Zo organiseer je een dansavond zonder last-minute stress

Begin een dansavond niet met versiering, maar met de locatie, het aantal gasten en de muziek. Zodra de aanmeldingen binnenkomen, leg je dieetwensen vast en controleer je reserveringen, boodschappen en muziekbestanden. Op de dag zelf maak je eerst de vloer vrij, richt je bar en buffet in en test je geluid voordat gasten binnenkomen. Met een vaste volgorde voorkom je dat kabels, gekoelde dranken of de entree pas op het laatste moment worden geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Muziekprogramma samenstellen
2 personen
6
Muziekbestanden controleren
7
Reserveringen bevestigen
8
Boodschappenlijst controleren
2 personen
9
Boodschappen doen
2 personen
10
Dranken koelen
2 personen
11
Locatie openen
2 personen
12
Ruimte ventileren
2 personen
13
Vloer vrijmaken
3 personen
14
Tafels opstellen
3 personen
15
Stoelen plaatsen
3 personen
16
Buffet en bar inrichten
3 personen
17
Geluidsapparatuur opstellen
2 personen
18
Muziek testen
2 personen
19
Verlichting ophangen
2 personen
20
Versiering ophangen
3 personen
21
Hapjes uitstallen
2 personen
22
Kassa en entree klaarzetten
2 personen

Event

23
Gasten ontvangen
3 personen
24
Entree registreren
2 personen
25
Dranken serveren
2 personen
26
Hapjes serveren
2 personen
27
Muziek bedienen
28
Dranken bijvullen
2 personen
29
Buffet netjes houden
30
Afvalbakken legen
31
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

32
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
33
Decoratie verwijderen
3 personen
34
Etensresten opruimen
2 personen
35
Servies afwassen
3 personen
36
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
37
Vloer schoonmaken
2 personen
38
Locatie afsluiten
2 personen
39
Materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Barkrukkenaantal 6
Tafelkledenaantal 8

Servies

Bordenaantal 80
Koffiekopjesaantal 40
Waterglazenaantal 80
Wijnglazenaantal 50
Besteksetsaantal 80
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 6

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Microfoon
Speakerstatievenaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 3

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
Ledspotsaantal 4

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Ballonnenpompaantal 2
Slingersaantal 8
Welkomstbord

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
IJsblokjesbakkenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezem en stofferaantal 2
Dweilsetsaantal 2
Emmersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de locatie zodra je een realistische gasteninschatting hebt en plan minimaal 2 uur voor het openen van de deuren voor opbouw, ventileren en een volledige geluidscheck.
Maak de dansvloer vrij voordat je tafels en stoelen plaatst. Houd de bar en het buffet aan de rand van de ruimte, zodat gasten niet door de dansende groep hoeven te lopen.
Controleer muziekbestanden minstens 1 dag vooraf en test op locatie alle actieve speakers, het mengpaneel, de microfoon en de verlengsnoeren. Neem een reserve-afspeellijst mee op een tweede apparaat.
Koel dranken uiterlijk 3 uur voor aanvang en zet water direct klaar. Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en plaats afvalbakken waar gasten ze vanzelf zien.
Leg entree, aanmeldingen en dieetwensen bij één aanspreekpunt. Zet kassa en registratie minimaal 30 minuten voor aanvang klaar, zodat je niet tegelijk gasten hoeft te ontvangen en de muziek moet starten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een dansavond organiseren?: Leg de locatie en reserveringen bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen ongeveer 4 weken voor de dansavond en sluit de aanmeldingen 3 tot 5 dagen voor de datum, zodat je boodschappen en indeling kunt afronden.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een dansavond?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per persoon per uur. Voorzie daarnaast continu water; koel de drank uiterlijk 3 uur voor aanvang en houd extra ijs klaar.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een dansavond op te bouwen?: Plan minimaal 2 uur opbouwtijd. Trek daarvan ongeveer 30 minuten uit voor tafels, stoelen, bar en buffet, 30 minuten voor geluidsapparatuur en verlichting en minstens 15 minuten voor muziek testen.
Wanneer test ik de muziek en geluidsinstallatie?: Test de muziekbestanden de dag vóór het feest en controleer de volledige installatie op locatie minimaal 60 minuten voor ontvangst. Controleer volume, microfoon, aansluitingen en kabels voordat de eerste gast binnenkomt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.