Eine Tanzmesse Schritt für Schritt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege zuerst Datum und Programm fest und bestätige danach Tanzschulen, Demonstrationen und Workshops. So verschickst du Einladungen und Social-Media-Beiträge erst mit verlässlichen Zeiten.
• Öffne das Anmeldeformular früh genug, damit du Teilnehmerzahlen, Reservierungen und Ernährungswünsche spätestens einige Tage vor der Messe auswerten kannst. Berücksichtige diese Zahlen bei Catering, Namensschildern und Armbändern.
• Erstelle mindestens einen gedruckten Standplan und ein Drehbuch für den Veranstaltungstag. Ergänze Wegweiser, Tischschilder und Namensschilder, damit Besucher, Standbetreiber und Workshop-Leitungen nicht ständig nach dem nächsten Raum fragen müssen.
• Prüfe die Technik nicht erst beim Einlass: Aktive Lautsprecher, Subwoofer, Mischpult, Funkmikrofone, Laptop und Ersatzakkus gehören vorab in einen Funktionstest. Sichere Verlängerungskabel mit Kabelmatten und markiere Stolperstellen.
• Plane den Aufbau rückwärts vom Einlass: Räume inspizieren, Böden kontrollieren, Tanzbodenplatten und Tanzfläche vorbereiten, Tische und Stühle stellen, Getränke kühlen und die Location erst danach für Besucher öffnen. Für Dekoration und Werbematerial bleibt so ein eigener Arbeitsschritt übrig.

Häufige Fragen

Wie früh muss man eine Tanzmesse organisieren?

Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm und der Ansprache von Tanzschulen und Standbetreibern. Einladungen und Anmeldungen sollten anschließend mehrere Wochen offen bleiben.

Wie plant man Workshops bei einer Tanzmesse?

Lege für jeden Workshop mindestens 4 Angaben fest: Uhrzeit, Raum, Dauer und maximale Teilnehmerzahl. Prüfe die Workshopmaterialien spätestens 2 bis 3 Tage vorher und drucke den finalen Ablauf aus.

Was muss am Tag der Tanzmesse zuerst aufgebaut werden?

Öffne die Location zuerst für die Kontrolle von Räumen und Böden. Danach folgen Tanzboden, Tanzfläche, Tische, Stühle, Technik und Beschilderung; plane dafür mindestens 2 bis 3 Stunden vor dem Einlass ein.

Wann sollte man Catering und Getränke für eine Tanzmesse bestellen?

Gib die Cateringbestellung nach dem Anmeldeschluss oder spätestens 5 bis 7 Tage vor der Messe auf. Erfasse Ernährungswünsche vorher und kühle die Getränke am Veranstaltungstag rechtzeitig vor dem Einlass.