So organisierst du ein Tanzfestival
Ein Tanzfestival steht und fällt mit einer klaren Reihenfolge: Erst legst du Datum, Ort, Programm und Zeiten fest, danach buchst du Acts, Dozenten und Musik. Öffne die Online-Anmeldung früh genug, damit du Teilnehmerzahlen und Ernährungswünsche einplanen kannst. In den letzten Tagen entscheidet sich, ob Technik, Helfer, Empfang und Verpflegung wirklich funktionieren. Dieser Ablauf zeigt dir, was du zuerst erledigst und welche Details oft bis kurz vor Beginn liegen bleiben.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort bestätigen
2 Personen
- 2
Programm und Zeiten festlegen
2 Personen
- 3
Tanzacts und Dozenten buchen
2 Personen
- 4
Musik und DJs festlegen
2 Personen
- 5
Reservierungen vornehmen
- 6
Genehmigungen prüfen
- 7
Einladungen gestalten
- 8
Einladungen verschicken
2 Personen
- 9
Promotionsplakate verteilen
2 Personen
- 10
Online-Anmeldungen öffnen
- 11
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 12
Ernährungswünsche erfassen
- 13
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
- 14
Volunteer-Einteilung erstellen
2 Personen
- 15
Drehbuch ausdrucken
- 16
Künstlerinformationen versenden
- 17
Musikdateien sammeln
2 Personen
- 18
Technik und Strom testen
2 Personen
- 19
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 20
Einkaufen gehen
3 Personen
- 21
Getränke kühlen
2 Personen
- 22
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 23
Empfangstisch vorbereiten
2 Personen
- 24
Materialien bereitstellen
3 Personen
- 25
Tanzfläche freiräumen
3 Personen
- 26
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 27
Tonanlage aufbauen
3 Personen
- 28
Beleuchtung installieren
2 Personen
- 29
Musik testen
2 Personen
- 30
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 31
Workshopräume markieren
2 Personen
- 32
Techniktisch einrichten
2 Personen
- 33
Cateringtisch einrichten
3 Personen
- 34
Toiletten kontrollieren
- 35
Notausgänge freihalten
2 Personen
- 36
Anmeldematerial bereitlegen
2 Personen
Event
- 37
Künstler empfangen
2 Personen
- 38
Künstler den Soundcheck machen lassen
3 Personen
- 39
Besucher empfangen
4 Personen
- 40
Anmeldungen abhaken
3 Personen
- 41
Armbänder verteilen
2 Personen
- 42
Eröffnungstanz betreuen
2 Personen
- 43
Tanzworkshop betreuen
3 Personen
- 44
Getränke servieren
3 Personen
- 45
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 46
Snacks servieren
3 Personen
- 47
Workshop-Materialien verteilen
2 Personen
- 48
Wettkampfanmeldungen verarbeiten
2 Personen
- 49
Tanzwettbewerb begleiten
4 Personen
- 50
Juryformulare austeilen
2 Personen
- 51
Juryformulare einsammeln
2 Personen
- 52
Publikumsfläche freihalten
2 Personen
- 53
Musikprogramm abspielen
2 Personen
- 54
Lichtprogramm bedienen
- 55
Pausen ankündigen
- 56
Preisverleihung betreuen
2 Personen
- 57
Abendprogramm ankündigen
- 58
Freien Tanzabend betreuen
3 Personen
- 59
Abfall sammeln
2 Personen
- 60
Die letzten Besucher verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
- 61
Tonanlage ausschalten
2 Personen
- 62
Catering aufräumen
3 Personen
- 63
Dekoration entfernen
3 Personen
- 64
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
- 65
Tanzfläche fegen
2 Personen
- 66
Abfall zu den Containern bringen
2 Personen
- 67
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 68
Den Veranstaltungsort gründlich reinigen
4 Personen
- 69
Geräte abbauen
3 Personen
- 70
Materialien zählen
2 Personen
- 71
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 72
Reste einlagern
2 Personen
- 73
Fundsachen sammeln
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- KlappischeAnz. 10
