Organiser un festival de danse, étape par étape

Un festival de danse se prépare d’abord autour d’une date, d’un lieu et d’un programme réaliste. Bloquez ensuite les spectacles, les enseignants, la musique et les réservations avant d’ouvrir les inscriptions. Les dernières semaines servent surtout à coordonner les artistes, les bénévoles, la technique et l’accueil. Prévoyez aussi du temps pour tester le son, l’éclairage et l’alimentation électrique : ces vérifications sont souvent repoussées jusqu’au jour même.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
2
Consigner le programme et les horaires
2 personnes
3
Réserver des spectacles de danse et des enseignants
2 personnes
4
Réserver la musique et les DJ
2 personnes
5
Faire les réservations
6
Vérifier les autorisations
7
Concevoir les invitations
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Distribuer les affiches promotionnelles
2 personnes
10
Ouvrir les inscriptions en ligne
11
Traiter les inscriptions
2 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Recruter des bénévoles
2 personnes
14
Établir la répartition des bénévoles
2 personnes
15
Imprimer le déroulé
16
Envoyer les informations sur les artistes
17
Rassembler les fichiers musicaux
2 personnes
18
Tester la technique et l’alimentation électrique
2 personnes
19
Vérifier la liste des courses
2 personnes
20
Faire les courses
3 personnes
21
Refroidir les boissons
2 personnes
22
Préparer les en-cas
3 personnes
23
Préparer la table d'accueil
2 personnes
24
Préparer le matériel
3 personnes
25
Dégager la piste de danse
3 personnes
26
Installer les tables et les chaises
4 personnes
27
Installer le matériel sonore
3 personnes
28
Installer l'éclairage
2 personnes
29
Tester la musique
2 personnes
30
Suspendre la décoration
3 personnes
31
Délimiter les espaces d’atelier
2 personnes
32
Installer la table technique
2 personnes
33
Installer la table traiteur
3 personnes
34
Vérifier les toilettes
35
Dégager les sorties de secours
2 personnes
36
Préparer le matériel d'inscription
2 personnes

Événement

37
Accueillir les artistes
2 personnes
38
Faire faire la balance sonore aux artistes
3 personnes
39
Accueillir les visiteurs
4 personnes
40
Cocher les inscriptions
3 personnes
41
Distribuer les bracelets
2 personnes
42
Encadrer la danse d’ouverture
2 personnes
43
Animer l'atelier de danse
3 personnes
44
Servir les boissons
3 personnes
45
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
46
Servir des amuse-bouches
3 personnes
47
Distribuer le matériel d’atelier
2 personnes
48
Traiter les inscriptions au concours
2 personnes
49
Animer la compétition de danse
4 personnes
50
Distribuer les formulaires du jury
2 personnes
51
Rassembler les formulaires du jury
2 personnes
52
Maintenir la zone du public dégagée
2 personnes
53
Lancer le programme musical
2 personnes
54
Gérer le programme lumière
55
Annoncer les pauses
56
Animer la remise des prix
2 personnes
57
Annoncer le programme du soir
58
Encadrer la soirée dansante libre
3 personnes
59
Rassembler les déchets
2 personnes
60
Accompagner les derniers visiteurs
3 personnes

Suivi

61
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
62
Ranger le service traiteur
3 personnes
63
Retirer la décoration
3 personnes
64
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
65
Balayer la piste de danse
2 personnes
66
Jeter les déchets dans les conteneurs
2 personnes
67
Faire la vaisselle
3 personnes
68
Nettoyer le lieu en profondeur
4 personnes
69
Démonter l’équipement
3 personnes
70
Compter le matériel
2 personnes
71
Rendre les articles empruntés
2 personnes
72
Ranger les restes
2 personnes
73
Rassembler les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 80
Tabourets de barqté 8
Portantsqté 2
Cintresqté 120
Poubellesqté 8
Blocs de podiumqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Assiettesqté 120
Couteauxqté 120
Fourchettesqté 120
Cuillèresqté 80
Tasses à caféqté 60
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Équipement

Haut-parleursqté 4
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Platinesqté 2
Contrôleur DJ
Microphonesqté 3
Pieds de microqté 3
Boîtiers DIqté 2
Câbles audioqté 12
Enrouleurs électriquesqté 6
Multiprisesqté 10

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Pieds d’éclairageqté 4
Contrôleur d'éclairage
Éclairage d’ambianceqté 12

Décoration

Ballonsqté 100
Guirlandesqté 12
Bâche de fondqté 2
Tentures de scèneqté 4
Panneaux de directionqté 12
Badges nominatifsqté 120
Braceletsqté 150
Coupesqté 3
Tables du juryqté 2

Matériel de sport

Tapis de yogaqté 30
Rubans de danseqté 30
Cerceauxqté 20
Disques de marquageqté 20

Cuisine

Glacièresqté 4
Carafes d’eauqté 8
Thermosqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Pains de glaceqté 20

Nettoyage

Balaiqté 2
Serpillièreqté 2
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Chiffons microfibresqté 12
Brosses de toilettesqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par fixer la date et le lieu, puis construisez le programme avec des horaires précis. Gardez une marge d’au moins 15 minutes entre deux interventions pour les changements de salle, de matériel ou de costumes.
Réservez les spectacles, les enseignants, les DJ et les autres prestataires avant de diffuser les invitations. Envoyez les informations pratiques aux artistes au moins 2 semaines avant le festival, avec les horaires et les besoins techniques.
Ouvrez les inscriptions dès que le programme est suffisamment stable. Traitez les réponses chaque semaine et recueillez les besoins alimentaires au plus tard 7 jours avant l’événement pour ajuster les courses et les en-cas.
Attribuez les bénévoles par créneau et par poste, plutôt que de constituer une liste générale. Prévoyez au minimum une personne à l’accueil pendant les arrivées et une personne disponible pour les changements de programme ou les imprévus.
Testez le son, les microphones, les fichiers musicaux, l’éclairage et les branchements plusieurs jours avant. Le jour du festival, dégagez la piste de danse, installez la table d’accueil et vérifiez les câbles, multiprises et enrouleurs avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de danse ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour un festival avec plusieurs spectacles, enseignants et réservations. Ce délai permet de confirmer le lieu, de publier le programme, d’ouvrir les inscriptions et de coordonner les artistes et les bénévoles.
Quand ouvrir les inscriptions pour un festival de danse ?: Ouvrez-les dès que la date, le lieu et les principaux horaires sont confirmés, généralement 6 à 8 semaines avant l’événement. Fixez une date limite 7 jours avant le festival pour traiter les besoins alimentaires et finaliser l’accueil.
Quand tester le matériel technique d’un festival de danse ?: Effectuez un premier test 3 à 5 jours avant, avec les fichiers musicaux, la table de mixage, les microphones, les haut-parleurs et l’éclairage. Faites ensuite un contrôle rapide le jour même, avant l’arrivée du public.
Combien de bénévoles faut-il pour un festival de danse ?: Pour un petit festival, prévoyez au moins 1 bénévole à l’accueil, 1 personne pour la coordination et 1 personne disponible pour la technique ou les changements de salle par créneau. Ajoutez des bénévoles dès que plusieurs espaces fonctionnent en parallèle.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.