Zo organiseer je een dansavond zonder last-minute stress

Begin bij de datum en zaal, en werk daarna naar het programma, de gasten en de uitvoering toe. Een dansavond staat of valt met een vrije dansvloer, goed geteste techniek en een duidelijke taakverdeling. Regel dieetwensen en aanmeldingen vooraf, zodat je de hapjes en dranken kunt afstemmen. Op de dag zelf bouw je eerst de ruimte en techniek op; pas daarna zet je drank, hapjes en decoratie klaar.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en zaal bevestigen
2
Reservering vastleggen
3
Muziekprogramma samenstellen
2 personen
4
Uitnodigingen ontwerpen
5
Uitnodigingen versturen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Programma aan deelnemers sturen
9
Techniek testen
2 personen
10
Vrijwilligers indelen
11
Voorraad controleren
2 personen
12
Boodschappenlijst controleren
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Dranken koelen
2 personen
15
Hapjes voorbereiden
3 personen
16
Locatie openen
2 personen
17
Ruimte controleren
2 personen
18
Tafels opstellen
3 personen
19
Stoelen opstellen
3 personen
20
Dansvloer vrijmaken
2 personen
21
Versiering ophangen
2 personen
22
Verlichting plaatsen
2 personen
23
Geluidsinstallatie opbouwen
2 personen
24
Afspeellijst klaarzetten
25
Microfoon testen
2 personen
26
Buffet inrichten
3 personen
27
Drankpunt inrichten
2 personen
28
Inschrijftafel klaarzetten
2 personen
29
Welkomsteam briefen
2 personen

Event

30
Bezoekers ontvangen
2 personen
31
Aanwezigheid registreren
2 personen
32
Welkomstwoord verzorgen
33
Muziek starten
34
Hapjes serveren
3 personen
35
Dranken bijvullen
2 personen
36
Buffet aanvullen
2 personen
37
Muziek en volume bewaken
38
Verlichting aanpassen
39
Afvalbakken legen
2 personen
40
Laatste ronde aankondigen
41
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

42
Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
43
Versiering verwijderen
2 personen
44
Meubilair terugplaatsen
3 personen
45
Servies verzamelen
2 personen
46
Servies afwassen
3 personen
47
Locatie schoonmaken
3 personen
48
Afval afvoeren
2 personen
49
Apparatuur inpakken
2 personen
50
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 3
Kledingrekkenaantal 2
Afzetpalenaantal 4

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 40
Koffiekopjesaantal 40
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerschalenaantal 12
Serveerlepelsaantal 8

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoon
Laptop
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 4

Verlichting

Lichtslingersaantal 4
Ledspotsaantal 4
Discolampenaantal 2

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Slingersaantal 8
Tafelkledenaantal 8
Vaasjesaantal 8

Keuken

Koffiezetapparaat
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
IJsblokjesbakkenaantal 4

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan het muziekprogramma vóór je de uitnodigingen verstuurt. Zo kun je deelnemers meteen vertellen hoe laat de avond begint, wanneer er pauzes zijn en wanneer het laatste nummer gepland staat.
Test de geluidsinstallatie, het mengpaneel, de microfoon en de laptop vóór de gasten binnenkomen. Leg ook verlengsnoeren en stekkerdozen klaar en houd minstens één reserve-aansluiting vrij.
Maak de dansvloer groter dan je eerste inschatting. Zet tafels en stoelen aan de rand en plaats buffettafels buiten de looproute; een volle vloer wordt vooral veroorzaakt door meubilair dat te laat wordt verplaatst.
Koel de dranken enkele uren vooraf en zet water zichtbaar neer naast de andere dranken. Gebruik koelboxen voor de voorraad en reken per gast op extra glazen, omdat glazen vaak op tafels blijven staan.
Wijs vrijwilligers toe aan concrete momenten: openen, techniek, ontvangst, aanvullen en afsluiten. Laat minstens één persoon tijdens de eerste 30 minuten niet meedansen, zodat problemen met geluid, verlichting of voorraad direct worden opgelost.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een dansavond organiseren?: Leg de datum en zaal bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 4 weken voor de avond en vraag dieetwensen en aanmeldingen uiterlijk 10 dagen van tevoren op.
Hoeveel drank heb je nodig voor een dansavond?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna op ongeveer 1 tot 2 per uur. Koop daarnaast voldoende water en houd extra voorraad achter de hand voor een avond van 3 tot 4 uur.
Wanneer test je de techniek voor een dansavond?: Doe een volledige test vóór de gasten arriveren, liefst 2 uur voor aanvang. Controleer speakers, mengpaneel, microfoon, laptop, kabels en verlichting; zo houd je tijd over om een storing op te lossen.
Hoeveel stoelen heb je nodig bij een dansavond?: Zet ongeveer één stoel per twee gasten klaar als de dansvloer centraal staat. Plaats de stoelen langs de wanden en houd de vloer vrij, zodat mensen kunnen zitten zonder de dansruimte te blokkeren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.