Zo organiseer je een dansfeest zonder gedoe

Begin een dansfeest niet met versiering, maar met de gastenlijst, locatie en muziek. Zodra je weet hoeveel mensen komen, kun je de zaalindeling, drankvoorraad en garderobe passend regelen. Plan daarna leveranciers, boodschappen en apparatuur met vaste controlemomenten. Op de dag zelf draait alles om een vrije dansvloer, geteste geluidsapparatuur en een duidelijke ontvangst. Dit plan helpt je de voorbereiding in de juiste volgorde af te werken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2
Aanmeldingen verwerken
3
Dieetwensen verzamelen
4
Locatie reserveren
5
Muziekprogramma samenstellen
6
Leveranciers bevestigen
7
Indeling van de zaal maken
8
Boodschappenlijst controleren
9
Boodschappen doen
2 personen
10
Apparatuur ophalen
2 personen
11
Playlist offline opslaan
12
Dranken koelen
2 personen
13
Hapjes voorbereiden
3 personen
14
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
15
Dansvloer vrijmaken
2 personen
16
Tafels met linnen aankleden
2 personen
17
Versiering ophangen
3 personen
18
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
19
Lichtapparatuur plaatsen
2 personen
20
Muziek en microfoon testen
2 personen
21
Buffet en dranktafel inrichten
3 personen
22
Toiletten controleren
23
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

24
Gasten ontvangen
2 personen
25
Garderobe bemannen
26
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
27
Muziek starten
28
Hapjes serveren
2 personen
29
Dranken bijvullen
2 personen
30
Buffet bijvullen
2 personen
31
Tafels leegruimen
2 personen
32
Dansvloer controleren
33
Gemorste dranken schoonmaken
34
Toiletten bijvullen
35
Laatste consumptieronde serveren
2 personen
36
Muziek rustig afbouwen
37
Gasten naar buiten begeleiden
2 personen

Nazorg

38
Afval verzamelen
3 personen
39
Servies afwassen
3 personen
40
Drankvoorraad opruimen
2 personen
41
Apparatuur uitschakelen
2 personen
42
Versiering verwijderen
2 personen
43
Meubilair terugplaatsen
3 personen
44
Zaal schoonmaken
3 personen
45
Toiletten schoonmaken
2 personen
46
Apparatuur retourneren
2 personen
47
Gevonden voorwerpen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Hoge statafelsaantal 4
Garderoberekkenaantal 2
Kledinghangersaantal 80

Servies

Drinkglazenaantal 80
Wijnglazenaantal 50
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerbladenaantal 8
Schaaltjesaantal 10
Schenkkannenaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Feestbanneraantal 2
Ballonnenbogenaantal 2
Ballonnenaantal 100
Ballonpompaantal 2
Tafeldecoratiesaantal 8

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Muziekcontroller
Laptop
Microfoon
Luidsprekerkabelsaantal 2
Verlenghaspelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 4

Verlichting

LED-partylampenaantal 4
Lichtslingersaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 4
Serveertangenaantal 6
Flessenopenersaantal 3
Kurkentrekkersaantal 2
Maatbekersaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Handdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Verzamel dieetwensen uiterlijk één week vooraf en verwerk ze meteen in je boodschappenlijst. Zo voorkom je dat hapjes of drank pas op de avond zelf moeten worden aangepast.
Maak de zaalindeling voordat je tafels en stoelen opstelt. Houd de dansvloer volledig vrij en plaats buffet, dranktafel en garderobe zo dat gasten elkaar niet kruisen.
Sla de playlist ook offline op en test muziek, microfoon en actieve speakers minimaal 2 uur voor ontvangst. Controleer daarbij kabels, verlenghaspels en stekkerdozen.
Koel dranken niet pas bij aanvang, maar zet ze enkele uren eerder in koelboxen. Zet drinkglazen, wijnglazen, schenkkannen en serveerbladen alvast per onderdeel klaar.
Plan de garderobe en ontvangst met voldoende handen voor het eerste halfuur. Controleer vóór de gasten komen ook toiletten, verlichting en vluchtroutes; die punten worden vaak vergeten.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet je een dansfeest organiseren?: Reserveer de locatie en bevestig leveranciers bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Verstuur uitnodigingen daarna, zodat je uiterlijk 2 weken voor het feest een betrouwbare gastenlijst hebt.
Hoeveel drank heb je nodig voor een dansfeest?: Reken voor het eerste uur op ongeveer 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna 1 tot 2 per uur. Koop daarnaast ruim voldoende water en stem de voorraad af op de duur van het feest en het aantal gasten.
Wanneer test je de muziek en geluidsapparatuur?: Sluit de apparatuur minimaal 2 uur vóór de ontvangst aan. Test speakers, muziekcontroller, laptop, microfoon en kabels afzonderlijk en bewaar de playlist offline als reserve.
Hoe richt je een zaal in voor een dansfeest?: Maak eerst een plattegrond met een vrije dansvloer als centraal punt. Zet buffet en dranktafel aan de rand, plaats de garderobe bij de ingang en controleer vóór opening alle looproutes en uitgangen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.