Zo organiseer je een dansbeurs zonder last-minute stress

Begin met het programma en de deelnemers, niet met decoratie. Leg eerst de datum, dansscholen, standhouders, workshops en demonstraties vast. Open daarna het aanmeldformulier en werk toe naar een draaiboek waarin publieksstromen, techniek, catering en opbouw per uur staan. De laatste dagen draait het vooral om controleren: aanmeldingen, dieetwensen, reserveringen, muziekbestanden, workshopmaterialen en de indeling van de dansvloer.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Deelnemende dansscholen benaderen
2 personen
3
Standhouders vastleggen
2 personen
4
Workshops en demonstraties plannen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Socialmediaberichten publiceren
7
Aanmeldformulier openen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Reserveringen controleren
11
Draaiboek afdrukken
12
Standindeling afdrukken
13
Naamkaartjes maken
2 personen
14
Polsbandjes sorteren
2 personen
15
Muziekbestanden verzamelen
16
Workshopmaterialen controleren
2 personen
17
Cateringbestelling plaatsen
18
Promotiemateriaal klaarleggen
2 personen
19
Boodschappen doen
2 personen
20
Dranken koelen
2 personen
21
Locatie openen
2 personen
22
Ruimtes inspecteren
2 personen
23
Vloeren controleren
2 personen
24
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
25
Dansvloer markeren
2 personen
26
Standplaatsen markeren
3 personen
27
Standhouders ontvangen
3 personen
28
Standmaterialen uitdelen
2 personen
29
Standhouders laten opbouwen
4 personen
30
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
31
Microfoons testen
2 personen
32
Muziek testen
2 personen
33
Verlichting testen
2 personen
34
Registratietafel inrichten
2 personen
35
Cateringbuffet inrichten
3 personen
36
Workshopruimtes inrichten
3 personen
37
Bewegwijzering ophangen
2 personen
38
Veiligheidsroutes vrijmaken
2 personen
39
Teambriefing geven
3 personen

Event

40
Bezoekers verwelkomen
4 personen
41
Aanmeldingen afhandelen
3 personen
42
Programma uitdelen
2 personen
43
Standhouders ondersteunen
2 personen
44
Openingswoord verzorgen
2 personen
45
Dansdemonstraties begeleiden
3 personen
46
Workshops begeleiden
4 personen
47
Muziekprogramma afspelen
48
Microfoons beheren
49
Tijdschema aankondigen
50
Dranken serveren
3 personen
51
Dranken bijvullen
2 personen
52
Hapjes aanvullen
2 personen
53
Cateringafval verwijderen
2 personen
54
Toiletten controleren
2 personen
55
Dansvloer schoonhouden
2 personen
56
Gevonden voorwerpen registreren
57
Bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

58
Standhouders laten afbouwen
4 personen
59
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
60
Decoratie verwijderen
3 personen
61
Meubilair afbouwen
4 personen
62
Servies verzamelen
3 personen
63
Afval scheiden
3 personen
64
Catering opruimen
3 personen
65
Ruimtes schoonmaken
4 personen
66
Toiletten schoonmaken
2 personen
67
Materialen inventariseren
2 personen
68
Geleende materialen retourneren
2 personen
69
Gevonden voorwerpen afhandelen
70
Bedankberichten versturen
71
Foto's met deelnemers delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 18
Stoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 8
Kleedkamerschermenaantal 6
Kledingrekkenaantal 8
Spiegelsaantal 6
Dansvloerplatenaantal 30
Tafelrokkenaantal 12

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Subwoofersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Laptop
Reserveaccu'saantal 12
Stekkerdozenaantal 8
Verlengkabelsaantal 10
Kabelmattenaantal 12
Kassatablet
Pinapparaat

Verlichting

LED-spotsaantal 8
Lichtslingersaantal 6
Staande lampenaantal 4

Decoratie

Achterdoekenaantal 4
Ballonnenaantal 100
Vlaggenlijnenaantal 8
Posterelementenaantal 12
Pijlbordenaantal 10
Krijtbordenaantal 6
Tafelbordjesaantal 20

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 150
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerbladenaantal 12
Schenkkanenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6
Opslagbakkenaantal 12
Serveerkommenaantal 16
Tangenaantal 8
Flessenopenersaantal 4

Sportmateriaal

Yogamattenaantal 40
Danslintenaantal 20
Handwaaiersaantal 20
Oefenblokkenaantal 20
Elastiekenaantal 20
Waterdispensersaantal 3
Handdoekenaantal 40

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Stofzuiger
Handzeepdispensersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de inhoud minimaal 8 weken vooraf. Benader dansscholen en standhouders eerst; zonder hun bevestiging kun je het programma, de standindeling en de promotie niet betrouwbaar vastleggen.
Open het aanmeldformulier zodra datum en programma grotendeels vaststaan, liefst 6 weken voor de beurs. Verzamel dieetwensen meteen en controleer reserveringen opnieuw 7 dagen voor het evenement.
Maak één draaiboek met tijden voor openen, workshops, demonstraties, pauzes, catering en afsluiten. Druk het uiterlijk de dag ervoor af en geef een aparte print aan de techniek en de ontvangst.
Test techniek niet pas bij de opening. Controleer speakers, subwoofers, mengpaneel, draadloze microfoons, laptop, reserveaccu's, kabels en kabelmatten tijdens de opbouw; houd minimaal 60 minuten vrij voor storingen.
Richt de locatie eerst functioneel in: markeer de dansvloer, zet tafels en stoelen, plaats standhouders en controleer looproutes. Sorteer naamkaartjes en polsbandjes per groep, zodat de ontvangst in het eerste uur niet vastloopt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een dansbeurs organiseren?: Begin minimaal 8 weken van tevoren met datum, programma, dansscholen en standhouders. Plan de definitieve catering en technische controle uiterlijk 7 dagen vooraf.
Wanneer open je de inschrijving voor een dansbeurs?: Open het aanmeldformulier zodra datum en hoofdprogramma vaststaan, meestal 6 weken voor de beurs. Sluit of controleer de inschrijvingen 7 dagen vooraf, zodat dieetwensen en reserveringen nog verwerkt kunnen worden.
Wat moet je op de dag zelf als eerste doen bij een dansbeurs?: Open de locatie volgens het draaiboek en inspecteer eerst alle ruimtes en vloeren. Reserveer daarna minimaal 2 uur voor tafels, stoelen, standindeling, dansvloer, techniek en ontvangstmaterialen.
Hoe voorkom je problemen met muziek en microfoons op een dansbeurs?: Verzamel alle muziekbestanden uiterlijk 3 dagen vooraf op één laptop en test ze met het mengpaneel en de speakers. Leg reserveaccu's en kabels klaar en plan minstens 60 minuten voor een volledige soundcheck.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.