Zo organiseer je een dansavond zonder last-minute stress

Begin een dansavond niet met decoratie, maar met de locatie, toegang en het verwachte aantal bezoekers. Leg daarna de muziek, dansvloer en indeling vast, zodat je weet hoeveel stoelen, statafels, glazen en dranken nodig zijn. Verzamel dieetwensen via het aanmeldformulier en stuur bezoekersinformatie ruim voor de avond. Op de dag zelf draait alles om testen: de geluidsinstallatie, verlichting, looproutes en de voorraad hapjes en drankjes.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie en toegang bevestigen
2
Uitnodigingen versturen
3
Aanmeldformulier openen
4
Muziekverzorger vastleggen
5
Ruimte en dansvloer reserveren
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Programma en tijden vastleggen
2 personen
9
Bezoekersinformatie versturen
10
Definitieve gastenlijst maken
11
Muzieklijst en back-up maken
12
Benodigdheden controleren
2 personen
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Hapjes voorbereiden
3 personen
15
Allergenenlabels maken
16
Dranken koud zetten
2 personen
17
Locatie openen en ventileren
2 personen
18
Ruimte en inventaris controleren
2 personen
19
Vloer en looproutes vrijmaken
3 personen
20
Tafels opstellen
3 personen
21
Stoelen en statafels plaatsen
3 personen
22
Dansvloer afzetten
2 personen
23
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
24
Geluidsinstallatie testen
2 personen
25
Dansverlichting ophangen
2 personen
26
Versiering ophangen
3 personen
27
Garderobe inrichten
28
Drankentafel inrichten
2 personen
29
Buffettafel inrichten
3 personen
30
Koffie- en theepunt klaarzetten
2 personen
31
Toiletten bevoorraden
32
Inschrijftafel klaarzetten
2 personen
33
Vrijwilligers instrueren
2 personen
34
Laatste veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

35
Gasten verwelkomen
3 personen
36
Gasten registreren
2 personen
37
Programma toelichten
38
Hapjes serveren
3 personen
39
Dranken bijvullen
2 personen
40
Koffie en thee verzorgen
41
Muziek verzorgen
42
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
43
Buffet tussentijds aanvullen
2 personen
44
Dieetopties controleren
45
Dansvloer en looproutes controleren
2 personen
46
Gasten informeren over afsluiting
47
Gevonden voorwerpen verzamelen

Nazorg

48
Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
49
Dranken en voedsel opbergen
2 personen
50
Decoratie afhalen
3 personen
51
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
52
Servies afwassen
3 personen
53
Afval verzamelen en scheiden
2 personen
54
Vloer vegen en dweilen
2 personen
55
Toiletten schoonmaken
2 personen
56
Apparatuur en materialen controleren
2 personen
57
Geleende spullen retourneren
2 personen
58
Locatie afsluiten
2 personen
59
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Statafelsaantal 6
Kledingrekaantal 2
Afzetpalenaantal 8

Servies

Drinkglazenaantal 80
Wijnglazenaantal 40
Koffiekopjesaantal 40
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerbladenaantal 8

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Audiomixer
Microfoonaantal 2
Laptop
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadkabelsaantal 4
Koelboxenaantal 4
IJsboxenaantal 3

Verlichting

LED-partylampenaantal 4
Lichtslingersaantal 6

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Dansdecoratieaantal 12
Tafelkledenaantal 8
Wegwijzerbordenaantal 6
Naamstickersaantal 80

Keuken

Thermoskannenaantal 4
Koffiezetapparaataantal 2
Drankdispensersaantal 3
Flessenopenersaantal 4
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Koelbakkenaantal 4

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezem en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan het programma en de tijden voordat je de bezoekersinformatie verstuurt. Vermeld minimaal het tijdstip van binnenkomst, het moment waarop de muziek start en wanneer de avond eindigt.
Maak uiterlijk een dag vooraf een definitieve gastenlijst en controleer daarbij de dieetwensen. Zo kun je allergenenlabels maken voordat de hapjes op tafel komen.
Test de luidsprekers, audiomixer, microfoon en laptop vóór de gasten binnenkomen. Leg de muzieklijst ook offline klaar en houd een back-up bij de hand.
Maak de dansvloer ruim voordat je tafels en stoelen plaatst. Zet afzetpalen klaar en houd looproutes vrij, zodat niemand tussen stoelen en luidsprekers door hoeft te lopen.
Open de locatie vroeg genoeg om te ventileren en alles aan te sluiten. Zet dranken koud, controleer verlengkabels en stekkerdozen en hang de LED-partylampen pas op nadat de vloerindeling vaststaat.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een dansavond organiseren?: Begin ongeveer 4 tot 6 weken vooraf met de locatie, toegang, muziekverzorger en uitnodigingen. Open het aanmeldformulier daarna meteen, zodat je uiterlijk 3 tot 5 dagen voor de avond het aantal bezoekers en de dieetwensen kunt verwerken.
Hoeveel tijd heb je nodig om een dansavond klaar te zetten?: Reserveer minimaal 3 uur voor het openen van de locatie, ventileren, indelen van de ruimte, aansluiten van geluid en ophangen van verlichting. Plan daarnaast 30 tot 45 minuten voor de laatste geluidstest en het koud zetten van dranken.
Wanneer moet je de geluidsinstallatie van een dansavond testen?: Test de installatie op de dag zelf, minstens 60 minuten voordat de eerste bezoekers komen. Controleer luidsprekers, audiomixer, microfoon, laptop, kabels en de back-upmuziek afzonderlijk.
Hoeveel hapjes en drankjes moet ik voor een dansavond regelen?: Reken voor het eerste uur op ongeveer 2 tot 3 drankjes per persoon en vul daarna bij op basis van de duur van de avond. Voor hapjes kun je bij een avond met drankjes uitgaan van 4 tot 6 kleine hapjes per persoon per uur; houd extra rekening met dieetwensen en allergenen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.