- KlappstühleAnz. 80
- BarhockerAnz. 8
- GarderobenständerAnz. 2
- KleiderbügelAnz. 120
- AbfallbehälterAnz. 8
- BühnenblöckeAnz. 4
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 180
- TellerAnz. 120
- MesserAnz. 120
- GabelnAnz. 120
- LöffelAnz. 80
- KaffeetassenAnz. 60
- ServierschalenAnz. 12
- ServierzangenAnz. 8
Ausstattung
- LautsprecherAnz. 4
- SubwooferAnz. 2
- Mischpult
- PlattenspielerAnz. 2
- DJ-Controller
- MikrofoneAnz. 3
- MikrofonständerAnz. 3
- DI-BoxenAnz. 2
- AudiokabelAnz. 12
- KabeltrommelnAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 10
Beleuchtung
- LED-SpotsAnz. 8
- LichtstativeAnz. 4
- Lichtcontroller
- StimmungsbeleuchtungAnz. 12
Dekoration
- BallonsAnz. 100
- GirlandenAnz. 12
- HintergrundtuchAnz. 2
- BühnentücherAnz. 4
- PfeiltafelnAnz. 12
- NamensschilderAnz. 120
- ArmbänderAnz. 150
- PokalpreiseAnz. 3
- JurytischeAnz. 2
Sportmaterial
- YogamattenAnz. 30
- TanzbänderAnz. 30
- ReifenAnz. 20
- MarkierscheibenAnz. 20
Küche
- KühlboxenAnz. 4
- WasserkannenAnz. 8
- ThermoskannenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 4
- KüchenmesserAnz. 4
- ServierschalenAnz. 12
- KühlelementeAnz. 20
Reinigung
- BesenAnz. 2
- WischmoppAnz. 2
- EimerAnz. 3
- ReinigungshandschuheAnz. 6
- MikrofasertücherAnz. 12
- ToilettenbürstenAnz. 3
- HandseifenspenderAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Programm und Zeitplan fest, bevor du Einladungen verschickst. Plane für jeden Tanzact eine feste Auf- und Abbauzeit ein und gib Künstlern die endgültigen Informationen spätestens eine Woche vorher.
- Öffne die Online-Anmeldung erst, wenn Ort, Zeiten und Teilnahmebedingungen feststehen. Prüfe die Anmeldungen täglich und erfasse Ernährungswünsche spätestens sieben Tage vor dem Festival.
- Teste Lautsprecher, Subwoofer, Mischpult, Mikrofone und DJ-Equipment nicht erst am Veranstaltungstag. Führe mindestens drei Tage vorher einen vollständigen Soundcheck mit den tatsächlich verwendeten Musikdateien und Kabeln durch.
- Teile Freiwillige nach Aufgaben und Uhrzeiten ein, nicht nur nach Namen. Besetze Empfang, Technik, Garderobe und Aufräumen jeweils mit mindestens einer verantwortlichen Person und verschicke den Einsatzplan spätestens 48 Stunden vorher.
- Bereite Empfangstisch, Getränke und Snacks am Vortag vor. Kühle die Getränke rechtzeitig, stelle wiederverwendbare Becher und Serviergeschirr bereit und räume die Tanzfläche vor dem Technikaufbau vollständig frei.
Häufige Fragen
- Wie früh muss ich ein Tanzfestival organisieren?
- Beginne mindestens acht bis zwölf Wochen vorher mit Datum, Ort, Genehmigungen und Buchungen. Acts, Dozenten und DJs solltest du möglichst sechs bis acht Wochen vor dem Termin anfragen.
- Wann sollte ich die Anmeldung für ein Tanzfestival öffnen?
- Öffne die Online-Anmeldung etwa sechs Wochen vor dem Festival, sobald Programm und Zeiten bestätigt sind. Schließe sie sieben bis zehn Tage vorher, damit du Teilnehmerzahl, Getränke und Ernährungswünsche einplanen kannst.
- Wie viele Helfer braucht ein Tanzfestival?
- Plane mindestens eine verantwortliche Person für Empfang, Technik, Garderobe und Aufräumen ein. Bei mehr als 50 Teilnehmern sind zusätzlich zwei bis vier Helfer für Einlass, Getränke und Umbauten sinnvoll.
- Wann muss die Tontechnik für ein Tanzfestival getestet werden?
- Teste die komplette Anlage mindestens drei Tage vorher und wiederhole den kurzen Funktionstest am Veranstaltungstag zwei Stunden vor Einlass. Prüfe dabei auch Stromversorgung, Kabeltrommeln, Mikrofonständer und die Musikdateien.
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