Organiser une bourse de danse sans rien laisser au dernier moment

Une bourse de danse réunit plusieurs publics et plusieurs rythmes : écoles participantes, exposants, intervenants, ateliers et démonstrations. Commencez par fixer la date et le programme, puis construisez le plan autour des inscriptions et des stands. Les oublis les plus fréquents concernent les besoins alimentaires, les fichiers musicaux, les badges et la circulation entre les portants, les miroirs et la piste. Voici une méthode concrète pour avancer dans le bon ordre, jusqu’à l’ouverture de la salle.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Contacter les écoles de danse participantes
2 personnes
3
Confirmer les exposants
2 personnes
4
Planifier les ateliers et les démonstrations
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Publier des publications sur les réseaux sociaux
7
Ouvrir le formulaire d’inscription
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Vérifier les réservations
11
Imprimer le déroulé
12
Imprimer le plan des stands
13
Créer des badges nominatifs
2 personnes
14
Trier les bracelets
2 personnes
15
Rassembler les fichiers musicaux
16
Vérifier le matériel d’atelier
2 personnes
17
Passer la commande traiteur
18
Préparer le matériel promotionnel
2 personnes
19
Faire les courses
2 personnes
20
Refroidir les boissons
2 personnes
21
Ouvrir le lieu
2 personnes
22
Inspecter les espaces
2 personnes
23
Contrôler les sols
2 personnes
24
Installer les tables et les chaises
4 personnes
25
Marquer la piste de danse
2 personnes
26
Marquer les emplacements
3 personnes
27
Accueillir les exposants
3 personnes
28
Distribuer les supports de stand
2 personnes
29
Faire monter les exposants
4 personnes
30
Raccorder le matériel audio
2 personnes
31
Tester les microphones
2 personnes
32
Tester la musique
2 personnes
33
Tester l’éclairage
2 personnes
34
Installer la table d'inscription
2 personnes
35
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
36
Aménager les espaces d'atelier
3 personnes
37
Installer la signalétique
2 personnes
38
Dégager les voies de sécurité
2 personnes
39
Faire le briefing de l’équipe
3 personnes

Événement

40
Accueillir les visiteurs
4 personnes
41
Gérer les inscriptions
3 personnes
42
Distribuer le programme
2 personnes
43
Soutenir les exposants
2 personnes
44
Faire le discours d’ouverture
2 personnes
45
Animer les démonstrations de danse
3 personnes
46
Encadrer les ateliers
4 personnes
47
Lancer le programme musical
48
Gérer les micros
49
Annoncer le planning
50
Servir les boissons
3 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
52
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
53
Évacuer les déchets du traiteur
2 personnes
54
Vérifier les toilettes
2 personnes
55
Garder la piste de danse propre
2 personnes
56
Enregistrer les objets trouvés
57
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes

Suivi

58
Faire démonter les stands
4 personnes
59
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
60
Retirer la décoration
3 personnes
61
Démonter le mobilier
4 personnes
62
Rassembler la vaisselle
3 personnes
63
Trier les déchets
3 personnes
64
Ranger le service traiteur
3 personnes
65
Nettoyer les espaces
4 personnes
66
Nettoyer les toilettes
2 personnes
67
Inventorier le matériel
2 personnes
68
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
69
Gérer les objets trouvés
70
Envoyer les messages de remerciement
71
Partager les photos avec les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 18
Chaisesqté 80
Tabourets de barqté 8
Paravents de vestiaireqté 6
Portants à vêtementsqté 8
Miroirsqté 6
Dalles de piste de danseqté 30
Jupes de tableqté 12

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Ordinateur portable
Batteries de secoursqté 12
Multiprisesqté 8
Rallongesqté 10
Passe-câblesqté 12
Tablette de caisse
Terminal de paiement

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampadairesqté 4

Décoration

Toiles de fondqté 4
Ballonsqté 100
Guirlandes de fanionsqté 8
Éléments de posterqté 12
Panneaux indicateursqté 10
Panneaux en ardoiseqté 6
Pancartes de tableqté 20

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Bacs de rangementqté 12
Saladiers de serviceqté 16
Pincesqté 8
Tire-bouchonsqté 4

Matériel de sport

Tapis de yogaqté 40
Rubans de danseqté 20
Éventails à mainqté 20
Blocs d’exerciceqté 20
Élastiquesqté 20
Distributeurs d'eauqté 3
Serviettesqté 40

Nettoyage

Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Aspirateur
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez d’abord la date, le programme et les créneaux des ateliers. Demandez aux écoles et aux intervenants de confirmer leur présence avant d’ouvrir les inscriptions, afin d’éviter de publier un planning qui devra être modifié.
Ouvrez le formulaire d’inscription assez tôt pour traiter les réservations, les besoins alimentaires et les éventuelles contraintes des participants. Prévoyez une relance au moins 7 jours avant l’événement pour les réponses manquantes.
Dessinez le plan des stands en tenant compte des tables, des portants à vêtements, des miroirs et des paravents de vestiaire. Gardez des passages dégagés et imprimez le plan ainsi que le déroulé avant le jour J.
Préparez séparément l’accueil et la technique : badges nominatifs, bracelets triés, tablette de caisse, terminal de paiement, fichiers musicaux, microphones et batteries de secours. Faites un test complet du son et des branchements au moins 24 heures avant.
À l’ouverture du lieu, inspectez les espaces avant l’installation finale. Contrôlez les sols, posez les dalles de piste, marquez la zone de danse et sécurisez les câbles avec des passe-câbles avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une bourse de danse ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de confirmer les écoles et les exposants, de planifier les ateliers, d’ouvrir les inscriptions et de commander le traiteur sans urgence.
Quand ouvrir les inscriptions pour une bourse de danse ?: Ouvrez le formulaire 4 à 6 semaines avant l’événement. Traitez les inscriptions chaque semaine et arrêtez la liste définitive environ 7 jours avant, notamment pour les badges et les besoins alimentaires.
Que faut-il vérifier la veille d’une bourse de danse ?: La veille, vérifiez les réservations, les fichiers musicaux, le matériel d’atelier, les badges et les bracelets. Refroidissez aussi les boissons et confirmez que les tables, chaises, stands et dalles de piste sont disponibles.
Comment organiser l’installation le jour de la bourse de danse ?: Ouvrez la salle au moins 3 heures avant l’arrivée du public. Commencez par inspecter les sols et installer la piste, puis placez les tables, les chaises, les stands, la signalétique et enfin le son, l’éclairage et la caisse.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.