, garderobe, catering, techniek en opruimen per actief tijdsblok. Bij een festival met meerdere zalen of een doorlopend programma heb je per extra zaal minstens één extra aanspreekpunt nodig.
Wanneer moet je hapjes en drankjes voorbereiden voor een dansfestival?: Koel dranken de avond ervoor en bereid houdbare hapjes eveneens vooraf. Maak kwetsbare hapjes op de dag zelf en zet serveerschalen, serveertangen, bekers en afvalbakken uiterlijk 60 minuten voor de ontvangst klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.