Zo organiseer je een dansavond zonder last-minute stress

Begin met de datum, locatie en verwachte opkomst; die bepalen hoeveel ruimte, zitplaatsen, glazen en drank je nodig hebt. Werk daarna van programma naar uitvoering: open de aanmeldingen, stel de muziek samen en controleer rechten en reserveringen. Regel techniek en catering niet pas op de dag zelf. Test geluidsinstallatie, licht en afspeellijsten vooraf en richt de zaal zo in dat dansvloer, bar, buffet en garderobe elkaar niet in de weg zitten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldingen openen
4
Muziekprogramma samenstellen
2 personen
5
Muziekrechten controleren
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Reserveringen controleren
9
Boodschappenlijst opstellen
2 personen
10
Catering inkopen
2 personen
11
Materiaal ophalen
2 personen
12
Muziek afspeellijsten testen
2 personen
13
Lichtplan controleren
14
Dranken koelen
2 personen
15
Hapjes voorbereiden
3 personen
16
Locatie ventileren
17
Vloer en toiletten schoonmaken
2 personen
18
Tafels opstellen
3 personen
19
Stoelen plaatsen
3 personen
20
Buffet en bar inrichten
3 personen
21
Servies en glazen klaarzetten
2 personen
22
Versiering ophangen
3 personen
23
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
24
Lichtinstallatie aansluiten
2 personen
25
Geluids- en lichttest uitvoeren
2 personen
26
Ingang en garderobe inrichten
2 personen

Event

27
Bezoekers ontvangen
3 personen
28
Programma en huisregels toelichten
29
Muziek starten
30
Hapjes serveren
3 personen
31
Dranken uitgeven
2 personen
32
Dranken bijvullen
2 personen
33
Buffet aanvullen
2 personen
34
Garderobe bemannen
2 personen
35
Muziek en volume bedienen
36
Dansvloer vrijhouden
37
Afvalbakken legen
2 personen
38
Toiletten controleren
39
Laatste muziekronde aankondigen
40
Bezoekers afscheid laten nemen
2 personen

Nazorg

41
Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
42
Eten en dranken opruimen
3 personen
43
Servies verzamelen
3 personen
44
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
45
Versiering verwijderen
2 personen
46
Afval verzamelen en scheiden
3 personen
47
Keuken en bar schoonmaken
3 personen
48
Vloer en toiletten schoonmaken
2 personen
49
Locatie afsluiten
2 personen
50
Materiaal retourneren
2 personen
51
Gevonden voorwerpen bewaren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 60
Garderoberekkenaantal 2
Barkrukkenaantal 4

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 80
Wijnglazenaantal 40
Koffiekopjesaantal 40
Bordenaantal 80
Vorkenaantal 80
Messenaantal 80
Lepelsaantal 40
Serveerbladenaantal 8

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Microfoon
Laptop voor muziek
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

Led-lichtspotsaantal 4
Lichtslingersaantal 6
Lichtstatievenaantal 2

Keuken

Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Tangenaantal 4
Koelelementenaantal 20

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Slingersaantal 8
Tafelkledenaantal 6
Naamkaartjesaantal 60
Pijlen voor bewegwijzeringaantal 12

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Dweilaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 12
Handveger en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de dansvloer vóór je tafels en stoelen neerzet. Houd de luidsprekers, het mengpaneel en de laptop voor muziek op één vaste plek, zodat kabels niet door de looproute liggen.
Maak het muziekprogramma niet alleen op basis van je eigen smaak. Verzamel uiterlijk een week vooraf verzoeknummers en test elke afspeellijst op de laptop, inclusief het volume en de overgangen.
Koel dranken enkele uren vooraf en controleer of de koelboxen en koelelementen groot genoeg zijn voor de verwachte groep. Zet daarnaast water zichtbaar klaar; dat wordt bij een dansavond sneller vergeten dan frisdrank.
Tel servies en glazen per gebruiksmoment, niet alleen per gast. Voorzie bijvoorbeeld extra herbruikbare drinkglazen en aparte wijnglazen, en zet koffie- en theemateriaal pas klaar op een plek die de bar niet blokkeert.
Doe de geluids- en lichttest vóór de gasten komen, met alle verlengkabels, stekkerdozen, lichtspots en statieven aangesloten. Ventileer de locatie ook vooraf en controleer toiletten, vloer en garderoberuimte vlak voor de deuren opengaan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een dansavond organiseren?: Begin minimaal 4 tot 6 weken vooraf met datum, locatie en uitnodigingen. Plan de muziek, catering en techniek uiterlijk 1 week van tevoren; de opbouw en tests gebeuren op de dag zelf.
Hoeveel drank heb je nodig voor een dansavond?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 tot 2 per uur. Koop daarnaast voldoende water en houd rekening met dieetwensen en niet-alcoholische opties uit de aanmeldingen.
Hoe richt je een zaal in voor een dansavond?: Reserveer eerst een vrije dansvloer en plaats daarna bar, buffet, garderoberekken en zitplaatsen langs de randen. Houd looproutes en kabels vrij en zet luidsprekers zo dat het geluid de hele ruimte bereikt zonder vlak naast de dansvloer te staan.
Wanneer test je de muziek en verlichting voor een dansavond?: Test de afspeellijsten, geluidsinstallatie en lichtinstallatie op de dag zelf minimaal 2 uur voor de start. Controleer daarna opnieuw het volume, de microfoon, de aansluitingen en de overgang tussen muziekprogramma’s voordat bezoekers binnenkomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.